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MANUAL DE ANALISIS Y DESCRIPCION DE PUESTOS

UNIVERSIDAD DE EL SALVADOR FACULTAD MULTIDISCIPLINARIA ORIENTAL DEPARTAMENTO DE ECONOMÍA

Teoría istrativa II Licda. Dinora Elizabeth Rosales Hernández. Trabajo de investigación: *

Manuales istrativos

* Manual de Análisis y Descripción de Puestos

Integrantes del Grupo Centeno Villegas, Jeimy Jeannette Díaz Ayala, Rosa Cándida Girón Bonilla, Gloria del Tránsito. Manzanares, Luz Elena. Pozo Medrano, Martha Judith. Sánchez Morejón, Rhina de la Paz.

Fecha de entrega: jueves 29 de septiembre del 2016.

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Índice INTRODUCCIÓN....................................................................................3 JUSTIFICACIÓN......................................................................................4 OBJETIVOS............................................................................................5 INSTRUCCIONES PARA SU USO.............................................................6 CONCEPTO............................................................................................8 IMPORTANCIA........................................................................................8 VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL MANUAL..............................................9 ÁMBITO DE APLICACIÓN.....................................................................10 NORMAS PARA SU ACTUALIZACIÓN Y MANTENIMIENTO.....................10 ORGANIGRAMA...................................................................................12 ANÁLISISYDESCRIPCIÓNDELOSPUESTOS............................................13

INTRODUCCIÓN

El

Manual

de

istrativa

Descripción que

de

describe

las

Puestos

es

actividades

una

herramienta

(tareas)

y

las

responsabilidades de los puestos que existen en la institución, así como también sus interrelaciones internas y externas, el perfil que se requiere para aspirar a un puesto.

El presente manual, contiene la descripción de cada uno de los puestos de la estructura organizacional de “Súper Market” vigente a la fecha, para su mejor uso el manual agrupa los puestos por elemento de organización.

Cada descripción de puesto contiene el Nombre del Puesto, A quien se Reporta, A quien Supervisa, Requisitos Mínimos, la Descripción General y Especifica, Especificaciones y las Relaciones de Trabajo.

Es importante señalar que en el presente manual los nombres de los puestos se han cambiado según la función realizada o el área de trabajo

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JUSTIFICACIÓN

El manual istrativo es

una herramienta de utilidad en la

empresa ya que facilita el desarrollo de actividades presentadas de una forma ordenada dando a conocer las responsabilidades de cada puesto, ubicación jerárquica, contextualización, perfil y habilidades específicas que debe poseer el personal para un buen desempeño. Los manuales facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientación precisa que requiere la acción humana en cada una de las unidades istrativas que conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución, pues son una fuente de información que trata de orientar y mejorar los esfuerzos de sus integrantes logrando así un avance en la productividad y la competitividad de la empresa lo que conlleva a tener prestigio y ser una empresa de éxito que es uno de los objetivos principales de toda organización.

Los manuales istrativos aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas de una empresa a través

del tiempo

pero también permiten identificar y renovar aquellos procedimientos y normas que vayan quedando relegados en su uso y poder ir adoptando nuevos cambios que resultan necesarios para que la organización no desaparezca por su falta de variabilidad. Sin los manuales istrativos el trabajo de supervisión sería más exhaustivo debido a que el personal podría realizar procedimientos incorrectos debido a confusiones en las tareas encomendadas por eso los manuales significan un ahorro de tiempo y esfuerzo en

la

realización del trabajo lo cual es sumamente necesario para toda empresa. 4

OBJETIVOS  Identificar los deberes y responsabilidades de cada puesto de trabajo en la organización, para así poder conocer más a fondo las labores desempeñadas por cada trabajador.

 Conocer el desempeño del empleado puesto que esta descripción nos indica las tareas, actividades, deberes y obligaciones de las que es responsable la persona que ocupa el cargo, dicha descripción nos servirá para determinar hasta qué punto la persona está desarrollando un rendimiento acorde a lo exigido por el puesto.

 Analizar los requisitos exigidos por el puesto y los conocimientos, aptitudes y características que aporta el candidato, para poder determinar la existencia de posibles desajustes que indiquen la necesidad de desarrollar acciones formativas encaminadas a solucionar esas carencias y potenciar los aspectos positivos.

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INSTRUCCIONES PARA SU USO El Manual Descriptivo de Puestos es un instrumento técnico de trabajo,

el

cual

se

usa

comúnmente

en

las

empresas

e

instituciones con el fin de mejorar la gestión de la istración de recursos humanos. Este instrumento tiene como instrucciones para su uso fundamentar el programa de reclutamiento y selección de personal, orientar a los jefes del tipo de tareas que deben realizarse en los diferentes puestos y procesos de trabajo, determinar el personal requerido cuando existan plazas vacantes, aplicar

debidamente

una

política

de

ascensos,

realizar

reestructuraciones de las dependencias con el objeto de lograr un mejor

aprovechamiento

del

personal

y

servir

de

base

al

mantenimiento del sistema de salarios. Las ventajas y beneficios derivados del Manual Descriptivo de Puestos en una empresa, justifican de sobremanera su preparación y mantenimiento ya que se debe adecuar de acuerdo con las necesidades institucionales; por lo tanto, es recomendable dedicar esfuerzos con el fin de mantenerlo actualizado. SUPERMARKET se complace en presentar este Manual para lograr una

adecuada

istración

de

sus

recursos

humanos

y

fortalecer las relaciones laborales de los empleados. La estructura del Manual Descriptivo de Puestos se diseña con el fin social de un elemento esencial para la istración racional

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de sus recursos humanos. Los puestos que componen dicho instrumento se agrupan por actividades, por tipos específicos de trabajo y finalmente, se toma en consideración el grado de deberes y responsabilidades de acuerdo al organigrama de la empresa. Las especificaciones de los mismos, o sea, un resumen técnicamente estructurado de las labores ejecutadas en los puestos que las integran, son las que aparecen en este Manual y están formadas por las siguientes secciones:          

Título del puesto Ubicación en la estructura Dependencia jerárquica Puesto bajo a su mando Descripción general Tareas Relaciones de trabajo (Externas, Internas) Requisitos Responsabilidades Condiciones de trabajo

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CONCEPTO El manual de análisis y descripción de puestos es procedimiento para establecer las obligaciones y habilidades que requiere un puesto, así como las características de las personas que se deben de contratar para ocuparlo, es decir, que consiste en la obtención, evaluación y organización de información sobre los puestos de una organización. Esta función tiene como meta el análisis de cada puesto de trabajo y no de las personas que lo desempeñan.

IMPORTANCIA El objetivo de un Análisis y Descripción de Puestos de Trabajo no es otro que el de definir de una manera clara y sencilla las tareas que se van a realizar en un determinado puesto y los factores que son necesarios para llevarlas a cabo con éxito. Tal es su importancia, que debería considerarse como un método fundamental y básico para cualquier organización. El análisis y descripción de puestos de trabajo es una herramienta básica para toda la Gestión de Recursos Humanos. Permite aclarar los cometidos de los individuos y sus aspectos colectivos, permite controlar la carga laboral y su evolución de manera que se pueda actuar sobre los calificadores, las decisiones técnicas y los equilibrios de la organización.

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VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL MANUAL Ventajas  Uniformar

y

Desventajas el

 La observación sin o con el

cumplimiento de las prácticas de

ocupante del puesto no permite

trabajo.  Documentar

controlar

obtener datos importantes para el el

funcionamiento

interno en lo relativo a descripción de

tareas,



análisis. Una entrevista mal dirigida puede

ubicación,

llevar al personal a reaccionar

requerimientos y a los puestos

mal.  Costo operativo elevado.  Puede generar confusión entre

responsables de su ejecución.  Auxiliar en la inducción del puesto y

en

el

adiestramiento

y

capacitación del personal.  Ayudar a la coordinación

de

actividades

y

a

evitar

duplicidades.  Apoyar el análisis y revisión de los

opiniones y hechos.  Exige que se planee y se elabore con cuidado.  La simple observación,

sin

el

o directo y verbal con el ocupante del cargo, no permite

procesos del sistema y emprender

obtener datos importantes para el

tareas de simplificación de trabajo

análisis.  No se recomienda aplicarlo en

como

análisis

de

tiempos,

delegación de autoridad, etc.  Construir una base para el análisis del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procesos y métodos.  Facilitar las labores de auditoría, la evaluación del control interno y su vigilancia.  Permitir la integración Gestión

en

Planeación,

las Calidad

de

Áreas y

la de

Control

Interno.  Minimizar los riesgos personales, legales e institucionales al cumplir con los parámetros normativos de la institución.

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cargos que no sean sencillos ni repetitivos.  Tiende a

ser

superficial

o

distorsionado en lo referente a la calidad de las respuestas escritas.

ÁMBITO DE APLICACIÓN El manual de análisis y descripción de puestos, ha sido actualizado con la finalidad principal que su aplicación comprenda todos los puestos de trabajo de las distintas unidades, departamentos, secciones y áreas que conforman la empresa SUPERMARKET, atendiendo

el

ámbito

de

aplicación

de

sus

alcances

en

procedimientos macro istrativos, en el cual este manual pretende uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria como lo es:

 Simplificar la responsabilidad por fallas o errores.  Facilitar las labores de auditoria  Evaluación del control interno y su vigilancia tanto para los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se está realizando adecuadamente.  Reducir los costos al aumentar la eficiencia general.

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NORMAS PARA SU ACTUALIZACIÓN Y MANTENIMIENTO

En esta sección se incluyeron los criterios o lineamientos generales de acción que se determinan en la empresa SUPERMARKET, en el cual este manual se estará actualizando en forma periódica para poder mantenerlo de acuerdo a sus necesidades , además se tomara en cuenta su aspecto visual en cuanto a sus nuevos puestos que puedan surgir, las nuevas funciones que pueda incorporar la empresa, especificando los nuevos puestos de personal para empleados en el correcto desarrollo de actividades , entre las normas de dicho manual se encuentran.

 El nombramiento y movimientos de actualización de personal en las nóminas de control de la empresa, deben tomar como base de referencia las denominaciones aprobadas en el catálogo de clasificación de puesto.  Ante la necesidad de realizar cambios organizativos y funciones, los directivos y responsables de recursos humanos, deben solicitar a la división general de recursos humanos la respectiva autorización.

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 Concluido el proceso de actualización de clasificación de puestos se deben ordenar los puestos funcionales y su ubicación.

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Organigrama.

Junta directiva

Gerente

Compra

Encargad o de

Encargad o de

Venta

Vendedores

Comercializaci ón

Publicidad o prensa Secretaria

Contabilidad

Personal

Contador

Contratacion es

Cajero

Capacitacio nes

Secretaria 13

ANÁLISISYDESCRIPCIÓNDELOSPUESTOS

Título del puesto Ubicación en la estructura Dependencia jerárquica Puesto bajo a su mando

”SUPER MARKET S.A DE C.V” Manual de Análisis y Descripción De Puesto Gerente General Gerencia Propietario Empleados por departamentos

Es un cargo que ocupa el director de una empresa lo cual tiene múltiples funciones, representar a la sociedad frente a terceros y coordinar todos los casos a través del proceso de planeación, organización, integración, control y dirección a fin de lograr los objetivos establecidos. Tareas -Designar todas las posiciones gerenciales. -Realizar evaluaciones periódicas acerca del cumplimiento de las funciones de los diferentes departamentos. Planear y organizar metas a corto plazo y largo plazo juntos a los objetivos anuales y entregar las proyecciones de dichas metas para la aprobación de los gerentes corporativos. Relaciones de Trabajo Internas Externas -Relación en los distintos -Empresas industriales o proveedores departamentos de la empresa Requisitos -Licenciado en istración de empresa o estudiante en los últimos años -Experiencia de un año en puesto similares -Habilidad en sistemas computarizados y redacción de informes -Edad: mayor de 25 años -Sexo indiferente Descripción general

Responsabilidades -Delegar autoridad sobre los departamentos de la empresa -Organizar y istrar la información de manera correcta, entre otras. Condiciones de Trabajo -Iluminación adecuada -Ventilación adecuada -Limpieza adecuada Elaboradopor: Equipode trabajo Revisadopor:Gerente Autorizadopor:Supervisor

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”SUPER MARKET S.A DE C.V” Manual de Análisis y Descripción De Puesto Título del puesto Ubicación en la estructura Dependencia jerárquica Puesto bajo a su mando Descripción general

Encargado de Almacén Área de compras Gerente General Ninguno El jefe de almacén tiene que tener en cuenta que está en sus manos conseguir los objetivos previstos de manera eficaz y productiva acerca de las entradas y salidas de mercadería.

Tareas -Elaborar el inventario de mercadería. -Cerciorarse que la mercancía este en buenas condiciones. -Verificación del cumplimiento de los órdenes de pedido asegurándose que los procedimientos planeados se empleen en el tiempo y con la calidad prevista. -Decidir sobre los recursos que se deben emplear ya sean materiales o humanos. Relaciones de Trabajo Internas Externas -Relación con el encargado de compra -Ninguna. de mercadería. Requisitos -Licenciado en istración de empresa o un título comercial. -Experiencia de un año en puesto similares -Capacidad de desarrollar sistemas computarizados y redacción de informes -Edad: mayor de 23 años -Sexo: Masculino Responsabilidades -Llevar de manera organizada los inventarios de mercadería mensualmente Condiciones de Trabajo -Iluminación adecuada -Ventilación adecuada -Insumos necesarios para su desempeño eficaz. Elaboradopor: Equipode trabajo Revisadopor:Gerente Autorizadopor:Supervisor

”SUPER MARKET S.A DE C.V”

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Manual de Análisis y Descripción De Puesto Título del puesto Ubicación en la estructura Dependencia jerárquica Puesto bajo a su mando Descripción general

Encargado de compra Área de compras Gerente General Ninguno

Planifica y dirige las actividades que lleva a cabo el departamento de compra de la institución que corresponde a todo el proceso de compra. Tareas -Verificar las requisiciones que llegan al departamento. -confeccionar las órdenes de compra, realizar los cálculos matemáticos de los cotos totales de compras. -Redacta las notas para las diferentes casas comerciales y unidades gestoras. -Verifica las solicitudes de precios. Relaciones de Trabajo Internas con el encargado

Externas -Relación de -Relación con proveedores nacionales y almacén extranjeros. -Departamento de Contabilidad. -Relación con micro y pequeñas empresas. Requisitos -Licenciado en istración de empresa o Relaciones publicas -Experiencia de 2 años en puesto similares -Seminario de compras -Cursos de compras y adquisiciones -Edad: mayor de 23 años -Sexo: Indiferente Responsabilidades -Información confidencial, registros, cuentas y correspondencia. -Aplicación de normas y regulación sobre el sistema de compras. Condiciones de Trabajo -Iluminación adecuada -Ventilación adecuada -Insumos necesarios para su desempeño eficaz. Elaboradopor: Equipode trabajo Revisadopor:Gerente Autorizadopor:Supervisor

”SUPER MARKET S.A DE C.V”

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Título del puesto Ubicación en la estructura Dependencia jerárquica Puesto bajo a su mando

Manual de Análisis y Descripción De Puesto Publicista Área de ventas Gerente General ninguno

Ser el estratega, el creativo gráfico y visual, el planificador y organizador del marketing, el negociador de medios, el diseñador de las investigaciones publicitarias. Tareas -Crear anuncios publicitarios. -Diseñar la imagen de los productos. -Hacer estudios de mercado. Relaciones de Trabajo Internas Externas -Relación con los vendedores o -Relación con el público en general. promotores del producto. Requisitos -Licenciatura en mercadotecnia o diseño gráfico. -Experiencia de 2 años en puesto similares -Seminarios en publicidad. -Habilidad en sistemas computarizados -Edad: mayor de 25 años -Sexo indiferente Responsabilidades -Distribución de datos informativos, porcentajes de ventas y mercado potencial por zonas. Condiciones de Trabajo -Iluminación adecuada -Ventilación adecuada -Limpieza adecuada -Ambiente laboral adecuado y respetuoso. Descripción general

Elaboradopor: Equipode trabajo Revisadopor:Gerente Autorizadopor:Supervisor

Título del puesto Ubicación en

”SUPER MARKET S.A DE C.V” Manual de Análisis y Descripción De Puesto Contador Área de Contabilidad

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la estructura Dependencia jerárquica Puesto bajo a su mando Descripción general

Unidad financiera ninguno

Mantener actualizado los registros contables de las distintas operaciones realizadas por la empresa, elaborar los estados financieros. Tareas -Analizar, revisar y actualizar las diferentes partidas de ingreso y egreso que se generan en contabilidad. -Cumplir con las disposiciones legales, las políticas, normas técnicas de contabilidad. -Emitir un informe de la disponibilidad presupuestaria. -Cualquier otra responsabilidad propia de la contabilidad. Relaciones de Trabajo Internas Externas -Secretaria -Respectivas a su cargo. -Departamento de ventas Requisitos -Contador público o estudiante de los últimos años de istración de empresas o contaduría pública. -Experiencia de 1 años en puesto similares. -Capacidad en sistemas computarizados. -Edad: mayor de 22 años -Sexo indiferente Responsabilidades -Llevar contabilidad debidamente organizada de acuerdo con sistemas aceptados y autorizados por debidas autoridades. Condiciones de Trabajo -Iluminación adecuada -Ventilación adecuada -Limpieza adecuada -Espacio físico apropiado Elaboradopor: Equipode trabajo Revisadopor:Gerente Autorizadopor:Supervisor

Título del puesto

”SUPER MARKET S.A DE C.V” Manual de Análisis y Descripción De Puesto Secretaria

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Ubicación en la estructura Dependencia jerárquica Puesto bajo a su mando Descripción general

Oficinas istrativas Gerencia ninguno

Sirve como la primera persona que entra en o con los visitantes de la oficina, saluda e instruye a las personas que llegan para las citas. Tareas -Comunicación y correspondencia. -Mantenimientos de registros -Saludo y bienvenida. -Actualiza la agenda de su superior. -Convoca las reuniones. -Elaborar cheques, etc. Relaciones de Trabajo Internas Externas -Jefe inmediato. -El cargo mantiene relaciones frecuentes -Los diferentes departamentos con instituciones públicas o privadas y istrativos. público en general. Requisitos -Título de secretaria más cursos de secretaria. -Experiencia de 1 años en puesto similares. -Una buena presentación. -Habilidad del uso de sistemas computacionales. -Normas de cortesía. -Una buena escrituras. -Edad: mayor de 20 años -Sexo femenino Responsabilidades -Información confidencial. -Ordenar y registrar los documentos importantes. -Manejar la agenda del gerente. -Velar por el adecuado funcionamiento de la gerencia. Condiciones de Trabajo -Iluminación adecuada -Ventilación adecuada -Limpieza adecuada -Espacio físico apropiado Elaboradopor: Equipode trabajo Revisadopor:Gerente Autorizadopor:Supervisor

Título del puesto Ubicación en

”SUPER MARKET S.A DE C.V” Manual de Análisis y Descripción De Puesto Cajero Contabilidad

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la estructura Dependencia jerárquica Puesto bajo a su mando Descripción general

Gerencia ninguno

Es una persona responsable sumar la cantidad debida por una compra, cargar al consumidor esa cantidad y después, recoger el pago por las mercancías o servicios apropiados. Tareas -Ejecución de actividades de manejo del fondo para pagos en efectivo y caja o teneduría de libros y auxiliares de contabilidad. -Emitir el reporte diario de caja. -Emitir las boletas de venta y las facturas. -Verificación de dinero recibido. -Encargado de recibir y cobrar dinero por los servicios recibidos por los clientes. Relaciones de Trabajo Internas Externas -Departamento de contabilidad. -Los clientes o consumidores. Requisitos -Título en contador (Bachillerato). -Experiencia de 1 años en puesto similares. -Una buena presentación. -Habilidad expresiva. -Normas de cortesía. -Capacidad de manejar sistemas computacionales. -Edad: mayor de 20 años -Sexo femenino Responsabilidades -Responsabilidad sobre el dinero en caja. -Emisión de facturas de clientes en general. -Verificación los pagos con tarjetas de crédito. Condiciones de Trabajo -Iluminación adecuada -Ventilación adecuada -Limpieza adecuada -Espacio físico apropiado Elaboradopor: Equipode trabajo Revisadopor:Gerente Autorizadopor:Supervisor

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