Laporan Proyek Perubahan Fix 333m4e

1

LAPORAN LABORATORIUM KEPEMIMPINAN SISTEM INFORMASI DATABASE LOGISTIK BAHAN JALAN BERBASIS IT 1.

LATAR BELAKANG (BURNING PLATFORM) Dalam rangka meningkatkan taraf hidup bangsa, pemerintah telah

mengupayakan beberapa hal sesuai dengan maksud dan tujuannya. Salah satu faktor yaitu pembangunan transportasi

yang

baik,

dan peningkatan prasarana

diantaranya adalah pembangunan jalan dan

jembatan. Pembangunan jalan yang dilaksanakan pemerintah dewasa ini beraneka ragam, sesuai dengan perkembangan dan kemajuan teknologi transportasi. Seiring dengan hal tersebut, maka kebutuhan akan pembangunan jalan dan rehabilitasi terhadap jalan itu sendiri juga meningkat. Untuk itu tidak bisa lepas dari penyediaan bahan penyusunnya dimana dapat memakai perkerasan lentur (flexsible pavement) yang terdiri dari lapisan pondasi bawah,

lapis pondasi atas, dan

lapisan

permukaan yang

diletakkan di atas permukaan tanah dasar (subgrade) yang stabil. Lapis permukaan terdiri atas campuran agregat kasar, agregat halus, bahan pengisi

dan aspal sebagai bahan pengikat antar batuan dapat memiliki

alternatif untuk memanfaatkan bahan lain yang tersedia di alam. Serta perkerasan kaku (rigid pavement) yaitu jenis perkerasan jalan yang menggunakan beton sebagai bahan utama tersebut. Jalan sebagai bagian sistem transportasi nasional mempunyai peranan penting terutama dalam mendukung bidang ekonomi, sosial budaya, dan lingkungan. Dikembangkan melalui pendekatan pengembangan wilayah agar tercapai keseimbangan

dan

pemerataan

pembangunan antar

daerah, sehingga dapat membentuk dan memperkokoh kesatuan nasional, serta

membentuk struktur ruang dalam rangka mewujudkan sasaran

pembangunan nasional (UU No. 38 Tahun 2004 Tentang Jalan). Sebagai salah satu prasarana transportasi, kedudukan dan peranan jaringan jalan pada hakikatnya menyangkut hajat hidup orang banyak.

2

Untuk menjaga keberlanjutan dan kualitas layanan diperlukan pemeliharaan rutin

jalan. Kualitas permukaan

jalan

akan

memberikan

dampak

terhadap tingkat konsumsi bahan bakar, kebisingan, kenyamanan dalam berkendara dan keselamatan pengguna jalan. Prasarana jalan yang terbebani oleh volume lalu lintas yang tinggi dan berulang-ulang akan menyebabkan terjadi penurunan kualitas jalan. Sebagai indikatornya dapat diketahui dari kondisi permukaan jalan, baik kondisi struktural maupun fungsionalnya yang mengalami kerusakan. Pada umumnya, jalan direncanakan memiliki umur rencana pelayanan tertentu sesuai kebutuhan dan kondisi lalu lintas yang ada, misalnya 10 sampai dengan 20 tahun, dengan harapan bahwa jalan masih tetap dapat melayani lalu lintas dengan tingkat pelayanan pada kondisi yang baik. Untuk mencapai pelayanan pada kondisi yang baik selama umur rencana tersebut, diperlukan adanya upaya pemeliharaan jalan. Pemeliharaan

jalan

disini

adalah

kegiatan

mempertahankan

memperbaiki, menambah ataupun mengganti konstruksi fisik yang telah ada agar fungsinya tetap dapat dipertahankan atau ditingkatkan untuk waktu yang lebih lama. Pemeliharaan rutin

adalah

penanganan

jalan

yang

hanya diberikan terhadap lapis permukaan yang sifatnya untuk dapat meningkatkan kualitas berkendara (riding quality), tanpa

meningkatkan

kekuatan struktural, dan dilakukan sepanjang tahun. Pemeliharaan berkala adalah pemeliharaan jalan yang dilakukan pada waktu-waktu tertentu (tidak menerus sepanjang tahun) dan sifatnya meningkatkan kemampuan struktural. Peningkatan adalah penanganan jalan guna memperbaiki pelayanan jalan yang berupa peningkatan struktural dan geometriknya

agar

mencapai tingkat pelayanan sesuai dengan yang

direncanakan. Pemeliharaan jalan merupakan suatu kegiatan untuk memperpanjang atau

setidaknya dapat mencapai umur rencana jalan, dimana upaya

pemeliharaan jalan ini mempunyai tujuan utama yaitu: 1. Melindungi permukaan dan struktur jalan serta mengurangi tingkat kerusakan jalan sehingga dapat memperpanjang umur rencana.

3

2. Memperkecil biaya pengoperasian kendaraan pada jalan dengan membuat permukaan jalan halus dan nyaman. 3. Menjaga agar jalan tetap dalam keadaan sehingga

memberikan

menggunakan

jalan,

dan

keamanan dapat

kokoh

bagi

memberikan

dan

aman,

pengemudi

yang

kondisi

pelayanan

terhadap transportasi yang dapat diandalkan. Secara umum penyebab kerusakan jalan ada berbagai sebab yakni umur rencana jalan yang telah dilewati, genangan air pada permukaan jalan yang tidak dapat mengalir akibat sistem drainase yang kurang baik, kelebihan beban kendaraan yang menyebabkan umur pemakaian jalan lebih pendek dari umur rencana jalan, perencanaan awal yang tidak tepat, pengawasan yang kurang baik, dan

pelaksanaan

yang

tidak

sesuai

dengan standar yang ada. Selain itu juga minimnya biaya pemeliharaan, keterlambatan pengeluaran anggaran serta prioritas penanganan yang kurang tepat dan kemudian ketidakdisiplinan pengawasan jalan saat beroperasional yang juga merupakan penyebab dari kerusakan jalan tersebut. Dalam kenyataannya kerusakan jalan yang ada kurang mendapat perhatian yang serius dari pemerintah. Hal tersebut terbukti dengan dibiarkannya kerusakan ini selama berbulan-bulan sampai bertahuntahun lamanya.

Kerusakan jalan

ini

seperti

kerusakan

jalan

pada

umumnya, yaitu jalan yang retak-retak hingga jalan berlobang. Kerusakan jalan seperti ini bisa mengancam keselamatan para pengendara sepeda motor, mulai dari kecelakaan ringan hingga merenggut nyawa para pengguna jalan. Kecelakaan lalu lintas, baik karena faktor kendaraan maupun faktor kondisi jalan sering kali memakan korban. Kota Semarang dengan visi terwujudnya Semarang kota perdagangan dan jasa yang berbudaya menuju masyarakat sejahtera, terletak antara 60 50’ – 70 10’ lintang utara dan 1090 35’ – 1100 50’ bujur timur, dimana secara geografis terdiri atas dataran rendah (kawasan Semarang bawah) dan kawasan perbukitan (kawasan Semarang atas). Luas wilayah kota Semarang 373,70 km2 dengan jumlah penduduk

1,4 juta jiwa, memiliki

4

posisi strategis bagi pengembangan kota, utamanya dalam rangka mewujudkan tata ruang wilayah dan infrastruktur yang berkelanjutan. Dari berbagai potensi sumber daya yang terkandung dalam kota Semarang, aspek infrastruktur merupakan salah satu bidang pokok yang patut diperhitungkan, utamanya dalam membentuk wajah fisik kota. Mengingat posisi strategis aspek infrastruktur sudah selayaknya bila mendapatkan perhatian yang cukup besar dalam pembangunan perkotaan sebagai kota perdagangan dan jasa. Dari berbagai aspek infrastruktur, sesuai dengan tugas pokok dan fungsi Dinas Bina Marga Kota Semarang, maka yang menjadi tanggung jawab langsung Dinas Bina Marga Kota Semarang adalah infrastruktur bidang jalan dan jembatan. Untuk meningkatkan efisiensi dan

efektifitas

program

yang

dilaksanakan, Dinas Bina Marga Kota Semarang harus terus menerus melakukan perubahan menuju perbaikan. Perubahan tersebut harus disusun dalam suatu tahapan yang konsisten dan berkelanjutan, sehingga dapat meningkatkan akuntabilitas dan kinerja yang berorientasi kepada pencapaian hasil yang lebih baik. Jalan sebagai salah satu prasarana transportasi darat merupakan unsur penting dalam usaha pengembangan kehidupan berbangsa dan bernegara, dalam pembinaan persatuan dan kesatuan bangsa, wilayah negara, dan fungsi masyarakat serta dalam mewujudkan kesejahteraan umum sebagaimana dimaksud dalam Pembukaan UUD 1945. Semakin meningkatnya mobilitas fisik dan sosial masyarakat, peranan jalan juga semakin meningkat sehingga dewasa ini bukan hanya untuk mempermudah arus transportasi, melainkan pula berkaitan dengan kehidupan

sosial,

ekonomi,

budaya

dan

pertahanan

keamanan.

Pengembangan jaringan jalan dilakukan dengan pendekatan wilayah agar tercapai keseimbangan dan pemerataan pembangunan antar daerah, membentuk dan memperkukuh kesatuan nasional serta membentuk struktur ruang dalam rangka mewujudkan sasaran pembangunan. Dinas Bina Marga Kota Semarang Sesuai SK. Walikota Nomor 31 Tahun 2008 tentang Penjabaran Tugas dan Fungsi Dinas Bina Marga Kota

5

Semarang adalah melaksanakan urusan pemerintahan daerah di bidang bina marga berdasarkan asas otonomi dan tugas pembantuan. Untuk kegiatan pemeliharaan dan pembangunan jalan memerlukan sarana pendukung seperti bahan jalan yang harus segera tersedia untuk pemeliharaan jalan yang rusak dan perlu ditangani secara cepat. Kegiatan pencatatan dan pengelolaan bahan jalan menjadi tugas dan kewenangan Seksi Bahan Jalan yang berdasarkan SK. Walikota nomor 31 Tahun 2008 tentang Penjabaran Tugas dan Fungsi Dinas Bina Marga Kota Semarang, mempunyai tugas : a. Menyiapkan bahan perumusan kebijakan teknis di bidang bahan jalan; b. Menyiapkan bahan penyusunan rencana program dan rencana kerja anggaran di bidang bahan jalan; c. Menyiapkan bahan pengkoordinasian pelaksanaan tugas di bidang d. e. f. g.

bahan jalan; Menyiapkan bahan material dan logistik bahan jalan; Menyiapkan bahan pendistribusian bahan material; Menyiapkan bahan penyajian data dan informasi di bidang bahan jalan; Menyiapkan bahan pembinaan, pemantauan, pengawasan dan

pengendalian di bidang bahan jalan; h. Menyiapkan bahan monitoring, evaluasi dan pelaporan di bidang bahan jalan; i. Menyiapkan bahan penyusunan laporan realisasi anggaran di bidang bahan jalan; j. Menyiapkan bahan penyusunan laporan kinerja program di bidang bahan jalan; k. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang Peralatan dan Perbekalan sesuai dengan bidang tugasnya; Dalam pelaksanaan kegiatan penyediaan bahan jalan Seksi Bahan Jalan mempunyai 2 (dua) gudang yang berada di tempat yang berbeda, yang menjadi kendala saat ini adalah kurang termonitornya persediaan bahan jalan yang ada di gudang penyimpanan bahan jalan, sehingga apabila dibutuhkan harus mengecek bahan jalan yang ada di gudang. Bahan jalan dibutuhkan setiap saat untuk melakukan pemeliharaan jalan dan Jembatan, sehingga harus dilakukan pengelolaan dengan baik dan benar, selama ini Seksi Bahan Jalan Dinas Bina Marga Kota Semarang dalam melakukan pencatatan bahan jalan hanya menggunakan buku

6

manual, sehingga untuk mengetahui bahan jalan yang ada harus membuka buku

catatan,

hal

ini

membutuhkan

waktu

lama

apabila

apabila

membutuhkan bahan jalan yang berada di dua gudang yang berbeda. Hal ini menyebabkan kurang efektif dan kurang efisien dalam melaksanakan kinerja Seksi Bahan Jalan. Hal yang muncul terkait dengan pencatatan yang dilakukan pada Seksi Bahan Jalan Dinas Bina Marga Kota Semarang pada saat ini adalah: 1. Pencatatan persediaan bahan jalan dilakukan secara manual yaitu dengan mencatat di buku persediaan dan dimasukan dalam komputer namun belum menggunakan sistem hanya menggunakan program MS. Excel 2. Persediaan bahan jalan yang berada di 2 (dua) gudang kurang termonitoring sehingga apabila membutuhkan bahan jalan harus melakukan pengecekan via telepon. 3. Data persediaan bahan jalan kurang akurat karena terkadang kurang sinkron antara pencatatan dan persediaan yang ada Dengan melihat fenomena permasalahan tersebut di atas, maka perlu dilakukan suatu perubahan yang dapat mempercepat kinerja Seksi Bahan Jalan, untuk itu perlu dilakukan suatu analisa yang lebih mendalam guna mengetahui permasalahan terkait dengan penyediaan bahan jalan pada Seksi Bahan Jalan Dinas Bina Marga Kota Semarang. Untuk mengetahui permasalahan lebih lanjut guna mengambil suatu langkah kegiatan yang dapat diselesaikan secara cepat salah satu analisis yang dapat digunakan dalam menganalisa permasalahan adalah Leavitt’s Model (1965). Alat ini dipandang tepat karena mampu memadukan kondisi riil yang ada pada organisasi publik. Gambar 1 Leavitt’s Model (1965) Structure

Technology

Task

People

7

Masalah yang ditemui : Structure

Kurangnya koordinasi dalam persediaan bahan jalan

KONDISI YANG DIHARAPKAN Meningkatnya koordinasi dalam persediaan bahan jalan

People

Kurangnya kompetensi SDM dalam penerapan IT

Meningkatnya kompetensi SDM dalam penerapan IT

Technology

1. Pencatatan persediaan bahan jalan masih menggunakan sistem manual

1. Pencatatan persediaan bahan jalan menggunakan sistem aplikasi

2. Belum tersedianya sistem aplikasi database bahan jalan

2. Tersedianya sistem aplikasi database bahan jalan

1. Kurang akuratnya data persediaan bahan jalan

1. Meningkatnya akurasi data persediaan bahan jalan

2.Kurang cepatnya pemberian informasi persediaan bahan jalan 1. Tidak optimalnya monev dan pelaporan di bidang bahan jalan

2. Kurang cepatnya pemberian informasi persediaan bahan jalan

2. Meningkatnya pemberian informasi persediaan bahan jalan

2. Kurang optimalnya laporan kinerja program di bidang bahan jalan

VARIABEL

Task

KONDISI SAAT INI

GAP/ KESENJANGAN Terhambatnya pelaksanaan pemeliharaan jalan. Kurang bisa memanfaatkan perkembangan teknologi 1. Kurang akuratnya Pelaporan persediaan bahan jalan

Analisa dengan menggunakan model Leavitt saling berpengaruh antar variabel. Perubahan pada satu variabel akan mempengaruhi variabel lainnya. Demikian pula apabila melakukan intervensi terhadap satu variabel juga harus menganalisis pengaruhnya terhadap variabel yang lain. Setelah dilakukan analisa variabel utama yang menjadi masalah adalah people yaitu kurangnya kompetensi SDM dalam penerapan IT hal ini mempengaruhi variabel Task yang berakibat pada kinerja kurang akuratnya data persediaan

8

bahan jalan dan kurang cepatnya pemberian informasi persediaan bahan jalan. Variabel Task juga dipengaruhi oleh variabel Technology yaitu belum tersedianya sistem aplikasi database bahan jalan. Dari beberapa variabel permasalahan dari internal organisasi variabel yang ikut berperan dalam mempengaruhi kinerja adalah Structure yaitu kurangnya koordinasi antar stakeholder dalam hal persediaan bahan jalan. Dari hasil analisa di atas dapat terlihat beberapa permasalahan, diantaranya adalah : 1. Kurangnya koordinasi dalam persediaan bahan jalan 2. Kurangnya kompetensi SDM dalam penerapan IT 3. Pencatatan persediaan bahan jalan masih menggunakan sistem manual 4. Belum tersedianya sistem aplikasi database bahan jalan 5. Kurang akuratnya data persediaan bahan jalan 6. Kurang cepatnya pemberian informasi persediaan bahan jalan Dari beberapa permasalahan tersebut di atas yang menjadi masalah utama belum tersedianya sistem aplikasi database bahan jalan maka solusi untuk penyelesaian tersebut dan nantinya akan dilaksanakan sebagai gagasan proyek perubahan adalah “ Sistem Informasi Database Logistik Bahan Jalan Berbasis IT”. Dari hasil kegiatan Benchmarking di Bandung dengan lokasi Kelurahan Sadang Serang Kecamatan Coblong serta Dinas

Kebudayaan

dan

Pariwisata Kota Bandung, Best Practices yang bisa diambil sebagai referensi dan masukan project leader dalam melaksanakan kegiatan adalah: a. Peran kunci seorang pimpinan (Walikota Bandung) yang memiliki semangat Inovasi yang tinggi dengan memanfaatkan media sosial dan teknologi informasi. b. Konsep smart city adalah menjadikan Bandung kota digital dimana antar SKPD (satuan kerja perangkat daerah) dapat terintegrasi, sehingga pelaporan dan pelayanan masyarakat bisa dipantau secara online. c. Aplikasi layanan untuk otomatisasi proses istrasi pelayanan masyarakat yang akurat, cepat, dan mudah meliputi 24 (dua puluh empat) jenis pelayanan. d. Menggunakan teknologi berbasis internet melalui penyimpanan data terpusat, sehingga penghematan pembelian software, server, serta perlengkapan penunjang lainnya, tidak perlu menyediakan ruang server

9

khusus, tidak perlu perawatan, tidak perlu tenaga ahli IT, mengurangi biaya transportasi untuk konsolidasi data dari kelurahan/desa ke kecamatan. e. Dapat mengoptimalkan sumber daya manusia (SDM), karena dengan menggunakan aplikasi ini Sumber Daya Aparatur dapat menyelesaikan tugas lebih cepat, sehingga dapat lebih fokus mengerjakan tugas-tugas lainnya. Dan itu semua mendukung dan mempertajam proyek perubahan saya.

2. TUJUAN DAN MANFAAT 2.1. Tujuan Tujuan dari proyek perubahan ini adalah : 1. Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas dalam penggunaan bahan jalan. 2. Meningkatnya akurasi data persediaan bahan jalan 3. Mempercepat pemberian informasi persediaan bahan

jalan

(monev) melalui tersedianya aplikasi secara online. 2.2. Manfaat Manfaat dari proyek perubahan adalah sebagai berikut : a. Manfaat dalam mendukung peningkatan kinerja organisasi dalam rangka reformasi birokasi . Peningkatan kuantitas dan kualitas hasil penelitian & pendataan guna menunjang pemeliharaan infrastruktur jalan, perencanaan dan pembangunan daerah b. Manfaat dalam mendukung peningkatan / perbaikan pelayanan publik Mempercepat pelayanan kepada masyarakat terhadap pengaduan masyarakat kerusakan jalan c. Manfaat bagi stakeholders / pengguna 1) Kepala Dinas Bina Marga Kota Semarang Sebagai penentu kebijakan dalam menentukan prioritas ketersediaan bahan 2) Sekretaris Dinas Bina Marga Kota Semarang

10

Sebagai informasi dalam pembuatan laporan ketersediaan bahan jalan 3) Kabid. Peralatan dan Perbekalan Mempercepat dan mempermudah

pelaporan

berkala

persediaan bahan jalan 4) Kabid. Jalan dan Jembatan Mempercepat penginformasian ketersediaan bahan jalan untuk pemeliharaan jalan dan jembatan 5) Kasi Peralatan dan Perbekalan Mengetahui persediaan bahan jalan

dalam

rangka

penggunaan peralatan/armada dan perbekalan/BBM 6) Kasi Sarana dan Prasarana Jalan Menginformasikan ketersediaan bahan jalan

untuk

meningkatkan prasarana pedestrian. 7) Kasi Pemeliharaan Jalan dan Jembatan Menginformasikan ketersediaan bahan

untuk

jalan

pemeliharaan prasarana jalan dan penyediaan upah tenaga. 8) Kepala UPTD Dinas Bina Marga Kota Semarang Menginformasikan ketersediaan bahan jalan untuk pemeliharaan prasarana jalan. 9) Staf Mempercepat kinerja dalam pelaksana kegiatan 10)Kasub. Bag. Analisis Informasi Kantor PDE Meningkatkan jalinan hubungan kerjasama antar instansi 11) Masyarakat Sebagai penerima manfaat untuk meningkatkan kenyamanan dan keamanan pengguna jalan

11

3. DESKRIPSI PROYEK DAN RUANG LINGKUP

12

3.1. Deskripsi Proyek Bahan jalan dibutuhkan setiap saat untuk melakukan pemeliharaan jalan dan jembatan, sehingga harus dilakukan pengelolaan dengan baik dan benar. Masalah umum yang dihadapi di dalam pengelolaan persediaan bahan adalah masalah kualitatif dan kuantitatif. Masalah kualitatif yaitu halhal yang berkaitan dengan sistem pengoperasian persediaan yang meliputi antara lain istrasi dan sistem informasi persediaan. Sedang masalah kuantitatif yaitu hal-hal yang berkaitan penentuan jenis, jumlah dan lokasi pengiriman bahan/material jalan. Dalam pelaksanaan kegiatan pemeliharaan jalan dan jembatan Seksi Bahan Jalan mempunyai dua gudang bahan/material yaitu di Jalan Seroja dan di Jalan Madukoro. Yang menjadi kendala saat ini masalah sistem informasi persediaan yaitu kurang termonitornya persediaan bahan jalan yang ada di gudang maupun yang ada di pihak penyedia barang. Selama ini Seksi Bahan Jalan Dinas Bina Marga Kota Semarang dalam melakukan pencatatan bahan jalan hanya menggunakan buku manual yaitu dengan mencatat di buku manual dan memasukkannya ke dalam komputer namun belum memakai sistem tetapi hanya memakai program MS Excel. Sehingga untuk mengetahui persediaan bahan jalan yang ada harus membuka buku catatan atau menjumlahkannya dengan MS Excel sesuai yang diminta. Hal ini membutuhkan waktu lama sehingga menyebabkan kurang efektif dan efisien. Oleh sebab itu, perlu dilakukan suatu proyek perubahan yang dapat mempercepat kinerja Seksi Bahan Jalan. 3.2.

Ruang Lingkup

Ruang lingkup perubahan yang telah dilaksanakan meliputi kegiatan sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. 5.

Melakukan koordinasi dengan stakeholder internal Melakukan koordinasi dengan stakeholder eksternal Membentuk Tim Efektif Memberikan pelatihan/ training kepada SDM yang ada Menyiapkan bahan monitoring, evaluasi dan pelaporan di bidang bahan jalan

13

4. INDIKASI STAKEHOLDER, TIM EFEKTIF DAN TATA KELOLA PROYEK 4.1. INDIKASI STAKEHOLDER 4.1.1. PENGELOMPOKAN STAKEHOLDER A. Stakeholder Internal 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Kepala Dinas Bina Marga Kota Semarang Sekretaris Dinas Bina Marga Kota Semarang Kabid. Peralatan dan Perbekalan Kabid. Jalan dan Jembatan Kasi Peralatan dan Perbekalan Kasi Pemeliharaan Jalan dan Jembatan Kasi Sarana dan Prasarana Kepala UPTD Dinas Bina Marga Kota Semarang Staf

B. Stakeholder Eksternal Pemerintah 1. Kasub. Bag. Analisis Informasi Kantor PDE C. Stakeholder Eksternal Non Pemerintah 1. Konsultan IT 2. Masyarakat KEPALA DINAS BINA 3. Media Massa MARGA KOTA SEMARANG

KASUB. BAG. ANALISIS INFORMASI KANTOR PDE

SEKRETARIS DINAS BINA MARGA KOTA SEMARANG +

+

+

+

KA. BID. PERALATAN DAN PERBEKALAN

KONSULTAN IT. +

+

+

KASI BAHAN JALAN

4.1.2. NET MAP

MASYARAKAT

+

KA. BID. JALAN DAN JEMBATAN

KASI PERALATAN DAN PERBEKALAN

+ 9

MEDIA MASSA

8

+

+

STAF

KEPALA UPTD DINAS BINA MARGA KOTA SEMARANG 5

4 3

4

+

8

7

KASI PEMELIHARAAN JALAN DAN JEMBATAN

+ KASI SARANA 8 DAN PRASARANA

7

57 6

14

Keterangan : :Stakeholder Internal :Stakeholder Eksternal Pemerintah :Stakeholder Eksternal Non Pemerintah :Project Leader +:Berpengaruh -:Tidak berpengaruh +/-:Netral

Skore : 1 – 3 : Rendah 4 - 6 : Sedang 7 - 10 : Tinggi

:Hubungan Koordinasi, Pelaporan, Hirarki :Hubungan Informal : informasi : Hubungan Advokasi : saran/masukan

4.1.3. JENIS STAKEHOLDER

A. Stakeholder Utama Stakeholder ini memiliki peran penting dan pengaruh besar dalam pelaksnaan proyek perubahan maupun dalam organisasi tempat proyek dilaksanakan.

Stakeholder utama ini nantinya

masuk ke dalam kuadran stakeholer sebagai Promotore . Dari Netmap di atas diketahui bahwa skore untuk stakeholder utama adalah antara 7 – 10. Jadi yang merupakan stakeholder utama : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Kepala Dinas Bina Marga Kota Semarang Sekretaris Dinas Bina Marga Kota Semarang Kabid. Peralatan dan Perbekalan Kabid. Jalan dan Jembatan Kepala UPTD Dinas Bina Marga Kota Semarang Kasub. Bag Analisis Informasi Kantor PDE Staf

+ Power 15

+ Intere

B. Stakeholder Primer Stakeholder primer yaitu stakeholder yang medapat pengaruh langsung dengan adanya proyek perubahan ini, dalam hal ini adalah :

LA

1. Kasi Pemeliharaan Jalan dan Jembatan

Ka Ka Ka

2. Kasi Sarana dan Prasarana 3. Kasi Peralatan dan Perbekalan

-

C. Stakeholder Sekunder Stakeholder sekunder yaitu stakeholder yang memiliki pengaruh ataupun dipengaruhi secara tidak langsung. kelompok ini yaitu : 1. Konsultan IT 2. Masyarakat 3. Media Massa 4.1.4. KUADRAN POSISI STAKEHOLDER Gambar 3 Hasil Analisis Stakeholder Pasca Implementasi Proyek Perubahan

Yang termasuk

16

Dalam pelaksanaan proyek perubahan ini setelah dilakukan koordinasi terjadi perubahan posisi stakeholder, yaitu : 1. Semula stakeholder yang berada pada posisi Latens masuk pada posisi Promotors seperti : a. Kepala UPTD Dinas Bina Marga Kota Semarang. Hal ini karena Kepala UPTD Dinas Bina Marga Kota Semarang ternyata mereka tertarik dan terlibat aktif dalam pelaksanaan Proyek Perubahan dengan aktif melakukan input material di aplikasi sistem ini. b. Staf karena mereka terlibat langsung dalam semua kegiatan proyek perubahan 2. Semula stakeholder yang berada pada posisi Defenders masuk

17

kedalam posisi Promotors, yaitu :

a. Kepala. Sub. Bagian Analisis Informasi Kantor PDE Setda. Kota Semarang Kepala Sub. Bagian Analisis Informasi Pengolahan Data Elektronik (PDE), dengan tegas menyampaikan bahwa dalam rangka mewujudkan Kota Semarang sebagai “Smart City”, Pusat Informasi Publik (PIP) memfasilitasi dan mendukung sepenuhnya

baik

penyediaan

infrastuktur

maupun

penyediaan personil tenaga dalam bidang informasi teknologi (IT).

4.1.5. HASIL MEMOBILISIR STAKEHOLDER

Hasil Memobilisir Stakeholder Kuadran

Hasil Memobilisir Stakeholder

Stakeholder Promotors

a. Kepala Dinas, Sekretaris/Plh.Ka. Bid. Jalan & Jembatan dan Ka.

Bid.

Peralatan

&

Perbekalan

memberikan

saran/masukan serta dukungan kepada project leader baik moril maupun materiil. b. Adanya keterlibatan

Kepala

Bidang

Peralatan

dan

Perbekalan dalam pengambilan keputusan setiap kegiatan

18

proyek perubahan dan komunikasi intens serta minta tanggapannya c. Kepala UPTD serta staf terlibat aktif dalam implementasi pelaksanaan proyek perubahan. Latens

a. Tersedianya informasi tentang proyek yang telah dilakukan b. Terjalinnya komunikasi dan koordinasi yang efektif dan efisien

sehingga

dapat

meyakinkan

bahwa

proyek

perubahan ini bermanfaat bagi mereka. Defenders

a. Terjalinnya komunikasi dan pemberian informasi tentang proyek yang dilakukan secara rutin. b. Terjalinnya koordinasi sehingga bisa meyakinkan bahwa proyek perubahan memberikan manfaat.

Apathetics

4.2. TIM EFEKTIF (TEAM WORK) a. Tim Kerja : Tim istrasi Terdiri: 1. Dodit Andiyanto, SE. 2. Riska Putri Santoso 3. Adithya Adam P., SE. Tugas dan kewenangan: 1. Mengumpulkan

dan

menyiapkan

data

kegiatan

perubahan 2. Mencatat dan mendokumentasi pelaksanaan kegiatan 3. Membantu kegiatan Tim Teknis bila diperlukan 4. Melaporkan hasil kegiatan kepada project leader Tim Teknis

proyek

19

Terdiri : 1. Agung Wicaksana 2. Muhamad Yusup 3. Priyanto, SE Tugas dan kewenangan: 1. Membuat sistem aplikasi database logistik bahan jalan 2. Memberikan pelatihan/training kepada SDM 3. Melakukan input data bahan jalan secara komputerisasi Tugas dan kewenangan dari masing-masing anggota Tim Efektif sudah dilaksanakan sesuai dengan yang diharapkan/direncanakan dan mendukung kelancaran proyek perubahan. b. Masa Berlakunya Tim Kerja Tim kerja berlaku mulai pelaksanaan proyek perubahan sampai selesainya proyek perubahan

20

c. Etika dan Mekanisme Tim Kerja Untuk mendukung kelancaran proses pelaksanaan Proyek Perubahan, tim kerja menyusun etika dan mekanisme kerja yang telah disepakati bersama : 1. Dalam pelaksanaan kegiatan Proyek Perubahan, tim kerja berpedoman pada jadwal yang telah disusun bersama 2. Dalam pelaksanaan kegiatan Proyek Perubahan, tim kerja harus menerapkan budaya kerja dengan perilaku kerja yang tercermin antara lain : kerja keras, ulet, disiplin, produktif, tanggung jawab, kreatif, konsisten, responsif, dan lain-lain. 3. Rapat koordinasi tim kerja minimal satu minggu sekali untuk membahas progres Proyek Perubahan juga hambatan dan kendala di lapangan. 4. Laporan progres Proyek Perubahan tim kerja dibuat satu minggu sekali 5. Tim kerja saling koordinasi dan komunikasi sehingga terjalin keharmonisan dan sinergi antar tim Kerja sesuai dengan tahapan (milestone) 6. Apabila

membutuhkan

biaya

untuk

mendukung

Proyek

Perubahan, tim kerja akan melakukan koordinasi kepada project leader, yang selanjutnya akan dilaksanakan sesuai dengan tata kelola keuangan yang ada. Etika mekanisme kerja ini dipatuhi oleh semua anggota Tim sehingga terjadi mekanisme kerja yang harmonis. d. Alat Monev Yang Digunakan Untuk Memantau Kegiatan Seluruh pekerjaan telah dilakukan monitoring melalui beberapa media yaitu : 1) Kunjungan ke lokasi proyek perubahan 2) Laporan berkala dari masing-masing Tim 3) Rapat koordinasi yang dilakukan minimal setiap satu minggu sekali. 4) Melalui hasil liputan yang dilakukan baik oleh media maupun Tim.

21

5) Hasil dari seluruh monitoring tersebut akan digunakan untuk bahan evaluasi guna penyempurnaan pelaksanaan proyek perubahan . Alat monev ini bermanfaat dalam memonitor progress dari implementasi proyek perubahan. e. Format Laporan yang Digunakan 1) Laporan tertulis melalui blanko yang telah disiapkan 2) Laporan secara lisan oleh masing-masing Tim. Format laporan ini telah digunakan oleh Tim Efektif dalam menjalankan implementasi proyek perubahan

22

4.3. TATA KELOLA PROYEK

Kabid. Peralatan dan Perbekalan Dinas Bina Marga Kota Semarang SAELAN, ST. Mentor

Kasi Bahan Jalan KUSTADI, ST. Project leader

Drs. HM. SUSIGIT KUSBANDRIJO, MM. Coach

Tim istrasi Dodit Andiyanto, SE. Riska Putri Santoso Adithya Adam P., SE.

Tim Teknis Agung Wicaksana Muhamad Yusup Priyanto, SE.

Deskripsi (Penjelasan perubahan)

peran

masing-masing

dalam

penyelenggaraan

proyek

23

Mentor 1. Memberikan persetujuan, dukungan, arahan atas keseluruhan program 2. Membantu menyelesaikan hambatan 3. Sebagai pengawas jalannya proyek perubahan Coach : 1. Melakukan diskusi dan

memberikan

masukan dalam menyusun

Rancangan Proyek Perubahan. 2. Memberikan bimbingan kepada Project Leader untuk kelancaran kegiatan proyek perubahan. 3. Melakukan monitoring dan

menyelesaikan

isu

yang

berpotensi

menghambat jalannya penyelesaian proyek. 4. Melakukan komunikasi dengan mentor terkait kegiatan peserta selama tahap Taking Ownership dan tahap Laboratorium Kepemimpinan. Memantau perkembangan kegiatan proyek perubahan. Project Leader : 1. Memimpin

jalannya

proyek,

merencanakan,

mengkomunikasikan,

mengkoordinasikan, membentuk tim pelaksana, memonitor dan evaluasi dengan bimbingan Mentor dan Coach 2. Mengkoordinasikan, integrasi, sinkronisasi proyek kepada Tim Kerja 3. Menggalang kerjasama dan kesepakatan dengan Tim Kerja terkait 4. Menyelesaikan masalah yang timbul Tim istrasi : 1. 2. 3. 4.

Mengumpulkan dan menyiapkan bahan kegiatan proyek perubahan Mencatat dan mendokumentasi pelaksanaan kegiatan Membantu kegiatan Tim Teknis bila diperlukan Melaporkan hasil kegiatan kepada project leader

Tim Teknis : 1. Membuat sistem aplikasi database logistik bahan jalan 2. Memberikan pelatihan/training kepada SDM 3. Melakukan input data bahan jalan secara komputerisasi Tata

kelola

proyek

ini

berhasil

mendukung

project

leader

dalam

24

mengimplementasikan proyek perubahan 5. SUMBER DAYA Pendayagunaan Sumber Daya Manusia (SDM) SDM yang terlibat dalam proyek perubahan ini terdiri dari Kepala Bidang Peralatan dan Perbekalan sebagai mentor, Staf dari seksi peralatan dan perbengkelan sebagai anggota tim teknis/IT serta staf dari seksi bahan jalan sebagai tim istrasi. Ketua Konsultan IT/Tim Teknis sebagai pimpinan tim dalam pembuatan Sistem Informasi Database Bahan Jalan Berbasis IT. Sedangkan stakeholder Ekternal Pemerintah dalam hal ini Ka. Sub. Bag Analisis Informasi Kantor PDE sanggup untuk menyediakan infrastruktur dan personil ahli Informasi Teknologi (IT).

Pendayagunaan Anggaran Dalam pelaksanaan proyek perubahan anggaran diperoleh dari donatur dalam hal ini Kepala Bidang Peralatan dan Perbekalan sebagai mentor. Pendayagunaan Sarana dan Prasarana Prasarana yang digunakan adalah : Gedung Bina Marga Kota Semarang, meja, kursi, alat tulis kantor (ATK). Pendayagunaan teknologi Pendayagunaan Teknologi dalam hal ini berupa yang dipakai adalah

25

sistem data base berupa program SI-LOBAJA (Sistem Informasi Logistik Bahan Jalan) untuk memproses transaksi, komputer yang digunakan untuk memasukan data, merekap dan melaporkan, jaringan internet untuk mengkonesikan jaringan antar komputer, dan printer untuk mencetak hasil pendataan persediaan bahan jalan dalam kegiatan proyek perubahan. 6. PENTAHAPAN (MILESTONE) Adapun pentahapan/milestone dari proyek perubahan ini adalah sebagai berikut : NO

TAHAPAN DAN CAPAIAN ANTARA

1

JANGKA PENDEK 1 Pembentukan Tim Efektif a Penyusunan draft SK Tim Efektif b Pengesahan SK Tim Efektif c Pendistribusian dan pembagian tugas Tim Efektif 2

3

4

Melakukan koordinasi dengan stakeholder terkait terkait a Melakukan koordinasi dengan stakeholder internal b Melakukan koordinasi dengan stakeholder eksternal Mengumpulkan data bahan jalan a. Melakukan pendataan persediaan bahan jalan b. Mengumpulkan secara rinci data persediaan bahan jalan

OUTPUT TAHAPAN

JANGKA WAKTU

Terbentuknya Tim Efektif

Minggu Ke-4 bulan Mei 2016

Terjalinnya koordinasi dengan stakeholder terkait terkait

Minggu ke-1 bulan Juni 2016

Tersedianya data bahan jalan

Membuat sistem aplikasi database logistik bahan jalan a. Membuat rancangan sistem Tersedianya aplikasi database logistik sistem aplikasi bahan jalan databasae logistik b. Membuat sistem aplikasi bahan jalan databasae logistik bahan jalan c. Melakukan uji coba sistem aplikasi database logistik

Minggu ke-2 bulan Juni 2016

Minggu ke-3 s/d 4 bulan Juni 2016

26

bahan jalan 5

Memberikan pelatihan/ training kepada SDM a. Menyusun materi pelatihan b. Memberikan pelatihan/ training kepada SDM

6

Melakukan input data bahan jalan secara komputerisasi a. Menyiapkan data persediaan bahan jalan pada akhir tahun anggaran 2015 dan data penggunaan bahan jalan sampai 15 Juli 2016 sesuai jenis dan fungsinya b.

7

2.

Minggu ke-1 s/d 2 bulan Juli 2016

Terlaksananya input data bahan jalan secara komputerisasi

Minggu ke-3 s/d 4 bulan Juli 2016 & Minggu ke-1 bulan Agustus 2016

Terlaksananya monev

Minggu ke-1 bulan Agustus 2016

Tersedianya sistem aplikasi database bahan jalan secara on line

Agustus 2016 s/d Januari 2017

Penginputan data persedian bahan jalan sampai 15 Juli 2015 dan data penggunaan bahan jalan sampai 05 Agustus 2016 secara komputerisasi

Melaksanakan monitoring dan evaluasi a. Rapat monitoring dan evaluasi b. Memonitor dan mengevaluasi hasil kegiatan proyek perubahan

JANGKA MENENGAH Membuat sistem aplikasi database bahan jalan secara on line 1) Melakukan koordinasi dengan pihak IT 2) Membuat rancangan sistem aplikasi database bahan jalan secara on line 3) Membuat sistem aplikasi database bahan jalan secara on line 4) Melakukan uji coba sistem aplikasi database bahan jalan secara on line

3.

Terlaksananya pelatihan/ training kepada SDM

JANGKA PANJANG

27

1. Pemeliharaan dan Terlaksananya Tahun 2017 penyempurnaan sistem aplikasi pemeliharaan dan database bahan jalan penyempurnaan a. Melakukan pengecekan sistem aplikasi jaringan sistem aplikasi database bahan databaseKEBERHASILAN bahan jalan jalan 7. FAKTOR KUNCI b. Menyempurnakan sistem Faktor kunci aplikasi keberhasilan database bahan yang jalan dapat mendukung keberhasilan

pelaksanaan proyek perubahan ini antara lain sebagai berikut : 2. Monitoring dan evaluasi a. komitmen Rapat monitoring dan evaluasi Terlaksananya 1. Adanya dan dukungan dari pimpinan b. Memonitor dan mengevaluasi monitoring dan 2. Adanya semangat dan motivasi proyek yang tinggi dari tim kerja hasil kegiatan evaluasi perubahan 3. Adanya Sistem Informasi Logistik Bahan Jalan ( SI-LOBAJA). 4. Terjalinnya kerjasama dan koordinasi yang baik antara Project Leader,

Tim Efektif dan stakeholder pendukung. Faktor-faktor tersebut di atas memang mendukung keberhasilan dari proyek perubahan.

8. HASIL PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN 8.1. Membandingkan Target dan Realisasinya Hasil pelaksanaan proyek perubahan dapat dilihat pada tabel berikut. NO

KEGIATAN

PELAKSANA/ PENANGGUNG

TARGET

WAKTU KEGIATAN

REALISASI

28

JAWAB

1 1.

JANGKA PENDEK Pembentukan Tim Efektif a Penyusunan draft SK Tim Efektif b

Pengesahan Tim Efektif

Mentor, Project Leader, Tim istrasi, Tim Teknis

SK

c

2.

Pendistribusian dan pembagian tugas Tim Efektif Melakukan koordinasi dengan stakeholder terkait a Melakukan koordinasi dengan stakeholder internal b

3.

Project Leader

Melakukan koordinasi dengan stakeholder eksternal

Mengumpulkan data bahan jalan a. Melakukan pendataan persediaan bahan jalan

4.

b. Membuat

sistem

a. Draft SK Tim Efektif telah tersusun

b. Terwujudnya SK Tim Efektif

30 Mei 2016

b. SK Tim Efektif telah terwujud

c. Terdistribusinya tugas Tim 31 Mei 2016 Efektif

c. Tugas Tim Efektif telah terdistribusi

a. Terjalinnya koordinasi dengan stakeholder internal

a. Koordinasi dengan stakeholder internal telah terjalin

b. Terjalinnya koordinasi dengan stakeholder eksternal

01-03 Juni 2016

02-03 Juni 2016

Project Leader, Tim istrasi

a. Terlaksananya pendataan persediaan bahan jalan

Project Leader, Tim Teknis

a. Tersedianya rancangan sistem aplikasi database logistik bahan jalan

10-13 Juni 2016

b. Tersedianya

14-27 Juni

b. Mengumpulkan

secara rinci data persediaan bahan jalan Membuat sistem aplikasi databasae logistik bahan jalan a. Membuat rancangan sistem informasi aplikasi database logistik bahan jalan

a. Tersusunnya 26 Mei 2016 draft SK Tim Efektif

b. Koordinasi dengan stakeholder eksternal telah terjalin

07 Juni 2016 a. Pendataan persediaan bahan jalan telah terlaksana 08 Juni 2016 b. Tersedianya b. Data persedian data persedian bahan jalan telah bahan jalan tersedia

a. Rancangan sistem aplikasi database logistik bahan jalan telah tersedia b. Sistem aplikasi database logistik

29

aplikasi database logistik bahan jalan c.

5.

sistem aplikasi database logistik bahan jalan

Melakukan uji coba sistem aplikasi databasae logistik bahan jalan

Memberikan pelatihan/training kepada SDM a. Menyusun materi pelatihan

Project Leader, Tim istrasi, Tim Teknis

bahan jalan telah tersedia

c. Terlaksananya 30 Juni 2016 uji coba sistem aplikasi database logistik bahan jalan

c. Uji coba sistem aplikasi database logistik bahan jalan telah terlaksana

a. Tersusunnya materi pelatihan

01 Juli 2016

a. Materi pelatihan telah tersusun

12 Juli 2016

b. Pelatihan/ training kepada SDM telah terlaksana

b. Memberikan

pelatihan/ training kepada SDM

2016

b. Terlaksananya pelatihan/ training kepada SDM

30

6.

7.

Melakukan input data bahan jalan secara komputerisasi a. Menyiapkan data persediaan bahan jalan pada akhir tahun anggaran 2015 dan data penggunaan bahan jalan sampai 15 Juli 2016 sesuai jenis dan fungsinya b. Penginputan data persediaan bahan jalan sampai 15 Juli 2015 dan data penggunaan bahan jalan sampai 05 Agustus 2016 secara komputerisasi Melaksanakan monitoring dan evaluasi a. Rapat monitoring dan evaluasi b. Memonitor dan mengevaluasi hasil kegiatan proyek perubahan

Membuat sistem aplikasi database bahan jalan secara on line 1) Melakukan koordinasi dengan pihak IT 2) Membuat rancangan sistem aplikasi database bahan jalan secara on line

Project Leader, Tim istrasi, Tim Teknis

Project Leader, Tim istrasi, Tim Teknis

Kasi Bahan Jalan

a. Tersedianya 15 Juli 2016 data bahan jalan yang sesuai jenis dan fungsinya

a. Data bahan jalan yang sesuai jenis dan fungsinya telah tersedia

b. Terlaksananya 15-29 Juli & input data 01-05 bahan jalan Agustus secara 2016 komputerisasi

b. Input data bahan jalan secara komputerisasi telah terlaksana

a. Terlaksananya monev

a. monev telah terlaksana

01 Agustus 2016

b. Terevaluasinya hasil kegiatan proyek perubahan 2.

02-05 Agustus 2016

Tersedianya sistem aplikasi database bahan jalan secara on line

Agustus 2016Januari 2017

b. Hasil

kegiatan proyek perubahan telah terevaluasi

Rancangan

31

3) Membuat

sistem aplikasi database bahan jalan secara on line 4) Melakukan uji coba sistem aplikasi database bahan jalan secara on line 3. 1) Pemeliharaan dan

penyempurnaan sistem aplikasi database bahan jalan a. Melakukan pengecekan jaringan sistem aplikasi database bahan jalan b. Menyempurna kan sistem aplikasi database bahan jalan

2.

Monitoring dan evaluasi a. Rapat monitoring dan evaluasi b. Memonitor dan mengevaluasi hasil kegiatan proyek perubahan

Kasi Bahan Jalan

Terlaksananya pemeliharaan dan penyempurnaan sistem aplikasi database bahan jalan

Tahun 2017

Rancangan

Kasi Bahan Jalan

Terlaksananya monitoring dan evaluasi

Tahun 2017

Rancangan

32

33

8.2. Rincian Kegiatan Pelaksanaan Proyek Perubahan Untuk melihat implementasi kegiatan jangka pendek selama 2 (dua) bulan yang telah kami laksanakan dapat dilihat pada uraian dibawah ini : 1. Pembentukan Tim Kerja a. Penyusunan Draft SK Tim Efektif Penyusunan draft SK tim efektif dilakanakan pada hari Kamis tanggal 26 Mei 2016 bertempat di Ruang Rapat Lantai III Bidang Jalan dan Jembatan yang dihadiri oleh 7 personil dengan hasil rapat adalah tim efektif mendukung sepenuhnya pelaksanaan proyek perubahan Sistem Informasi Database Logistik Bahan Jalan Berbasis IT dan membuat Surat Keputusan (SK) dalam mendukung proyek perubahan ini. Capaian hasil kegiatan “Tersusunnya draft SK Tim Efektif”

Data dukung terlampir pada Lampiran 1a.

34

b. Pengesahan SK Tim Efektif Kegiatan ini dilakukan setelah menyusun draft SK Tim Efektif untuk kemudian diajukan dan dikonsultasikan ke Mentor lalu diparaf oleh Sekretaris Dinas Bina Marga Kota Semarang, dan kemudian

Kepala

menandatangani

Dinas

Bina

Marga

SK Tim Efektif yang

Kota

Semarang

sudah disusun.

Pengesahan SK Tim Efektif dilakukan di Ruang Kepala Dinas Bina Marga kota Semarang pada hari Senin tanggal 30 Mei 2016. Capaian hasil kegiatan “Tersedianya SK Tim Efektif”.

Data dukung terlampir pada Lampiran 1b.

c. Pendistribusian dan Pembagian tugas Tim Efektif Pendistribusian

dan

pembagian

tugas

Tim

Efektif

dilaksanakan pada hari Selasa tanggal 31 Mei 2016 di ruang

35

kerja Bidang Peralatan dan Perbekalan Dinas Bina Marga Kota Semarang, kegiatan ini dibuktikan dengan tanda terima SK Tim Efektif dan pembagian tugas dari masing-masing tim kerja. Capaian hasil kegiatan “Terdistribusinya SK Tim Efektif”.

Data dukung terlampir pada Lampiran 1c.

2. Melakukan koordinasi dengan stakeholder terkait a. Melakukan koordinasi dengan stakeholder internal Melakukan koordinasi dengan stakeholder internal dilakukan dengan mengundang stakeholder internal pada hari Jumat, tanggal 03 Juni 2016 bertempat di Ruang Rapat Dinas Bina Marga Kota Semarang, Jl. Pemuda No. 148 Semarang.

36

Semula direncanakan tanggal 01 Juni 2016, tetapi karena kepala dinas ada kesibukan diluar, maka baru bisa terlaksana tanggal 03 Juni 2016. Koordinasi dilakukan dengan Kepala Dinas Bina Marga Kota Semarang, Sekretaris Dinas Bina Marga Kota Semarang, Kabid. Peralatan dan Perbekalan Bina Dinas Marga Kota Semarang, Kasi Pemeliharaan Jalan dan Jembatan, Kasi Sarana Prasarana Jalan dan Jembatan, Kasi Peralatan dan Perbekalan, Kepala UPTD Wilayah Utara, Kepala UPTD Wilayah Timur, Kepala UPTD Wilayah Selatan, Kepala UPTD Wilayah Barat serta Staf Bahan Jalan dan semua menyatakan dukungannya terhadap proyek perubahan peserta Diklat PIM IV ini. Capaian hasil kegiatan “Terjalinnya koordinasi dengan stakeholder internal”

Data dukung terlampir pada Lampiran 2a.

37

b. Melakukan koordinasi dengan stakeholder eksternal Melakukan koordinasi dengan stakeholder eksternal yang didahului dengan Surat Tugas Nomor 800/9165 tanggal 02 Juni 2016 dari Mentor kepada Project leader untuk melakukan koordinasi dengan stakeholder eksternal pada hari Jumat, tanggal 03 Juni 2016. Koordinasi yang dilakukan antara lain dengan Ka. Sub. Bag. Analisa Sistem Informasi PDE Setda Kota Semarang di ruang rapat kantor Pusat Pelayanan Publik (PIP) Kota Semarang, Ketua Konsultan IT di kantor konsultan IT “Yudhakom”, Media Massa, melalui wartawan Bhayangkara Utama di Sanggar Blontang, TBRS Semarang serta warga masyarakat dan semua menyatakan dukungannya terhadap proyek perubahan ini. Capaian hasil kegiatan “Terjalinnya koordinasi dengan stakeholder eksternal”

Data dukung terlampir pada Lampiran 2b.

38

3. Mengumpulkan data bahan jalan a. Melakukan pendataan persediaan bahan jalan Melakukan pendataan persediaan bahan jalan pada hari Selasa tanggal 07 Juni 2016 berdasarkan Surat Tugas Nomor : 800/9498 tanggal 06 Juni 2016 dari Mentor kepada Tim istrasi yaitu : Dodit Andiyanto, SE, Riska Putri Santoso dan Adithya Adam P, SE. Kegiatan ini dilakukan dengan langsung melakukan pendataan persediaan bahan jalan di gudang Jl. Seroja dan gudang Jl. Madukoro. Capaian hasil kegiatan “Terlaksananya pendataan bahan jalan”

Data dukung terlampir pada Lampiran 3a.

39

b. Mengumpulkan secara rinci data persediaan bahan jalan Mengumpulkan secara rinci data persediaan bahan jalan pada hari Rabu, tanggal 08 Juni 2016 berdasarkan Surat Tugas Nomor : 800/9500 tanggal 07 Juni 2016 dari Mentor kepada Tim istrasi yaitu : Dodit Andiyanto, SE, Riska Putri Santoso dan Adithya Adam P, SE., kegiatan ini dilakukan dengan

mengumpulkan

data

persediaan

bahan

jalan

bertempat di Ruang Kerja Lantai III Bidang Peralatan dan Perbekalan.Capaian hasil kegiatan “Tersedianya data bahan jalan”

Data dukung terlampir pada Lampiran 3b. 4. Membuat sistem aplikasi database logistik bahan jalan a. Membuat rancangan sistem aplikasi Membuat rancangan sistem aplikasi dilaksanakan pada tanggal 10 s.d. 13 Juni 2016 bertempat di Kantor Konsultan IT

40

“Yudhakom” berdasarkan Surat Tugas Nomor : 800/9703 tanggal 09 Juni 2016 dari Mentor kepada Tim Teknis yaitu : Agung Wicaksana, Muhamad Yusup dan Priyanto, SE . Kegiatan ini dilakukan sebelum membuat sistem aplikasi database logistik bahan jalan. Capaian hasil kegiatan “Tersedianya rancangan sistem aplikasi database logistik bahan jalan”

Data dukung terlampir pada Lampiran 4a.

b. Membuat sistem aplikasi database logistik bahan jalan Membuat sistem aplikasi database logistik bahan jalan dilaksanakan pada tanggal 14 s.d. 27 Juni 2016 bertempat di Kantor Konsultan IT “Yudhakom” berdasarkan Surat Tugas Nomor : 800/9899 tanggal 13 Juni 2016 oleh Pihak IT, kegiatan ini dilakukan setelah membuat rancangan sistem

41

aplikasi database logistik bahan jalan. Sistem aplikasi yang dibuat untuk mempermudah petugas dalam menghitung, memproses, serta mencari data logistik bahan jalan sehingga pelaksanaan kegiatan lebih cepat dan efisien. Capaian

hasil

kegiatan

“Tersedianya

sistem

aplikasi

database logistik bahan jalan”

Data dukung terlampir pada Lampiran 4b. c. Melakukan ujicoba sistem aplikasi database logistik bahan jalan Melakukan ujicoba sistem aplikasi database logistik bahan jalan pada hari Kamis tanggal 30 Juni 2016 di Ruang Kerja Lantai III Bidang Peralatan dan Perbekalan berdasarkan Surat Tugas Nomor : 800/11282. Kegiatan ini dilakukan oleh Tim Teknis dan seorang anggota Tim istrasi untuk menguji sistem aplikasi database logistik bahan jalan agar sesuai

42

dengan

yang

diharapkan.

Capaian

hasil

kegiatan

“Terlaksananya ujicoba sistem aplikasi database logistik bahan jalan”

`

.

Data dukung terlampir pada Lampiran 4c 5. Memberikan pelatihan/training kepada SDM a. Menyusun materi pelatihan Menyusun materi pelatihan dilakukan oleh Tim Teknis dilaksanakan pada hari Jum’at tanggal 1 Juli 2016 bertempat di Ruang Kerja Lantai III Bidang Peralatan dan Perbekalan

43

yang dihadiri oleh stakeholder internal untuk

menyusun

materi pelatihan yang akan disampaikan pada pelatihan / training bagi petugas pendataan persediaan bahan jalan. Capaian hasil kegiatan “Tersusunnya materi pelatihan”

Data dukung terlampir pada Lampiran 5a. b. Memberikan pelatihan/training kepada SDM Memberikan pelatihan/training dilaksanakan pada hari Kamis tanggal 12 Juli 2016 bertempat di Ruang Kerja Lantai III Bidang Peralatan dan Perbekalan yang dihadiri oleh oleh Tim Teknis

dan

Tim

strasi.

Capaian

hasil

kegiatan

“Terlaksananya pelatihan/ training kepada SDM”

Data dukung terlampir pada Lampiran 5b

44

. 6. Melakukan input data bahan jalan secara komputerisasi a. Menyiapkan data persediaan bahan jalan pada akhir tahun 2015 dan data penggunaan bahan jalan sampai 15 Juli 2016 sesuai jenis dan fungsinya Menyiapkan data persediaan bahan jalan sampai 15 Juli 2016 dan data penggunaan bahan jalan sampai 15 Juli 2016 sesuai jenis dan fungsinya dilaksanakan pada hari Rabu, tanggal 13 Juli s.d. Jum’at tanggal 15 Juli 2016 di Ruang Kerja Lantai III Bidang Peralatan dan Perbekalan berdasarkan Surat Tugas Nomor : 800/11704. Kegiatan ini dilaksanakan oleh Tim strasi dengan menyiapkan data persediaan bahan jalan pada akhir Desember 2015 sampai dengan bulan Juli 2016 sesuai

jenis

dan

fungsinya.

Capaian

hasil

kegiatan

“Tersedianya data bahan jalan yang sesuai jenis dan fungsinya”

Data dukung terlampir pada Lampiran 6a.

45

b. Penginputan data persediaan bahan jalan akhir tahun 2015 dan data penggunaan bahan jalan sampai 05 Agustus 2016 secara komputerisasi Penginputan data persediaan bahan jalan yang dilakukan dalam hal ini adalah data persediaan bahan jalan sampai tanggal 15 Juli 2015 dan dilanjutkan data penggunaan bahan jalan

sampai

05

Agustus

2016

secara

komputerisasi

dilaksanakan lebih cepat dari rencana yang semula tanggal 18 Juli 2016 menjadi tanggal 15 Juli 2016. Target input data ini dilakukan sampai dengan 05 Agustus 2016 oleh Tim istrasi

bertempat di Ruang Kerja Lantai III Bidang

Peralatan dan Perbekalan berdasarkan Surat Tugas Nomor : 800/11932 tanggal 14 Juli 2016. Kegiatan ini dilakukan dan terdapat 27 item bahan jalan sampai Capaian hasil kegiatan “Terlaksananya komputerisasi”

input

data

bahan

jalan

secara

46

Data dukung terlampir pada Lampiran 6b. 7. Melaksanakan monitoring dan evaluasi a. Rapat monitoring dan evaluasi Rapat monitoring dan evaluasi dilaksanakan pada hari Senin tanggal 01 Agustus 2016 di Ruang Rapat Lantai III Bidang Peralatan dan Perbekalan yang dihadiri oleh stakeholder internal dengan hasil rapat adalah bahwa tahapan milestone sudah tereksekusi semuanya selama 2 (dua) bulan dan perlu adanya

peningkatan

internet/wifi

dan

sarana printer.

seperti Capaian

komputer, jaringan hasil

“Terlaksananya rapat monitoring dan evaluasi”

Data dukung terlampir pada Lampiran 7a.

kegiatan

47

b. Memonitor dan mengevaluasi hasil kegiatan proyek perubahan Memonitor

dan

mengevaluasi

perubahan SISTEM

hasil

INFORMASI

BAHAN JALAN BERBASIS

IT

kegiatan

proyek

DATABASE LOGISTIK

mulai dari kegiatan awal

sampai kegiatan akhir berupa laporan. Capaian hasil kegiatan “Terlaksananya monitoring dan evaluasi hasil kegiatan proyek perubahan” Data dukung terlampir pada Lampiran 7b.

8.3. Perbandingan Sebelum dan Sesudah Proyek Perubahan No. 1.

Sebelum Proyek Perubahan Pencatatan persediaan dan penggunaan material bahan jalan semula masih menggunakan sistem manual dengan mencatat di buku kemudian memasukkan ke dalam excel.

2.

Dalam pemberian informasi transaksi baik persediaan maupun penggunaan harus dihitung dahulu dengan Ms. Excel sehingga memerlukan waktu yang lama

Setelah proyek Perubahan Pencatatan persediaan bahan dan penggunaan material bahan jalan telah menggunakan sistem aplikasi database jalan yang penulis namakan SI-LOBAJA (Sistem Informasi Logistik Bahan Jalan) Dalam waktu cepat kita bisa mengetahui jenis transaksi baik penggunaan maupun persediaan bahan jalan secara cepat dan akurat. Bahkan kita dapat mengetahui secara tepat dan cepat informasi transaksi dalam jangka waktu sesuai keinginan kita.

48

3.

Peran stakeholder internal sebagai contoh adalah Kepala UPTD dulunya tidak begitu aktif dalam hal permintaan material. Karena permohonannya biasanya dibuat dan ditulis oleh para pelaksana. k berkepentingan tanpa sepengetahuan mer

Peran aktif stakeholder internal makin tampak dengan aktif mencoba melakukan input data sendiri, yang mereka rasakan lebih mudah dan cepat.

Kepala UPTD Wilayah Barat

49

KeKepala UPTD Wilayah Selatan

4.

Penulisan permintaan/DO dibuat secara manual/ditulis tangan sehingga memerlukan waktu lama dan terkadang menjadi masalah ketika tulisan sulit dibaca. Untuk mengetahui transaksi penggunaannya harus dihitung dan disusun di Ms. Excel dengan waktu lama.

Penulisan permintaan/DO dengan aplikasi SI-LOBAJA ini lebih cepat, efektif dan efisien, karena sekali mengisi beberapa langkah pekerjaan dapat terselesaikan sekaligus yaitu surat permintaan/DO, transaksi penggunaan bahan jalan, sisa persediaan dan lain sebagainya.

8.4. Pembuktian Manfaat Proyek Perubahan bagi Kinerja Dinas Bina Marga Kota Semarang Dengan

adanya

proyek

perubahan

SISTEM

INFORMASI

DATABASE LOGISTIK BAHAN JALAN BERBASIS

IT , maka

manfaat yang dapat dibuktikan adalah : a.

Pelaksanaan pekerjaan menjadi lebih cepat dan efisien, karena surat permintaan/DO tercetak lebih awal. Sehingga pemesanan dan pengiriman material bahan jalan lebih cepat/ tidak terbuang lama karena menunggu surat permintaan selesai ditulis.

b. Pemberian informasi persediaan dan penggunaan bahan jalan dapat lebih cepat, akurat, transparan dan dapat dipertanggung jawabkan.

8.5.Pengalaman Kepemimpinan (Leadership Experience)

50

Pengalaman saya selama BT- II selama 2 (dua) bulan adalah sebagai berikut : Pengalaman baru selama 2 (dua) bulan memimpin Penyusunan Proyek SISTEM INFORMASI DATABASE LOGISTIK

BAHAN

JALAN

BERBASIS

IT,

kami

bisa

mengendalikan tim dan bisa memberikan motivasi agar kinerja tim tetap

solid

dan

konsisten.

Walaupun

dalam

pelaksanaan

mengeksekusi pentahapan yang ada di milestone terkendala dengan tugas-tugas rutin kedinasan, dan juga bertepatan bulan puasa, namun semua pentahapan yang ada di milestone dapat dilaksanakan penyusunan

dengan proyek

baik

dan

perubahan

yang

terlibat

dalam

tetap

berkomitmen

tim

untuk

melaksanakan kegiatan sesuai komitmen yang telah disepakati. Harapannya apa yang telah kami capai / hasilkan nantinya bisa menjadi acuan dan pedoman dalam bekerja. 9. PENYELESAIAN MASALAH DAN KENDALA Kendala 1. Keterbatasan waktu kerja personil karena kesibukan aktivitas tugas masing 2. Keterbatasan sarana

penunjang guna

penyelesaian proyek

perubahan. 3. Kompleksitas kepentingan tugas antara personil sehingga sulit digerakkan secara bersama-sama. Penyelesaian Masalah 1. Menyesuaikan dengan waktu luang mereka untuk melaksanakan kegiatan proyek perubahan. 2. Menggunakan sarana pribadi personil/project leader untuk menjalan kegiatan proyek perubahaan.

51

3. Melakukan komunikasi intensif serta motivasi antara personil dalam Tim.

10. KESIMPULAN DAN REKOMENDASI A. Kesimpulan Dari

gambaran

yang

telah

diuraikan

di

atas,

maka

kesimpulan yang dapat diambil adalah sebagai berikut : 1. Pelaksanaan

proyek

perubahan

sudah

dilaksanakan

meskipun terkendala tugas kedinasan dan bertepatan dengan waktu bulan puasa namun kendala tersebut dapat di atasi sehingga kegiatan dapat diselesaikan sesuai dengan kegiatan yang sudah direncanakan. 2. Pelaksanaan

proyek

perubahan

SISTEM

INFORMASI

DATABASE LOGISTIK BAHAN JALAN BERBASIS IT masih

terdapat beberapa permasalahan, diantaranya adalah : a. Belum tersedianya sistem aplikasi secara on line b. Sarana yang kurang memadai terutama komputer yang kondisinya kurang baik, Printer dotmatrix yang masih pinjam, Jaringan internet yang sering terganggu, kertas kontinues yang masih pinjam bidang lain.

B. Rekomendasi Dengan melihat kesimpulan yang telah dijelaskan, maka rekomendasi yang dapat kami sampaikan adalah sebagai berikut :

52

1. Berkoordinasi

dengan

bagian

sekretariat

untuk

mengusahakan pengadaan printer dan komputer, serta pengecekan dan perbaikan jaringan internet. 2. Menjalin hubungan yang baik dengan stakeholder baik pemerintah maupun non- pemerintah. 3. Melanjutkan sampai kegiatan jangka menengah dengan pembuatan sitem secara on-line terintegrasi dengan website www.semarangkota.go.id.

dan

jangka

panjang

berupa

penyempurnaan sistem aplikasi sesuai dengan kebutuhan dinas bina marga kota semarang.

11. LAMPIRAN

53

DAFTAR PUSTAKA

Literatur : Fatwadi, M. 2015a. Agenda Membangun Tim Efektif : Membangun Tim Efektif. Jakarta: Lembaga istrasi Negara Republik Indonesia. -------. 2015b. Agenda Membangun Tim Efektif : Koordinasi dan Kolaborasi.Jakarta: Lembaga istrasi Negara Republik Indonesia . Herawati, Lili. 2015. Agenda Proyek Perubahan : Merancang Proyek Perubahan.Jakarta:Lembaga istrasi Negara Republik Indonesia. Setiabudi.2015.Agenda Diagnostic Reading: Diagnostic Reading .Jakarta:Lembaga istrasi Negara Republik Indonesia. Suprapti, Wahyu. 2015. Agenda Inovasi Berpikir Kreatif dan Inovasi. Jakarta: Lembaga istrasi Negara Republik Indonesia.

Perundang-undangan : Pemerintah Republik Indonesia. 2004. Undang – Undang Nomor 38 Tahun 2004 tentang Jalan. Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 132. Sekretariat Negara. Jakarta. Pemerintah Kota Semarang. 2008. Peraturan Walikota Semarang Nomor 31 Tahun 2008 tentang Penjabaran Tugas dan Fungsi Dinas Bina Marga Kota Semarang. Berita Daerah Kota Semarang Tahun 2008 Nomor 31. Sekretariat Daerah. Semarang.

54

BIODATA PESERTA DIKLATPIM IV ANGKATAN LXVII

Nama

: Kustadi, ST.

Alamat

: Jl. Medoho Barat No. 24 Semarang

Tempat/Tgl. Lahir

: Magelang, 19 Januari 1971

Jabatan

: Kasi Bahan Jalan

Instansi

: Dinas Bina Marga Kota Semarang

Alamat Kantor

: Jl. Pemuda No. 148 Semarang

No. Telp. Kantor

: 024-3513366 Psw. 1297

Nama Isteri

: Santy Handayani, SE.

Nama Anak

: 1. Aditya Manung Pratama 2 Anindya Kumala Saraswati