Usulan Proyek Perubahan 515s60

FORMULIR USULAN PROYEK PERUBAHAN Nama: RENO PRAWIRA, S.STP, MA Jabatan: Sekretaris Kecamatan Siantan PESERTA DIKLATPIM III ANGKATAN IV TAHUN 2016 A. Latar Belakang Terwujudnya pelayanan publik yang berkualitas (prima) menjadi salah satu ciri tata pemerintahan yang baik (good governance). Kinerja pelayanan publik sangat besar pengaruhnya terhadap kualitas kehidupan masyarakat. Oleh karena itu membangun sistem manajemen pelayanan publik yang handal adalah keniscayaan bagi Daerah kalau mereka ingin meningkatkan kesejahteraan warganya. Untuk mewujudkan hal tersebut telah ditetapkan Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik, dimana pada Pasal 9 ayat (1) ditetapkan bahwa dalam rangka mempermudah penyelenggaraan berbagai bentuk pelayanan publik, dapat dilakukan penyelenggaraan sistem pelayanan terpadu. Sistem pelayanan terpadu sesungguhnya merupakan inovasi manajemen dalam rangka

mendekatkan,

mempermudah,

dan

mempercepat

pelayanan

terhadap

publik/masyarakat. Pemerintah telah mengeluarkan berbagai kebijakan sebagai tindak lanjut upaya untuk melaksanakan kegiatan pelayanan publik terpadu, antara lain Permendagri Nomor 24 Tahun 2006 tentang Pedoman Penyelenggaraan Pelayanan Terpadu Satu Pintu dengan tujuan meningkatkan kualitas dan memberikan akses yang lebih luas kepada masyarakat. Selanjutnya Pemerintah melalui Permendagri Nomor 4 Tahun 2010 tentang Pedoman Pelayanan istrasi Terpadu Kecamatan (PATEN) menetapkan bahwa seluruh Kecamatan telah menerapkan PATEN selambat-lambatnya pada tahun 2015. Pelayanan istrasi Terpadu Kecamatan (PATEN) merupakan inovasi manajemen dalam rangka mendekatkan, mempermudah, dan mempercepat pelayanan istrasi perizinan/non perizinan di tingkat Kecamatan. Berdasarkan Renstra Kecamatan Siantan Tahun 2015-2019 Visi Kantor Camat Siantan yaitu :“Terselenggaranya Tugas Umum Pemerintahan Yang Peofesional Dalam Mewujudkan Masyarakat Kecamatan Siantan Yang Sejahtra Dan Berkwalitas“ Untuk mewujudkan Visi Kantor Camat Siantan Kabupaten Pontianak, maka ditetapkan Misi sebagai berikut : 1. Meningkatkan produktifitas dan efesiensi penyelenggaraan pemerintahan guna 2. 1. 2.

meningkatkan pelayanan kepada masyarakat. Meningkatkan kwalitas kehidupan bermasyarakat. Adapun tujuan strategis Kantor Camat Siantan adalah sebagai berikut: Meningkatkan kwalitas pelayanan Aparatur kepada Masyarakat. Menciptakan lingkungan kehidupan Masyarakat yang sejahtera dan berkwalitas. Sedangkan sasaran strategis tersebut adalah sebagai berikut :

1. Meningkatkan kinerja Aparatur dalam mendukung kelancaran penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan serta meningkatkan kwalitas pelayanan publik 2. Meningkatnya peran serta masyarakat dalam memelihara keamanan dan ketertiban serta kesejahteraan sosial dan pemberdayaan masyarakat. Program adalah kumpulan kegiatan-kegiatan nyata, sistematis dan terpadu dalam rangka mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan. Program yang dilaksanakan Kecamatan Siantan adalah sebagai berikut : 1. Program Pelayanan istrasi Perkantoran, 2. Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur, 3. Program Peningkatan Disiplin Aparatur, 4. Program Peningkatan Kapasitas Sumber Daya Aparatur, 5. Program Peningkatan Pengembangan Sistem Peloparan Capaian Kinerja dan Keuangan.: 6. Program Peningkatan dan Pengembangan Pengelolaan Keuangan Daerah 7. Program Pembinaan dan Fasilitasi Pengelolaan Keuangan Desa 8. Program Peningkatan Pelayanan pada Tingkat Kecamatan. 9. Program Pembinaan Pemerintah Pembangunan dan Kemasyarakatan Kecamatan. 10. Program Pembinaan Kelembagaan Sosial Keagamaan. 11. Program Pengembangan Industri Kecil dan Menengah. Berdasarkan Peraturan Bupati Pontianak Nomor 46 Tahun 2010 tugas Sekretariat Kecamatan adalah membantu Camat dalam melaksanakan tugas penyelenggaraan pemerintahan dan memberikan pelayanan istrasi kepada seluruh perangkat/aparatur Kecamatan. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana tersebut,

Sekretariat Kecamatan

menyelenggarakan fungsi : a. Pengkoordinasian penyusunan rencana dan tugas-tugas Seksi; b. Pengelolaan istrasi keuangan; c. Pengelolaan istrasi kepegawaian, organisasi dan tatalaksana; d. Pengelolaan urusan umum, kearsipan dan kehumasan serta keprotokolan; e. Pengelolaan perlengkapan dan rumah tangga Kecamatan; f. Pengkoordinasian penyusunan bahan evaluasi, pengendalian dan pelaporan program kerja Kecamatan; g. Pengkoordinasian penyusunan laporan kinerja Kecamatan. h. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Camat. Terkait dengan penyelenggaraan PATEN berdasarkan Permendagri Nomor 4 Tahun 2010, bersama-sama Camat dan Kasi, Sekretaris Kecamatan adalah Pejabat Penyelenggara penatausahaan

PATEN.

Sekretaris

istrasi

Kecamatan

PATEN

dan

mempunyai merupakan

tugas

melakukan

penanggungjawab

kesekretariatan/ketatausahaan penyelenggaraan PATEN. Dalam menjalankan tugasnya tersebut Sekretaris Kecamatan bertanggungjawab kepada Camat. Jika dikaitkan dengan fungsi Sekretariat Kecamatan sebagaimana yang diatur dalam Peraturan Bupati Pontianak Nomor 46 Tahun 2010, maka fungsi yang terkait langsung dengan penyelenggaraan PATEN yaitu pada huruf a, c dan h. Di antara 3 fungsi

Sekretariat

Kecamatan

tersebut

yang

benar-benar

terkait

langsung

dengan

penyelenggaraan PATEN yaitu fungsi pada huruf c pengelolaan istrasi kepegawaian, organisasi dan tatalaksana. Penetapan ini dilakukan dengan pertimbangan bahwa untuk menyelenggarakan PATEN Kecamatan perlu menata aparatur, melaksanakan perorganisasian dan menyusun ketatalaksanaan sesuai ketentuan yang diatur dalam Permendagri Nomor 4 Tahun 2010. Untuk menyelenggarakan PATEN terdapat beberapa persyaratan yang harus dipenuhi para stakeholder PATEN, yaitu persyaratan substantif, istratif, dan teknis. Bila ketiga syarat itu dipenuhi, maka kecamatan itu dapat dapat menyelenggara PATEN. a. Persyaratan Substantif Persyaratan utama untuk menyelenggarakan PATEN adalah persyaratan substantif, yaitu adanya pendelegasian atau pelimpahan sebagian wewenang Bupati kepada camat. Wewenang yang dilimpahkan itu meliputi bidang perizinan dan non perizinan. Pelimpahan wewenang ini menjadi persyaratan substantif, karena tanpa itu, Hal ini diperjelas dengan Pertauran Pemerintah Nomor 19 Tahun 2008 tentang Kecamatan pada Pasal 15 ayat (2) yang menyatakan selain tugas umum pemerintahan, camat b.

melaksanakan kewenangan pemerintahan yang dilimpahkan oleh Bupati. Persyaratan istratif Persyaratan berikutnya untuk penyelenggaraan PATEN adalah syarat istratif, yaitu berupa standar pelayanan dan uraian tugas personil kecamatan. Standar pelayanan adalah tolok ukur yang dipergunakan sebagai pedoman penyelenggaraan dan acuan penilaian kualitas PATEN sebagai penyelenggara/pemberi layanan berkualitas , cepat, mudah, terjangkau, dan terukur. Standar pelayanan sekurangkurangnya berisi jenis-jenis pelayanan yang dilaksanakan kecamatan; persyaratan

c.

untuk mendapatkan pelayanan ; proses/prosedur pelayanan; Persyaratan Teknis Persyaratan lainnya untuk penyelenggaraan PATEN adalah persyaratan teknis, yang meliputi sarana prasarana dan pelaksana teknis PATEN. Sarana dan prasarana PATEN ini dapat dijelaskan sebagai berikut : 1) Tempat piket Tempat ini biasanya berupa meja yang berada di bagian depan atau bagian yang mudah terlihat dari kantor kecamatan. 2) Loket/meja pendaftaran Setiap kecamatan dapat memilih untuk menerapkan PATEN dengan menggunakan meja atau loket. dan disesuaikan dengan kondisi dan sarana yang tersedia. 3) Tempat pemrosesan berkas Di tempat ini berkas permohonan dan persyaratannya dipelajari dan dilakukan validasi oleh kepala seksi pelayanan atau seksi yang membidangi pelayanan. Setelah validasi, berkas dilanjutkan ke tempat pengolahan data dan informasi. 4) Tempat pengolahan data dan informasi

Berkas yang sudah divalidasi ini oleh petugas operator computer kemudian dicetak format dokumennya dan diberikan penomoran. 5) Tempat financial proses Dokumen yang sudah dicetak dan diberi nomor ini kemudian dikirim kembali ke kepala seksi pelayanan untuk dikoreksi dan diparaf. Setelah itu dokumen dilanjutkan ke sekretaris kecamatan (sekcam). Sekcam kemudian melakukan pemeriksaan akhir dan memberikan paraf persetujuan. Selanjutnya dokumen diserahkan ke Camat untuk ditandatangani. 6) Ruang tunggu Selama dokumen yang dimohonkan diproses, warga dapat menunggu di ruang tunggu. Ruang tunggu sebaiknya memiliki kursi dan perlengkapan lainnya. 7) Tempat penyerahan dokumen Setelah dokumen ditandatangani, maka dokumen dikirimkan ke tempat penyerahan dokumen untuk selanjutnya diserahkan ke warga 8) Tempat pembayaran Bila dokumen yang dimaksud memerlukan biaya atau tarif pelayanan, maka warga membayar di tempat pembayaran sesuai dengan jumlah yang sudah ditentukan standar pelayanan. biaya pelayanan ini dicatat pembayarannya. 9) Tempat penanganan pengaduan Bila dalam proses pelayanan, warga merasa tidak puas atas pelayanan yang diberikan oleh petugas PATEN, warga dapat menyampaikan pengaduannya, baik secara lisan maupun tertulis. 10) Perangkat pendukung lainnya Salah satu perangkat pendukung yang penting adalah Sistem informasi untuk memudahkan warga untuk mengetahui semua informasi di kecamatan. Berbagi informasi itu dapat berbentuk papan informasi, brosur, leaflet atau spanduk. Dalam pelaksanaan PATEN di Kecamatan Siantan terdapat beberapa permasalahan yang dapat digambarkan sebagai berikut : Kondisi saat ini a. Belum adanya kesamaan persepsi aparatur Kecamatan tentang penyelenggaraan PATEN b. Belum adanya penetapan Standar Pelayanan yang merupakan salah satu persyaratan penyelenggaraan PATEN c. Belum terpenuhinya sarana dan prasarana pendukung pelaksanaan PATEN d. Belum adanya sistem informasi PATEN Kondisi yang diharapkan a. Terbentuknya suatu pemahaman yang sama terhadap penyelenggaraan PATEN b. Ditetapkannya Standar Pelayanan Publik sesuai dengan ketentuan yang dituangkan ke dalam SK Camat. c. Peningkatan sarana dan pra sarana untuk memenuhi persyaratan penyelenggaraan PATEN sesuai dengan ketentuan d. Terwujudnya suatu sistem informasi PATEN untuk mempermudah masyarakat dalam pelayanan dan untuk pemantauan serta pelaporan.

Melihat adanya kesenjangan antara kondisi saat ini dengan kondisi yang diharapkan tersebut maka perubahan (inovasi) yang akan dilakukan adalah sebagai berikut: 1. Menyusun draft Standar Pelayanan Publik untuk kemudian dibahas dan ditetapkan menjadi Keputusan Camat sesuai ketentuan yang diatur dalam Permenpan-RB Nomor 15 Tahun 2014 tentang Pedoman Standar Pelayanan. 2. Melaksanakan penataan personil kecamatan dengan memperhatikan jumlah dan kompetensi guna memenuhi persyaratan teknis PATEN. 3. Melaksanakan penataan sarana prasarana sebagaimana yang diatur dalam Permendagri Nomor 4 Tahun 2010 untuk memenuhi persyaratan teknis PATEN. 4. Membentuk suatu sitem informasi dalam bentuk papan informasi, brosur, leaflet atau spanduk. B. Gagasan Perubahan Dari penjelasan yang dipaparkan pada Latar Belakang dapat tergambarkan permasalahan yang menjadi akan menjadi fokus target Proyek Perubahan, yaitu belum terpenuhinya sebagian kondisi yang dibutuhkan untuk penerapan PATEN di Kecamatan Siantan. Gagasan perubahan yang akan dilakukan yaitu berupa melaksanakan beberapa kegiatan untuk memberikan dukungan untuk Camat dalam memenuhi persyaratan istratif dan persyaratan teknis yang sebagiannya masih belum terwujud. Implementasi gagasan perubahan ini tetap mempedomani batas kewenangan serta tugas dan fungsi Sekretaris Kecamatan yang telah diatur dalam Permendagri Nomor 4 Tahun 2010 dan Peraturan Bupati Pontianak Nomor 46 Tahun 2010. C. Tujuan Perubahan Jangka Pendek: 1. Tersusunnya draft Standar Pelayanan Publik untuk kemudian ditetapkan menjadi Keputusan Camat. 2. Tertatanya personil yang sesuai dengan kompetensinya dan telah memahami tugas dan fungsinya guna memenuhi persyaratan teknis PATEN. 3. Mengoptimalkan sarana dan pra sarana yang ada untuk memenuhi persyaratan teknis PATEN sesuai dengan ketentuan. 4. Tersedianya sistem informasi PATEN yang sederhana namun dapat memberikan akses informasi pada masyarakat. Jangka Menengah : 1. Terwujudnya pelaksanaan PATEN yang semakin baik sesuai dengan standar yang ditetapkan. 2. Mewujudkan pemahaman yang semakin baik tentang ketatalaksanaan PATEN baik pada personil maupun masyarakat. 3. Meningkatnya sarana dan pra sarana yang semakin memudahkan pelayanan. 4. Tersedianya sistem informasi yang semakin baik sehingga memudahkan masyarakat dalam mengakses informasi.

Jangka Panjang : 1. 2. 3. 4. 5.

Meningkatnya cakupan jenis pelayanan dan kualitas pelayanan yang sesuai standar. Terbentuknya suatu unit/ seksi khusus yang menangani pelayanan PATEN. Tersedianya sarana dan pra sarana yang modern. Terbentuknya sistem informasi secara offline dan online yang dikelola secara professional. Terlaksananya sistem pengendalian dan evaluasi yang integral untuk menjaga kualitas pelayanan PATEN. D. Manfaat Perubahan Jangka Pendek :

1. Terwujudnya pelayanan PATEN di Kecamatan. 2. Terwujudnya kejelasan jenis dan alur pelayanan yang diberikan. Jangka menengah : 1. Meningkatnya kualitas personil dan kualitas layanan PATEN 2. Meningkatnya kualitas sarana pra sarana pendukung PATEN. Jangka panjang : 1. Meningkatnya jenis dan kualitas layanan PATEN 2. Terwujudnya sistem pengendalian dan pelaporan yang memudahkan pengontrolan kualitas dan pemantauan. E. Ruang Lingkup Perubahan Jangka Pendek : 1. Menyusun draft Standar Pelayanan Publik dan mengadakan rapat pembahasannya. 2. Menata personil untuk ditugaskan pada loket pelayanan. 3. Menginventarisasi sarana dan pra sarana yang ada untuk dioptimalkan agar dapat mendukung penyelenggaraan PATEN. 4. Membuat spanduk atau banner yang menjelaskan jenis, alur dan prosedur pelayanan. Jangka Menengah : 1. Meningkatkan kualitas personil melalui BIMTEK PATEN bekerjasama dengan stakeholder terkait 2. Meningkatkan sarana dan pra sarana pendukung penyelenggaraan PATEN. Jangka Panjang : 1. Mengadakan evaluasi terhadap Standar Pelayanan Publik, SOP dan penyelenggaraan PATEN secara umum. 2. Membuat sistem informasi baik secara fisik, digital maupun online. 3. Peningkatkan sistem pengendalian mutu dan pelaporan. 4. Mewujudkan ruang pelayanan yang representatif. Jungkat, 26 Agustus 2016 Disetujui Atasan Langsung peserta,

Peserta Diklat,

Drs. ISKANDAR NIP. 19710812 199202 1 002

RENO PRAWIRA, S.STP, MA NIP. 19801015 199912 1 001