1. Definición Y Tipos De Política Empresarial 1n1p4i

Políticas Empresariales 1. Introducción La política. La política se refiere al arte, doctrina u opinión referente a los estados o a los asuntos públicos, es decir, el arte o ciencia del gobierno de un grupo humano de cualquier naturaleza, ya sea una ciudad, un país o en este caso específico, de una organización. La política es el ejercicio del poder que indaga un fin trascendente, ya que causa la participación ciudadana y que cuenta con la capacidad de distribuir y ejecutar el poder según sea necesario para así originar el bien común, de igual manera este principio aplica a las empresas, donde las políticas buscan por medio de directrices orientar la acción de las estrategias para el logro de los objetivos, donde se busca la toma de decisiones participativa, donde cada una de las áreas funcionales contribuya con los procesos de planificación y consecución de los objetivos, aportando ideas y sugerencias sobre nuevas formas de hacer las cosas, todos orientados hacia las perspectivas de satisfacción del cliente. Por definición la política es una actividad orientada en forma ideológica a la toma de decisiones de un grupo para alcanzar ciertos objetivos. Para redactar la política de calidad de una empresa es necesario considerar cuatro pasos fundamentales. 1) La empresa debe presentarse dejando claro su dirección en los objetivos de calidad 2) Se debe dejar claro cómo entiende la empresa la calidad y los objetivos que pretende alcanzar 3) Especificar como actúa la empresa para conseguir la calidad 4) Menciona como difunde la política y su aceptación para ella misma y terceros Para que la política de una empresa sea efectiva: 1) Involucrar a los altos ejecutivos así como a los trabajadores a cargo de realizar el trabajo al que se dedica la empresa en su realización 2) Debe ser relevante con las necesidades reales del lugar de trabajo y no ser copiada de otro lugar de trabajo. 3) Ser aceptada y darle la misma importancia que el trabajo en si 4) Ser consistente con los objetivos de operación de manera eficiente y predecible del lugar de trabajo. 5) Debe de ser comunicada a todos los trabajadores La política de calidad se debe redactar pues la norma ISO 9001 en el punto 4.2.1 inciso a) así lo estipula. Tener definida una política adecuada es esencial para el buen funcionamiento de las organizaciones, ya sea tanto porque alinea y marca las “reglas del juego” para todos sus directivos y empleados, como porque es un documento exigido al implantar numerosas normas como la ISO9001 (Calidad), la ISO14001 (Medio ambiente) y OHSAS18001 (Seguridad y salud). Es por ello, que en este artículo vamos a explicar todo lo que necesitas saber para entender y crear una política de empresa.

1

2. Definición de Política empresarial La política de una organización es una declaración de principios generales que la empresa u organización se compromete a cumplir. En ella se dan una serie de reglas y directrices básicas acerca del comportamiento que se espera de sus empleados y fija las bases sobre cómo se desarrollarán los demás documentos (manuales, procedimientos…) de la empresa. La Política Empresarial es aquella directriz o criterio de acción elegida como guía en el proceso de toma de decisiones al poner en práctica o ejecutar las estrategias, programas y proyectos específicos del nivel institucional. Entonces la política empresarial plantea cómo quiere hacer las cosas la organización. Una buena política no debe de ocupar más de una o dos páginas y no debe incluir detalles. Simplemente se deben enumerar las líneas generales que definen la filosofía de la empresa, como pueden ser por ejemplo el compromiso de cumplir la legislación, la voluntad de crear un buen ambiente de trabajo, la implantación de sistemas de mejora continua, la definición de objetivos ambiciosos, la necesidad de gestionar las actividades por procesos y de hacer caso a los procedimientos, la expectativa de minimizar el impacto ambiental mediante una buena gestión de los recursos, etc. Una vez creada la política, ésta debe quedar documentada y ser incluida en el Manual de Calidad o en el Manual Gestión Integral de la empresa. Además, la política debe ser distribuida y conocida por los empleados, debe ser implementada y servir como punto de partida a la hora de redactar el resto de documentos de la compañía. Por ejemplo, si en la política se habla del “cumplimiento de la legislación”, el resto de los procedimientos deben poner énfasis en que esto se cumple, de otro modo estarían incumpliendo ese principio marcado por la empresa. 3. Características de las políticas empresariales Para que las políticas dentro de la empresa tengan los resultados deseados deben cumplir con ciertos requisitos:  Estabilidad: Se debe evitar los frecuentes cambios de criterio teniendo una orientación clara para los ejecutores.  Flexibilidad: Se debe contar con esta característica, para adaptarse a las necesidades que demanden su modificación. Es de mayor importancia lograr los objetivos que el cumplimiento estricto de una política.  Inteligibilidad: Esto señala que la política debe ser clara, para evitar las malas interpretaciones de los diferentes individuos que integran la organización.  Practicabilidad: El personal de la organización debe advertir que la política fijada responde a las necesidades que están viviéndose.  Sinceridad: Al no haber sinceridad en las personas que dictan las políticas, no solamente desprestigia la orden sino la autoridad de quien la dicta, además si las acciones cotidianas 2

contradicen las declaraciones, los de la organización perciben esa desigualdad y esto causa irritación y frustraciones. 4. Tipos de Políticas Existen varios tipos de política en función de su alcance:  Políticas generales: Son políticas que alcanzan a toda la organización y marcan sus líneas generales. Deben ser conocidas por todos y servir de guía. Una buena política general deberá ser acorde con la estrategia fijada por la empresa y servir de referencia para la elaboración del resto de políticas departamentales y específicas.  Políticas departamentales: Son los principios a seguir de cada departamento o servicio. Las más comunes son la Política de Calidad donde se fijan los principios y objetivos de calidad a alcanzar, la Política Medioambiental donde se habla de ser responsable, gestionar y minimizar el impacto ambiental y la Política de Prevención de Riesgos Laborales (PRL) o de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) donde se habla de conseguir condiciones de trabajo dignas y minimizar los riesgos de accidentes. Otras políticas menos frecuentes, pero también presentes en algunos sectores, son la Política sobre Responsabilidad Social Corporativa, la Política de Seguridad Física, la Política de Gestión de Cambios, o de gestión de la información y del conocimiento.  Políticas específicas: Este último tipo de políticas son principios fijados para actividades y proyectos concretos hechos a medida de los mismos. 5. Objetivos y ventajas de las políticas empresariales 1. El primer propósito de las políticas es proporcionar una estructura unificada a los planes de acción, dejando a un lado análisis y procesos repetitivos y de la misma manera facilitando la delegación y el control de los mismos. Ya que en una gran empresa, donde por razones de calidad es necesario estandarizar la producción y los procesos es necesario contar con directrices que guíen las acciones de cada empleado, sin la necesidad de consultar permanentemente a los supervisores para saber si está obteniendo los resultados deseados, por lo tanto las políticas cobran especial valor en todo tipo de empresas tanto grandes como pequeñas. Siendo todo guiado por las políticas así también se hace mucho más fácil llevar a cabo las fases de control de los procesos y la verificación de resultados para la autorregulación y mejoramiento del mismo. 2. El segundo propósito es de generar el criterio dentro de ciertos límites, los cuales son definidos por la política y por el nivel istrativo de quien tome la decisión, por ejemplo, en un punto de venta es preciso que los vendedores estén en capacidad de saber las políticas organizacionales de tal manera que le permitan tomar decisiones acertadas en cualquier momento aún sin la ayuda de superiores, pero dentro de los parámetros establecidos, y si se presenta un comprador de grandes volúmenes esté en la capacidad y el criterio certero de saber qué tipo de descuento manejar para aprovechar la venta y a la vez beneficiar las utilidades de la empresa. Este punto es muy significativo ya que en una empresa donde no se refiera con políticas claras y altamente difundidas se inciden en costos por pérdida de tiempo y dinero, debido a la falta de criterio para tomar decisiones en momentos importantes. 3. El tercero es por lo tanto la toma de decisiones a todo nivel organizacional, teniendo en cuenta que el éxito de las empresas es dependiente de la toma de decisiones en todos los aspectos tanto rutinarios como esporádicos que se presenten, y que una decisión mal tomada puede depender la permanencia de la empresa en el mercado, ya que una decisión traslada a 3

otra nueva decisión, y un error implica controles correctivos, los cuales por lo general son mucho más costosos que los controles preventivos, el costo se refiere a costo de personal, costo de recursos financieros, recursos físicos y costo en tiempo. 6. Ubicación de las políticas empresariales La dimensión corporativa fundamenta el diseño de la política empresarial, es decir a la construcción de los criterios y normas por las cuales se guían los procesos en la organización. Todos los conocimientos de las ciencias istrativas así como la disponibilidad de habilidades y competencias para el aprendizaje organizacional, en el manejo de la dirección de la empresa, son de gran utilidad para la definición de las políticas empresariales. Toda política empresarial yace en la definición de la organización, es decir en su filosofía organizacional, en su cultura organizacional y en su estrategia gerencial, ya son el punto de partida para que la política empresarial pueda generar los criterios para la gestión de la empresa, que permitan tomar acertadamente las decisiones a todo nivel. 7. Elementos para la definición de las políticas empresariales Se deben contar con elementos importantes para la definición de estas políticas empresariales: 1. Objetivos de la empresa. Fluyen mediante la aplicación de criterios de racionalidad y análisis para la proyección de los resultados a alcanzar. Esto posibilitando encontrar un consenso entre los objetivos organizacionales y los objetivos individuales, orientada hacia la toma de decisiones. 2. Recursos de la empresa. Se orientan hacia la racionalidad y recursividad de los mismos, buscando su eficacia para lograr los objetivos y metas planteadas, por medio de la asignación eficiente de los recursos. 3. Los principios y valores organizacionales. Llevando a cabo la gestión organizacional hacia el logro eficiente de sus objetivos teniendo en cuenta la aplicación de valores éticos y sociales con el menor costo de gestión social tanto al interior como al exterior de la organización. 8. Variables internas de política empresarial El fin de emprender el análisis de las variables internas que inciden en la política empresarial, en esta ocasión se tomarán las variables generales del análisis DOFA, como son las fortalezas y las debilidades. Cuando de emprender el estudio de la viabilidad de las políticas de una organización, por lo tanto dentro de las dos variables generales internas, se puede tener en cuenta los siguientes aspectos. Análisis de Recursos: Representa el Capital, recursos humanos, sistemas de información, activos fijos, activos no tangibles. Análisis de Actividades: Recursos gerenciales, recursos estratégicos, creatividad Análisis de Riesgos: con relación a los recursos y a las actividades de la empresa. Análisis de Portafolio: Representa la contribución consolidada variadas actividades de la organización. Existen otros aspectos en el análisis de las variables internas, se pueden mencionar: los procesos y procedimientos generales tanto de las áreas productivas, como de ventas y 4

istrativa; adicional de los elementos de planeación, mecanismos de control, estilos de dirección, y por otro lado los aspectos de infraestructura física y tecnológica, y por último aspectos generales como imagen y cultura corporativa, posicionamiento de productos y servicios. 9. Variables externas de política empresarial Un análisis de las variables externas de la organización, requiere las oportunidades y amenazas de la matriz DOFA, donde las oportunidades organizacionales se encuentran en aquellas áreas que podrían generar muy altos desempeños y las amenazas organizacionales están en aquellas áreas donde la empresa encuentra dificultad para alcanzar altos niveles de desempeño.  Al realizarse un diagnóstico del sector externo se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:  Análisis del Entorno. Estructura de su industria (Proveedores, canales de distribución, clientes, mercados, competidores).  Grupos de interés  Gobierno, instituciones públicas, sindicatos, gremios, accionistas, comunidad.  El entorno visto en forma más amplia  Aspectos demográficos, políticos, legislativos, etc. 10. Fines de la política empresarial Toda política debe contribuir a los objetivos de la empresa. Si no cumple con este requerimiento, la política empresarial debe revaluarse. En las empresas se tiende por lo general a establecer los objetivos, dejando de lado el establecimiento de las políticas organizacionales, ocasionando ambigüedades y falta de claridad en los cursos de acción de las operaciones. En otras organizaciones a pesar de tener diseñadas las políticas empresariales están no son objeto de un análisis periódico, para generar su rediseño, ya en momento coyunturales de importantes transformaciones, las políticas diseñadas tiempo atrás pueden ir en contra de los fines que se han establecido para atender las ultimas demandas del mercado. Las políticas de la empresa deben ser consistentes. Es decir que no se contradigan entre sí. Este punto se da por lo general en organizaciones, la istración y la dirección no está claramente definida, y con las transformaciones hechas en estos cargos, se acuerdan políticas empresariales que contradicen las políticas ya establecidas previamente, así también cuando se manejan diferentes intereses por parte de las directivas de la organización y cuando no se ha unificado los criterios de misión y visión organizacional. La política empresarial debe ser flexible. Para acomodarse a las últimas circunstancias. La flexibilidad de las políticas organizacionales es una de sus características primordiales, lo cual la difiere de las normas y las reglas, de tal forma que puedan responder a los cambios del entorno sin ir en contra de la productividad y la competitividad empresariales. Las políticas empresariales deben presentarse por escrito. Para impedir tergiversaciones y subjetividades en su comprensión. La política empresarial debe ser explicita. Garantizándose de que se expliquen claramente sus componentes, donde el de la organización se asegure de que sus subordinados saben e interpretan adecuadamente el sentido de las políticas. Toda política se debe controlar. Sabiendo que las circunstancias varían y en estos cambios las políticas pueden producirse contraproducentes. 5

11. Ejemplo de Política empresarial Los servicios de calidad están estrechamente vinculados con la responsabilidad, compromiso y seguridad en todos nuestros trabajos, por ello promovemos lo siguiente:  Cumplir los estándares de calidad en todas las obras comprende un compromiso ético con los clientes  Seleccionar correctamente su personal profesional, técnico, para garantizar los más altos niveles de calidad en la ejecución de sus trabajos  Instituir la capacitación, motivación del personal, innovación de métodos de trabajo en forma permanente en todas las empresas del grupo  Considerar la seguridad del personal como el valor máximo de nuestra organización.  Considerar la Calidad de equipos, renovación y mantenimiento permanente de los mismos como factor fundamental en toda operación. 12. Manual, tipos e importancia de los manuales de políticas DEFINICIÓN DE MANUAL DE POLÍTICAS: Es un documento que tiene como propósito fundamental integrar en forma ordenada las normas y actividades que se deben realizar para que se opere de acuerdo a las necesidades de la empresa, además de proporcionar elementos de apoyo en la toma de decisiones y servir de guía en la inducción de nuevos empleados. Incluye las intenciones o acciones generales de la istración, Establecen líneas de guía, un marco dentro del cual el personal operativo pueda obrar para balancear las actividades y objetivos de la dirección. OBJETIVO DEL MANUAL DE POLÍTICAS:  Presentar una visión de conjunto de la organización para su adecuada organización.  Precisar expresiones generales para llevar a cabo acciones que deben realizarse en cada unidad istrativa.  Ser instrumento útil para la orientación e información al personal.  Facilitar la descentralización, al suministrar a los niveles intermedios lineamientos claros a ser seguidos en la toma de decisiones.  Servir de base para una constante y efectiva revisión istrativa. IMPORTANCIA DEL MANUAL DE POLÍTICAS: Su importancia radica en que representa un recurso técnico para ayudar a la orientación del personal y también ayuda a declarar políticas y procedimientos, o proporcionar soluciones rápidas a los malos entendimientos y a mostrar cómo puede contribuir el empleado al logro de los objetivos del organismo. Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos istrativos o con el procedimiento mismo. También ayuda a los es a no repetir la información o instrucciones. VENTAJAS DE LOS MANUALES DE POLÍTICAS: Se proporciona un marco de acción dentro del cual el puede operar libremente.  Las políticas escritas ayudan a asegurar un trato equitativo para todos los empleados.  Las políticas escritas generan seguridad de comunicación interna en todos los niveles. 

6

 



El manual de políticas es fuente de conocimiento inicial, rápido y claro, para ubicar en su puesto nuevos empleados. Este tipo de manuales ayuda a la ejecución correcta de todas y cada una de las actividades, procurando uniformar el trabajo, además de que facilita la operación de las actividades a fin de hacer eficiente un proceso. Permite a las personas que lo leen obtener elementos para desarrollar de mejor manera sus actividades dentro de la empresa, de acuerdo a sus políticas, y presenta una alternativa para la empresa que desea optimar sus actividades.

TIPOS DE MANUALES DE POLÍTICAS:  Manuales Generales de Políticas: Son políticas que alcanzan a toda la organización y marcan sus líneas generales. Deben ser conocidas por todos y servir de guía. Una buena política general deberá ser acorde con la estrategia fijada por la empresa y servir de referencia para la elaboración del resto de políticas departamentales y específicas  Manuales específicos de Políticas: Son los principios a seguir de cada departamento o servicio. Un ejemplo es la Política de Calidad donde se fijan los principios y objetivos de calidad a alcanzar, además es la más común en la mayoría de las empresas. CONTENIDO DEL MANUAL DE POLÍTICAS. Un manual no debe contener más que los apartados estrictamente necesarios para alcanzar los objetivos del manual previstos y mantener los controles indispensables  Introducción: Tiene como propósito explicar al del manual lo que es el documento, que se pretende cumplir a través de él, su alcance, como usar este manual y cuando se harán las revisiones y actualizaciones.  Índice: Es una lista de aportaciones en el manual, relación de los capítulos y páginas correspondientes que forman parte del documento  Objetivos: Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores de auditoria; la evaluación del control interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se está realizando adecuadamente  Alcance: Debe enfocarse a una explicación breve sobre la que abarca el manual de políticas.  Revisiones y recomendaciones: Indica con quien debe hacerse o para señalar cambios o correcciones, o hacer recomendaciones respecto al manual de políticas.  Organigrama: En este apartado se representara gráficamente la estructura orgánica que se pretende en las políticas.  Declaraciones de Políticas: En este apartado se deberán presentar por escrito, de manera narrativa las políticas por cada una de las unidades istrativas de que se trate. DESARROLLO DE POLÍTICAS. Para llevar a cabo la declaración de políticas se sugiere el siguiente método: 1. Formular una lista de políticas, por función operacional (Finanzas, personal, auditoria interna, etc.), aplicable al organismo social que se trate. 2. Discutir la lista de políticas con los responsables de cada función operacional para:  Determinar una lista de las políticas que realmente se requieren definir.  Precisar los límites a que llegarán las políticas. 7

   

Determinar una prioridad de políticas para ser desarrolladas. Presentar un borrador de las políticas y discutirlas con los responsables del departamento correspondiente para su aceptación o modificación respectiva. Aprobación de las políticas por la dirección superior. Integrar las políticas al manual conforme éstas vayan siendo aprobadas.

DESCRIPCION NARRATIVA DE LAS POLITICAS 1. Propósito: Describir de manera general y concisa el fin que se pretende lograr con el establecimiento de una política. 2. Definición: Precisar los conceptos básicos que se invocan en la política. 3. Contenido: Describir en orden numérico y de acuerdo a su importancia los lineamientos específicos necesarios para la aplicación de la política. 4. Responsables de su observación: Enunciar la(s) unidades orgánicas que deben observar las prácticas de la política. PREPARACION DEL MANUAL El paso inicial para preparar un "Manual de políticas". Es determinar lo que se desea lograr. Una vez determinados los objetivos, habrá que ponerlos por escrito; cada tipo de manual tiene sus razones de ser, Además todos los manuales istrativos tienen un propósito en común: "Obtener mejores resultados". Posteriormente se iniciará la elaboración en sí del manual, iniciándose el procesamiento de la información, es decir; la integración propiamente de proceso de elaboración. PREPARACION DE UN BORRADOR DEL MANUAL. La elaboración de este borrador se debe poner a consideración de la alta istración, de los jefes de departamento y eventualmente de algunos empleados clave. Este borrador debe ser cuidadosamente revisado, a fin de introducir las eventuales modificaciones. Se deben tener en cuenta las palabras o términos de carácter técnico que se emplean en el manual, las cuales, por su significado o grado de especialización requieren de mayor información o ampliación de su significado. ELABORACION DEL MANUAL Para la elaboración del manual es muy importante uniformar criterios tanto en la terminología como en la presentación de la información, con el propósito de que se mantengan un sentido de continuidad y de unidad. Pueden surgir durante la elaboración de manuales de políticas algunas dificultades al determinarse políticas y normas en forma escrita, ya que intereses particulares pueden producir resistencias o desinterés por determinar con éxito dichos manuales. Algunas de las políticas que tratan con los niveles jerárquicos intermedios o inferiores son formuladas comúnmente por los jefes en sus respectivas áreas. Formato: Para lograr un eficiente manual de políticas que ayude a llevar a cabo el trabajo istrativo, conviene analizar con cuidado el "formato" con el que debe presentarse cada manual, ya que de ello depende en gran medida la facilidad de lectura, consulta y estudio. Además de permitir hacer referencias rápidas y precisas e inspirar confianza por su apariencia y orden. 8

Numeración De Páginas. Después de seleccionar el formato, hay que decir cómo numerar las páginas. Existen tres métodos para numerar las páginas del manual de políticas y son: a) Numeración consecutiva de páginas. Es el método más sencillo, pero también el menos flexible. En éste método las páginas se numeran en orden consecutivo a partir del número 1. b) Numeración de páginas por secciones. Consiste en que, las páginas de cada una de las secciones se numeran consecutivamente y cada número de página va precedido por el de la sección y un guión. Encabezamiento De Páginas.: Consiste en establecer una zona especialmente demarcada en la parte superior de cada página y que contiene cierta información básica, como el título de la política, número de control, unidad orgánica, fecha de elaboración y vigencia, etc. AUTORIZACION DEL MANUAL Una vez elaborado el manual de políticas y para poder facilitar su implantación, se recomienda que sea autorizado por quienes intervienen:  Por la alta istración, para darle la formalidad y el apoyo necesario.  Del responsable de la unidad istrativa que intervino en el proceso de que se trate, para asegurar su conformidad con la exactitud de su contenido.  De la unidad responsable de la elaboración de manuales istrativos, si la hay, o del grupo de técnicos en su caso. DISTRIBUCION CONTROL DEL MANUAL. La "Distribución" del manual de políticas es un aspecto delicado, especialmente en organismos grandes. Conviene aclarar que un manual no debe ser distribuido íntegramente a todos los del organismo. En particular basta con que el personal subalterno reciba únicamente las instrucciones sobre las políticas que debe observar. Sólo los es, ejecutivos y los jefes de departamento, pueden recibir las ediciones completas. HOJA DE APROBACION La indicación de haber sido dada la aprobación al manual de políticas por parte de los órganos competentes es uno de los elementos que deben siempre aparecer en el manual. REVISIONES Y ACTUALIZACIONES. Las políticas se hacen anticuadas y para mantener su efectividad, deben ser revisadas periódicamente en forma sistemática para ser reacomodadas y vueltas a enunciar, de acuerdo con las oportunidades y condiciones existentes. . Actualizaciones Irregulares: Consiste en llevar a cabo actualizaciones de acuerdo a las necesidades (cambio de alguna política, eliminación, reestructuración, etc.). Actualizaciones Regulares: Consiste en establecer un programa de actualizaciones periódicas. Cuando menos una vez al año y, si los apartados cambian con rapidez. Será necesario efectuar esas revisiones dos veces al año.

9