Atributos De Los Sistemas 46513d

1.8 Atributos de los sistemas. En la composición de un sistema, al identificar su comportamiento y sus relaciones con el medio ambiente, es necesario que el sistema reúna las siguientes características: a) Retroalimentación. Es la información que continuamente recibe el sistema de su ambiente, la cual permite al sistema realizar su propio reajuste. La retroalimentación indica al sistema la desviación que pudiera existir en su camino hacia la satisfacción del objetivo. E. Retroalimentación. Todo sistema que se encuentra en la naturaleza cuenta con mecanismos autorregulables que permiten que el sistema no muera y que se mantenga funcionando aceptablemente. La detección de la dosificación de recursos y de las acciones necesarias para que el sistema funcione normalmente permite que el sistema se mantenga informado pues al detectar las fallas que puedan perjudicarlo, puede reactivar acciones que le permitan continuar su existencia.

Atenas

a) Sistemas artificiales, mecánicos o no vivientes Son creados por el hombre, son sistemas adaptables reaccionan ante los cambios ambientales , teniendo en cuenta la finalidad para la que fueron diseñados. Ejemplos de estos sistemas son los sistemas políticos, de captación de recursos, sistemas sociales, sistemas istrativos, sistemas formales planeados y controlados y los informales o espontáneos. B. Medio ambiente del sistema. El medio ambiente son las restricciones fijas del sistema, lo que le circunda en donde se encuentra inmerso es decir su entorno. El contexto en donde se encuentra el sistema y que permite la identificación de sus límites. La formulación actual del concepto de sistemas tiene su origen en las formulaciones de la Teoría General de los Sistemas realizadas, durante la década de 1950, por el biólogo

Ludwig von Bertalanffy. Su teoría parte del hecho de que la mayoría de los objetos de la física, de la astronomía, de la biología, de la sociología formaban sistemas, es decir conjuntos de partes diversas que constituyen un todo organizado. Esta idea, el todo es más que el conjunto de las partes que lo componen, ya había sido desarrollada en el pasado y sus orígenes pueden reconocerse desde 1600. A partir de las formulaciones iniciales, y complementada con los aportes de la cibernética, la teoría de von Bertalanffy se ha desarrollado ampliamente y se ha transformado en una metateoría, que permite aplicaciones particulares a las ciencias sociales, iniciadas entre otros por Talcott Parsons y Buckley, y en el campo de la istración, por Chester Barnard.. Kast y Rosenzweig en istración de Organizaciones (Edit. Mc Graw Hill) expresan: La teoría general de los sistemas constituye una base para el entendimiento e integración del conocimiento de una amplia variedad de campos de gran especialización. En el pasado, el conocimiento tradicional se desarrolló a través de líneas bien definidas. Bertalanffy sugiere que los distintos campos de la ciencia moderna han tenido una evolución continua hacia un paralelismo de ideas. Este paralelismo permite formular y desarrollar principios, que sustentan a los sistemas en general. “En la ciencia moderna, la interacción dinámica es el problema básico en todos los campos y se tendrán que formular los principios generales en una Teoría General de los Sistemas”. La teoría general de sistemas suministra el amplio enfoque macroscópico desde el cual se pueden ver a todos los tipos de sistemas. “Así ha nacido la teoría de los sistemas; intentos por desarrollar principios científicos que ayuden a comprender los sistemas dinámicos que tienen un alto grado de interacción. Desde esta perspectiva es posible reconocer tres niveles de análisis para llegar a nuestro objeto de estudio: La aplicación de la teoría de sistemas en el ámbito de la istración permitió a diversos autores generar herramientas para conocer, analizar y explicar los componentes, funcionamiento y relaciones que integran las organizaciones. También, ayudó a diseñar o rediseñar a las organizaciones y a comprender y orientar el modo en que éstas se gestionan, istran, dirigen o conducen. La aplicación de la teoría general de los sistemas permite otra aplicación, que es la que se resume a continuación “Al considerar los distintos tipos de sistemas del universo, Kenneth Boulding proporciona una clasificación útil de los sistemas que establece los siguientes 9 niveles jerárquicos: 1. El primer nivel es el de la estructura estática. Se le puede llamar el nivel de los marcos de referencia, por ejemplo, la anatomía del universo. 2. El siguiente nivel es el sistema dinámico simple que considera movimientos necesarios y predeterminados. Se puede denominar Reloj de Trabajo o de los movimientos regulares. 3. El tercer nivel es un sistema cibernético caracterizado por mecanismos de control y

de retroalimentación automáticos, para el que puede usarse el nombre de “nivel termostato”. Elsistema es autorregulable para mantener su equilibrio. 4. El cuarto nivel es el de sistema abierto o autoestructurado; se acerca a los organismos vivos y los contiene. Es una estructura autosustentable (que se automantiene) y es el nivel en que la vida empieza a diferenciarse de la no vida o inanimación. Es el “nivel de la célula”. Exhiben capacidad de rejuvenecimiento, crecimiento y reproducción. 5. El quinto es el nivel genético-social. Su tipo es la planta y abarca el mundo empírico de los botánicos. Es el nivel de la “sociedad celular”, caracterizado por la división del trabajo entre células. 6. Sigue el nivel animal o del “sistema animal”. Se caracteriza por su creciente movilidad, comportamiento teleológico (evidencia del comportamiento orientado hacia objetivo o metas) y su percepción de sí mismo. 7. Este es el “nivel humano”, que es el del ser individual, considerado como un sistema con conciencia y habilidad para utilizar el lenguaje y los símbolos. La mayor diferencia entre este nivel y el animal es que el hombre tiene conciencia de sí mismo no sólo percepción. Es decir, es el nivel de interpretación simbólica y de comunicación de ideas. 8. Este es el nivel del “sistema social o sistema de las organizaciones sociales o humanas”. En la organización social, la unidad importante no es el ser humano per se sino la función organizacional que asume la persona. Considera el contenido y significado de los mensajes, la naturaleza y dimensión del sistema de valores, la transcripción de imágenes en registros históricos, sutiles simbolizaciones artísticas, música, poesía y la compleja gama de emociones humanas. 9. Los sistemas trascendentales completan los niveles de clasificación. Estos comprenden “verdades últimas y absolutas e inescapables o ineludibles y desconocidos o incognoscibles en su esencia”. Estos también presentan estructuras sistemáticas e interrelaciones. Los primeros tres niveles de esta jerarquía se pueden clasificar como sistemas físicos omecánicos y proporcionan las bases para el conocimiento en las ciencias físicas como la propia Física o la Astronomía. El cuarto, quinto y sexto se refieren a los estudios biológicos y tienen interés para los biólogos, botánicos y zoólogos. Los tres últimos niveles se relacionan con los sistemas humanos y sociales y son los que se refieren a las ciencias sociales así como las artes, humanidades y religión. La teoría general de sistemas constituye una base para el entendimiento e integración del conocimiento de una amplia variedad de campos de gran especialización. Mediante la determinación de universales comunes a todos los niveles de organización, este enfoque del estudio de los sistemas ofrece sugestivas posibilidades a la istración. Por ejemplo, puede arrojarse bastante luz sobre los sistemas sociales si es posible hallar elementos estructuralmente análogos en sistemas más simples. Por lo común, es más fácil estudiar lo menos complejo, y generalizar, para incluir lo más complejo. Digamos, a propósito, que los sistemas cibernéticos tienen características que parecen similares a los fenómenos de retroacción, regulación y control de las

organizaciones humanas. De tal suerte, ciertas facetas de los modelos cibernéticos pueden generalizarse para incluir a las organizaciones humanas. Sin embargo, las analogías mal fundadas encierran considerable riesgo. Las semejanzas superficiales entre los sistemas más simples y los sistemas sociales son evidentes por doquier. Pero, por ejemplo, las sociedades de hormigas, basadas en instintos, no aportan información valiosa para comprender a las organizaciones humanas concebidas racionalmente. Debe ponerse cuidado en que las analogías usadas para vincular niveles delsistema no sean meros recursos de adorno literario. Para que los sistemas sean análogos deben ofrecer semejanzas estructurales inherentes o principios operativos implícitamente idénticos. Como el espíritu de la teoría de los sistemas generales es integrador, los teóricos de la istración no pueden permitirse ignorarlo. PRINCIPALES CONCEPTOS DE LA TEORIA DE SISTEMAS Un sistema es un “conjunto de elementos interrelacionados que conforman una entidad que persigue algún objetivo identificable o finalidad. Esta entidad puede ser abstracta o concreta, natural o artificial y posee una cierta dinámica real o imaginada y un objetivo o finalidad”. Los aspectos relevantes del concepto son: • Conjunto de cosas o elementos que se relacionan entre sí y con el medio ambiente. • La existencia de una estructura que surge de las relaciones entre sus elementos. • Poseen cierto ordenamiento. • -Cumplen alguna función e intentan alcanzar objetivos. La noción fundamental de un sistema consiste en que es un conjunto de partes interrelacionadas. Lleva implícito un grado de totalidad que convierte al todo en algo diferente de las partes individuales consideradas por separado y en algo más que ellas. Bueno Campos menciona al ruso Bogdanov que, en forma precursora –entre 1912 y 1922- habló de un complejo, donde el todo es mayor que la suma de las partes; aunque siempre sea difícil revelar lo que significa este “mayor que”; es una idea que subyace en el término sistema y que ha sido recogida como un elemento decisivo: la SINERGIA. Se atribuye a Mencius, 500 años antes de Cristo, el uso del término “sistema” por primera vez, aunque, en la actualidad, entendemos que dicho uso se asocia más al concepto de método (de methá-odo, camino para obrar) que es otra de las acepciones de esta palabra de tan relevante significado. Mencius decía: “Cualquier persona y cualquiera sean los objetivos de una actividad o negocio debería contar con un sistema para operar así como cualquiera usa la regla para trazar un cuadrado o el compás para trazar un círculo. Todo trabajador calificado o no debe tener un sistema. El calificado puede usar la destreza pero el no calificado puede reemplazarla por un sistema. De aquí que cada trabajador, como los artesanos, poseen un sistema como modelo. De la misma manera, el que istra, manda o dirige si no tiene un sistema como modelo será menos inteligente que el artesano común”. SISTEMAS NATURALES Y ARTIFICIALES

Con el fin de fijar algunos conceptos y hallar razón para la explicación de ellos por analogías válidas, conviene ensayar un esquema de clasificación de los sistemas que no pretende convertirse en una taxonomía definitiva y que comienza por ensayar la idea de localizar a los sistemas en dos grandes grupos: los naturales y los artificiales o creados por el hombre. SISTEMAS NATURALES: La noción de sistema natural es relativamente sencilla de captar. Se trata de un conjunto de objetos interrelacionados que se presentan en la naturaleza sin que el hombre haya hecho nada para organizarlo. Por ejemplo: El sistema planetario, la vía láctea, una colonia de hormigas, un sistema ecológico no alterado intencionalmente por el hombre, un sistema orgánico como el digestivo, respiratorio, etc. En todos los sistemas naturales, se puede advertir con facilidad la existencia del sistema mismo como real aunque los modelos que de ellos se hagan pueden ser múltiples y muy variados, según sea el interés o el prejuicio de quien lo estudia. Fue a través del estudio de estos sistemas (los biológicos) que se concibió por primera vez la posibilidad de formalización de una teoría general para el estudio de los sistemas. También pueden identificarse; por lo menos, en los rasgos más importantes, los elementos que constituyen el sistema y las relaciones más salientes entre ellos, muchas veces enunciadas en leyes generales de comportamiento. Es probable, sin embargo, que el aspecto de “finalidad” no sea tan evidente, por ejemplo: ¿Cuál es la finalidad o cuáles los propósitos del sistema solar?. En estos casos, se entiende que la finalidad existe aunque no puede ser determinada al trascender los términos de referencia de la razón humana. SISTEMAS ARTIFICIALES: Los sistemas artificiales, en cambio, son hechos o diseñados por el hombre. Ellos son fruto de la evolución de la cultura humana. Dentro de estos sistemas, se reconoce la existencia de cuatro importantes clases: los sistemas físicos, los sistemas sociales, los sistemas de procedimientos y los sistemas conceptuales. 1. Sistemas de procedimientos: Se trata de un conjunto ordenado de principios, reglas y procedimientos que pueden o deben seguirse para resolver algún problema o realizar una tarea. Por ejemplo: sistemas legales, sistemas de control o el sistema de cursadas en una Facultad. Pueden incluir por extensión también a las personas y a la tecnología necesarios para su ejecución 2. Sistemas físicos: son aquellos constituidos por un conjunto coordinado y conectado de elementos físicos, diseñados con algún propósito. Generalmente, en su definición, excluyen al componente humano que lo diseñó u opera. Por ejemplo: computadoras, máquinas en general, etc. 3. Sistemas sociales: se trata de sistemas definidos como grupos de personas organizados y coordinados, que actúan para servir intereses mutuos y/o alcanzar objetivos comunes, incluyendo las relaciones que tienen lugar en su seno. Los adjetivos “mutuo” y “comunes” son válidos sólo en términos generales, puesto que los sistemas sociales tienen como característica esencial, la diferencia entre los grupos para enfocar y valorar los intereses y objetivos. 4. Sistemas conceptuales: Se trata de sistemas definidos como un conjunto de hechos,

principios e hipótesis por medio de los cuales puede ordenarse, explicarse o entenderse algún aspecto de la realidad. Esta es una manera de aproximarse a la realidad pero no son la realidad misma sino “modelos o representaciones” de ésta. Los sistemas reales y más aún los sociales, como un sistema de salud o el sistema educativo o el económico, son un complejo constituido por sistemas de procedimientos, sociales, físicos y conceptuales. Para Kast y Rosenzweig en la obra citada, las organizaciones son (o deben considerarse) sistemas artificiales. Tienen estructura, pero de eventos más que de componentes físicos, y no pueden separarse de los procesos del sistema. El hecho de que sean inventadas por los seres humanos sugiere que éstas se pueden establecer para una variedad infinita de fines y objetivos y que no siguen los mismos patrones cíclicos de la vida, como el nacimiento, madurez y muerte de los sistemas biológicos. Citando a Katz y Khan afirman dicen: Las estructuras sociales son sistemas inventados. Son hechos por hombres y, por lo tanto, son sistemas imperfectos. Pueden desaparecer en cualquier instante, pero también pueden sobrevivir durante siglos a los organismos biológicos que los crearon. El vínculo que los mantiene unidos es esencialmente psicológico más que biológico. Los sistemas sociales se basan en las actitudes, percepciones, creencias, motivaciones, hábitos y expectativas de los seres humanos. El reconocimiento de que las organizaciones sociales son sistemas inventados previene en contra de la construcción de analogías exactas entre los sistemas físicos y los biológicos. CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS Y APORTES DE LA TEORIA DE SISTEMAS 1. ELEMENTOS y COMPONENTES: Los elementos son cosas u objetos que tienen entidad, ya sea espiritual o corporal, natural o artificial, real o abstracta y que pueden ser identificadas. Los elementos pueden ser recursos humanos, recursos mecánicos, recursos físicos, ideas, información, tecnología de diverso tipo, energía, etc. La interrelación de los elementos nos conduce al concepto de estructura. Llamamos componentes a los subconjuntos de elementos que tienen algunas relaciones más estrechas entre ellos y que a su vez se relacionan con otros elementos o componentes. El concepto de componente nos lleva al de Subsistema. Un componente identificado sólo por su función constituye una “caja negra”. Esta noción se usa para simplificar el análisis de sistemas, ya porque las relaciones entre los elementos o componentes no sean identificables, o porque ello requiere un esfuerzo que no se justifica dado que lo más importante es conocer la función y su contribución a los objetivos y al fin, propósito, razón de ser o finalidad. 2. ORDENAMIENTO Y ESTRUCTURA La concepción de “sistema” se halla ligada a la de un orden constituido por un arreglo o configuración de los elementos y componentes que tienen alguna estabilidad en el tiempo, o cuya dinámica de cambio es susceptible de ser conocida. En los sistemas sociales, el concepto de “orden” no excluye la posibilidad de incluir en el mismo a grupos sociales cuyas ideas sean disidentes o cuya acción entrañaría desorden, pues

se ite que los componentes contribuyen positiva o negativamente, al logro de su finalidad o a su dinámica encaminada al mantenimiento o al cambio. Además, el hecho de que un sistema se encuentre bien o mal ordenado es cuestión de opinión de quien lo analiza. Tal opinión puede basarse en un juicio de valores en cuanto a la eficiencia con que el sistema alcanza sus objetivos. La estructura corresponde a la disposición relacional de los elementos y componentes; es decir, a la forma particular en que están relacionados. Sin embargo, suele reservarse este concepto para definir y explicar las relaciones más persistentes e importantes del sistema, las que lo identifican y caracterizan. La estructura puede ser material o visible cuando observamos la vinculación física o mecánica (una heladera, por ejemplo). También la estructura puede ser no material entendiéndola como cualquier forma de relación no física que se puede reconocer como más estable en el transcurso del tiempo, sin que ello signifique invariabilidad. Por ejemplo: las que surgen de las relaciones de cooperación entre las personas que realizan un trabajo o las rutinas de comunicación, sean orales, escritas, formales, informales, jerárquicas, etc. 3. FINALIDAD Y OBJETIVOS La finalidad es el fin último que persigue un sistema, su razón de ser, mientras el objetivo es una especie de fin más inmediato: el resultado concreto que se quiere obtener. Por ejemplo, la finalidad de un sistema de servicios de salud puede ser concebida como la de preservar y mejorar la salud de la población, mientras que los objetivos pueden concretarse a brindar servicios de salud como, por ejemplo, vacunar contra el sarampión a 100 niños por día en el partido de La Plata. El aspecto de la finalidad adquiere importancia en el análisis de sistemas sociales y de las organizaciones entendidas como sistemas, Puede ocurrir, y de hecho a veces ocurre, que en el funcionamiento se alteren sus fines u objetivos, de aquí la importancia del estudio de los fines establecidos, estatuidos o aparentes y los fines reales, así como la del proceso por el cual se determinan los fines y objetivos. Es posible que una misma finalidad pueda ser alcanzada con diferentes configuraciones o estructuras. En estos casos es natural imaginar que alguna de ellas puede ser la óptima en el sentido de ser más eficiente (entendiendo la eficiencia en su acepción general de relación entre el beneficio y el costo). Este aspecto es de real importancia cuando se trata de sistemas en que pueden introducirse cambios. Los objetivos pueden: 1. Ser impuestos desde fuera del sistema: por ejemplo, los objetivos de cualquier tipo de máquina o mecanismo tradicional. Aquí, en general, los objetivos se mantienen fijos e invariables a través del tiempo aunque, en algunos casos, las máquinas requieren una nueva intervención externa para modificarse o adaptarse a nuevos objetivos. Ser resultado de acciones previas de algunos elementos del mismo sistema: por ejemplo, los objetivos de una empresa, un club, cualquier sistema integrado por seres humanos. El objetivo resultante es, generalmente, un compromiso entre varios objetivos, que podrían tener algunos elementos del sistema. En consecuencia, ese objetivo resultante podrá variar en el tiempo.

1. COMPORTAMIENTO En teoría, se habla del comportamiento o de la conducta de los sistemas como si estos fueran individuos en frases como: “El sistema se mantuvo en equilibrio y obtuvo un resultado que se aproxima al previsto”, “La reacción del sistema fue favorable a nuestros propósitos”, “El sistema no resistió tantas presiones y no pudo adaptarse” o “El sistema se ganó la confianza de los clientes”, etc. Pero en el caso de los sistemas, lo que calificamos de comportamiento es el conjunto de efectos que ese sistema produce en su contexto, desde la perspectiva del observador. El denominado comportamiento de un sistema, se mide por el mayor o menor grado de predictibilidad del mismo, derivada a su vez, de relaciones causa-efecto. Se entiende por comportamiento determinístico cuando es posible conocer o calcular lo que va a ocurrir. Por ejemplo, si se corta la corriente eléctrica deja de funcionar una heladera. Es decir, el comportamiento del sistema físico “heladera” se producirá dentro de límites perfectamente conocidos: cantidad de frigorías, capacidad de almacenamiento., etc.. Por otra parte, cuando el sistema es predictible, se habla de comportamiento probabilístico cuando se puede calcular o conocer el valor medio o probable de ocurrencia de un hecho, por ejemplo, los pronósticos meteorológicos son utilizados por una empresa de aeronavegación para prever tiempo y velocidad de vuelo y consumo de combustibles. Existen razones, antecedentes, información, experiencia, etc. que nos indican qué ocurrirá ante un hecho que hemos identificado como causa. Otro ejemplo: si el sistema de transporte no funciona, afectará la asistencia a clase de los alumnos. Por último, es posible hablar del comportamiento autoadaptativo. En este caso, se hace referencia a la posibilidad que tienen algunos sistemas de mantenerse en equilibrio en su búsqueda de logro de los objetivos cuando se modifica algún factor externo. Los sistemas con autoadaptación pueden cambiar, por sí mismos, su estructura, algunos de sus elementos, sus procedimientos, etc. Inclusive, los sistemas pueden redefinir o imponerse otro objetivo por sí mismos a través de mecanismos internos de negociación y regateo de sus individuales o grupales con cierto poder. El comportamiento autoadaptativo en algunos sistemas, ha sido estudiado por la cibernética y se aplica al diseño de sistemas automáticos como los vehículos teleguiados o las computadoras de control de proceso. Por analogía, muchos autores aplican algunos de sus conceptos para explicar los modos de adaptación de las organizaciones entendidas como sistemas; por ejemplo, una empresa. 2. CONTEXTO, AMBIENTE, INTEGRANTE, MEDIO AMBIENTE O ENTORNO EXTERNO AL SISTEMA Un sistema no está en el vacío sino que siempre está en función de un ambiente, contexto o integrante definido como el conjunto de cosas o fenómenos exteriores al sistema que rodean, contienen, influyen y afectan a éste cuando se produce una modificación de sus atributos. Richard Hall , define la relación entre contexto y sistema explicitando que el sistema se

ve afectado cada vez que el contexto modifica sus atributos los que a su vez se alteran según el comportamiento del sistema. El ambiente impone restricciones o facilita el funcionamiento del sistema. Esta definición es amplia y podría considerarse ambigua, puesto que no conduce a una determinación precisa de los elementos que deben ser incluidos en el modelo que se concibe del sistema, o que deben considerarse como parte del ambiente. Puede diferenciarse, sin embargo, una parte que tiene una relación más estrecha y directa con el sistema -donde la influencia recíproca es muy marcada- a la que se llama ENTORNO o AMBIENTE INMEDIATO o DIRECTO del resto del ambiente donde la relación no es tan estrecha ni la influencia recíproca tan evidente; a éste último se lo llama AMBIENTE GENERAL, MEDIATO o INDIRECTO. Es decir, en la relación Sistema con el Ambiente Inmediato, los cambios en uno afectan al otro inmediatamente. Debe considerarse muy especialmente que no es fácil efectuar una especificación completa del ambiente inmediato cuando se trata de sistemas complejos que contienen elementos que pertenecen a varios otros sistemas, tales como los sociales. En ellos el ambiente es prácticamente toda la sociedad. En estos casos y con fines operativos, simplificamos nuestro esquema definiendo un ambiente sustantivo o sea aquel entorno que incluye solamente los elementos que tienen efecto significativo sobre el sistema, así como aquellos elementos que son afectados significativamente por el sistema. El Ambiente General o Mediato es común a todos los sistemas. Allí encontramos factores sociales sean culturales, políticos, económicos, jurídicos, etc. Los cambios en el ambiente general influyen en el ambiente inmediato y, por intermedio de éste, en el sistema al que nos referimos. 3. DINAMICA Y PROCESO La dinámica del sistema está dada por la ocurrencia en el tiempo de cambios y transformaciones en la relación de los elementos y componentes del sistema, así como entre éstos y el ambiente que lo rodea. Podemos así diferenciar una dinámica interna, que constituye la operación del sistema dirigida al logro de sus objetivos y se denomina “proceso” del sistema. La dinámica externa, en cambio, está dada por los cambios y transformaciones del sistema en su totalidad y en su relación con el ambiente. 4. COMPLEJIDAD e INTERRELACION O INTERACCION La complejidad del sistema se mide por la cantidad, la variedad y la multiplicidad de interrelaciones entre sus elementos y componentes. Cuando el número de elementos y componentes de un sistema es mayor –o sea es de mayor tamaño-, se asume, en principio, que el sistema será más complejo aunque no siempre los investigadores han podido demostrarlo científicamente. Esto significa, que el tamaño por sí solo no determina la complejidad. Así, un sistema será tanto más complejo cuanto más difícil sea identificar y definir las partes o elementos que lo componen y las relaciones que los enlazan. Los sistemas mecánicos son menos complejos que los orgánicos, y mucho más complejos son los socioculturales, por la inestabilidad e indefinición de sus relaciones. Interrelación: como se ha visto, todo sistema está constituido por un conjunto de

cosas u objetos que tienen entidad, ya sea corporal o espiritual, natural o artificial, real o abstracta. A estas cosas, que tienen la propiedad de ser identificables se las llama elementos. Los elementos de un sistema pueden ser personas, recursos materiales (dinero, máquinas, tecnología, bienes diversos), información y energía, en sus diversos tipos. Estos elementos o sus atributos, tienen relaciones entre ellos, ya sea cada uno con todos los demás o formando sub-conjuntos que cumplen misiones específicas, llamados componentes y que a su vez se relacionan con otros componentes o con otros elementos. Las relaciones entre los elementos o componentes son también teóricamente identificables. Cuando el comportamiento de un elemento o su estado depende del estado de otros elementos, se dice que existe una relación mutua o interrelación o interacción. Al aumentar la interrelación, se incrementa la complejidad de un sistema. 5. TOTALIDAD El conjunto de elementos y componentes, así como su estructura convierten al sistema en una entidad diferente a la simple agregación de las partes. El concepto de totalidad es fundamental en la utilización de la teoría de sistemas, pues la existencia de cada una de sus partes tiene sentido sólo en función de ese todo o entidad. 6. DEFINICION DE UN SISTEMA En la práctica un sistema estará suficientemente definido cuando la salida o producto del proceso se encuentre bien determinada, aunque el sistema pueda en gran parte ser considerado como una “caja negra”. Sin embargo tendrá tanto más grado de definición cuanto más definidos estén el conjunto de sus elementos y componentes, el ambiente y las relaciones internas y externas. 7. DELIMITACION DE UN SISTEMA: Un sistema se encuentra delimitado cuando se cuenta con criterios que permiten establecer sin ambigüedad si un elemento pertenece al sistema o a su ambiente. Los sistemas sociales son sistemas bien delimitados pero en general no bien definidos. 8. CENTRALIZACION y CONCENTRACION Un sistema es “centralizado” cuando posee un núcleo, elemento o componente que comanda a todos los demás desempeñando el papel principal o dominante, a partir del cual se originan las decisiones fundamentales y cuyo comportamiento modifica los demás componentes y en consecuencia, el comportamiento global. Es decir, el resto depende del elemento central y sin su activación y dirección no son capaces de generar ningún proceso o lo que generan es poco relevante. Los sistemas descentralizados son aquellos donde varios subsistemas, componentes o elementos actúan como núcleos de comando y decisión. Veamos el siguiente ejemplo: existe centralización cuando desde el nivel central de una entidad o sistema se toman todas las decisiones respecto de un tema como es el caso de la aprobación del plan de estudios de la Licenciatura en Turismo (Carrera universitaria de la Facultad de Ciencias Económicas de la UNLP con título de validez nacional) que es atribución y por lo tanto se encuentra centralizado en el Ministerio de Cultura y Educación de la Nación. Sin embargo, una vez aprobado el plan, la Facultad puede cambiar el programa anual de dictado de una asignatura, lo que implica que

este último aspecto, decisión o atribución está descentralizado. En los sistemas sociales, convive la centralización con la descentralización. Es conveniente diferenciar la centralización de la “concentración”. Esta última se refiere a al lugar o modo de realización de actividades (producción del sistema). Será tanto más concentrado cuanto en menos lugares existan componentes encargados de la producción del sistema o cuando éste tengo un solo modo de obrar ya que aquí se concentra la modalidad de operación. Por ejemplo, una empresa, entendida como sistema, que posee varias sucursales de venta ubicada en distintos partidos de la Provincia de Buenos Aires y una Gerencia Financiera en la ciudad de La Plata, ha desconcentrado las actividades de venta y concentrando las financieras. Como se ha visto, los fenómenos de centralización – descentralización y concentración – desconcentración se pueden manifestar en un mismo sistema. 9. LIMITE DE INTERES El contexto a analizar depende fundamentalmente del foco de atención que el analista se fije. Ese foco de atención, en términos de sistemas, se llama LIMITE DE INTERES. Determinarlo es fundamental para marcar el foco de análisis, ya que lo que queda fuera de ese límite no será considerado. Es decir, que el analista, considera que los elementos excluidos no tienen un impacto significativo en el funcionamiento sistema. El límite de interés cambia conforme la perspectiva, preocupación, problema o enfoque que tiene en cuenta el analista en una circunstancia dada. Sobre este tema, Kast y Rosenzweig, Katz y Khan y Likert explican que el concepto de límite ayuda a entender la distinción entre sistemas cerrados y abiertos. El sistema cerrado tiene límites rígidos e impenetrables, mientras que los abiertos tienen límites permeables entre el propio sistema y el suprasistema general. Los límites son las líneas o regiones de demarcación para la definición de las actividades apropiadas del sistema, para la isión de dentro del sistema y otros componentes del sistema. Los límites constituyen barreras para muchos tipos de interacciones entre la gente de dentro y fuera, pero incluyen algunos dispositivos que facilitan ciertos tipos particulares de transacciones necesarias para el funcionamiento de la organización entendida como un sistema. Los límites establecen el dominio de las actividades de la organización. Se pueden identificar en un sistema físico, mecánico o biológico. En una organización social, no se pueden definir tan fácilmente ya que principalmente están determinados por las funciones y actividades de la misma. Esta se caracteriza por sus límites más bien ambiguos y de gran permeabilidad. A menudo, en el estudio de las organizaciones sociales, trazar los límites es un asunto de conveniencia y estrategia. Por tanto, al estudiar un pequeño grupo de trabajo se pueden establecer límites artificiales para incluir únicamente las actividades del propio grupo, y se pueden considerar las interacciones con otros grupos fuera de estos límites. O bien, se pueden establecer límites para abarcar un departamento completo, una división, una compañía, una industria, o todo un sistema económico. Los límites de una organización social son frecuentemente muy flexibles y variables en tiempo, de acuerdo a sus actividades y funciones. Estos son los límites de interés.

10. JERARQUIA, SUBSISTEMAS Y SUPRASISTEMAS En la definición de sistema, se hace referencia a los subsistemas cuando se indica que aquel está formado por partes o conjuntos que conforman un todo o entidad menor que puede delimitarse. Los subsistemas conforman un todo o rango inferior al conjunto o sistema mayor del que forman parte. Este último, a su vez, puede estar comprendido en un sistema mayor que lo contenga (suprasistema) siendo entonces considerado subsistema de dicho sistema mayor. En otras palabras: Hay veces que algunos componentes de un sistema pueden considerarse subsistemas porque las características de su comportamiento y composición coinciden con los especificados para un sistema. Asimismo, el sistema que incluye a éste puede considerarse también como un subsistema de orden superior. Se puede configurar de esta manera una jerarquía de sistemas. También, puede existir una jerarquía al nivel de las partes, elementos o componentes que integran un sistema. Queda claro, entonces, que cada sistema puede ser fraccionado en partes sobre la base de un elemento común o en función de un método lógico de detección. Si se considera al hombre como un sistema se podría reconocer los aparatos digestivo, circulatorio, respiratorio; por ejemplo, como subsistemas de rango o jerarquía inferior. Si se considera a las organizaciones como sistemas, los subsistemas serían, por ejemplo: el sistema de producción, el de comercialización, el financiero, etc. O bien, podrían considerarse como sistemas menores las áreas (gerencias, direcciones, departamentos, secciones, etc.) en que se divida la estructura de la organización que se considere; por ejemplo: Gerencia de Personal, Gerencia de Sistemas, etc. o Departamento de Compras, Tesorería, Almacenes, etc.. 11. VARIABLES, OPERADORES Y PARAMETROS Los elementos que existen en cada uno de los sistemas o subsistemas pueden considerarse con la idea matemática de “variables”. No todas las variables se desempeñan en forma idéntica. Uno de los comportamientos que asume, es el de parámetro, que sirve para designar a las variables que se mantienen inactivas o fijas ante una circunstancia determinada. No es un elemento estático, sino una variable dinámica que permanece inactiva en una determinada situación por su contribución a algún fin, objetivo o meta. Por ejemplo: En el corto plazo, los metros cubiertos de una planta de producción o la capacidad de elaboración de una máquina son un parámetro del sistema. Las variables operadores actúan como líderes o como pivotes de influencia con lo cual se sobreentiende que influyan sobre otras variables en mayor medida que las otras sobre ellas. Por ejemplo, para actuar sobre la productividad del personal, se opera sobre el clima laboral a través de la capacitación. 12. ENTRADA, PROCESO Y SALIDA La entrada, insumo o in-put son los ingresos al sistema provenientes del contexto. La salida, producto o out-put son los efectos resultantes del proceso interno del sistema que influirá sobre el contexto.

Proceso es la secuencia sistemática de operaciones para producir un resultado especificado. En el proceso los elementos de entrada son transformados en los elementos de salida. Estos conceptos -que complementan cuestiones ya expuestasson claves para comprender la dinámica interna de cualquier sistema. 13. CAJA NEGRA O MODELO DE REPRESENTACION FORMAL DE SISTEMAS La caja negra es sólo un elemento de representación formal, como símbolo y sinónimo de la esencia de los sistemas. Cuando se aplica el concepto de caja negra, se pretende deducir el proceso a partir de la relación entre las entradas y las salidas del sistema. 17. FEED-BACK O RETROALIMENTACION O RETROACCION O REALIMENTACION Estos términos aluden a un procedimiento de control que regula el sistema. La realimentación es la información sobre el estado y desempeño del sistema. La retroalimentación negativa es una entrada informativa acerca de los desvíos respecto de los resultados esperados, y permite realizar los ajustes para lograr un nuevo estado estable 18. FEED-FORWARD (Control de Entrada), HOMEOSTASIS Y ENTROPIA En algunos sistemas, por sus características, existe una corriente de control que funciona como un estímulo para detectar errores en la entrada; es decir, en el in-put del sistema. Este control de entrada actúa como filtro o control antes del proceso. Por ejemplo: el control que se hace de cada insumo o materia prima antes de iniciar el proceso de fabricación o la evaluación de conocimientos y capacidades del personal previo a su incorporación a una organización. Homeostasis es el nivel de adaptación permanente del sistema o tendencia a la supervivencia o al mantenimiento de un equilibrio dinámico que le permita seguir funcionando. Entropía es una medida de desorganización. Es la propiedad de degeneración de un sistema o la tendencia a la deformación funcional por el transcurso de tiempo y por el desgaste que produce la reiteración de los procesos. A esta tendencia a la destrucción, desorganización o muerte también se la llama ENTROPIA POSITIVA. No debe confundirse con el concepto de ENTROPIA NEGATIVA que representa la tendencia a acumular energía que le permita a los sistemas vencer a la destrucción. 19. SISTEMAS INDEPENDIENTES E INTEGRADOS. ACOPLAMIENTOS Sistemas independientes son aquellos en los que la modificación que se produce en un sistema, sólo lo afecta a él y no genera encadenamiento alguno en los restantes mientras que sistemas integrados son los aquellos en los cuales su nivel de coherencia interna hace que una modificación en cualquiera de sus subsistemas o variables desencadene una sucesión de modificaciones en todos los demás elementos, llegando a inducir cambios, inclusive, en el sistema mayor que lo contiene. Estos conceptos se vinculan con el de ACOPLAMIENTO que se verá mas adelante. El concepto de independencia es importante para explicar algunos procesos de evolución de los sistemas. Así puede ocurrir que un sistema integrado pueda perder paulatinamente esta propiedad a lo largo de un proceso llamado de “factorización progresiva”, en el cual se pierden las interrelaciones de sus componentes a lo largo del

tiempo. Este fenómeno puede ocurrir por “expansión” o por “desgaste” de algunos componentes. El fenómeno opuesto, de “integración progresiva” también puede producirse cuando aumentan las interdependencias de sus componentes. Es también posible concebir sistemas en que ambos fenómenos se produzcan simultáneamente, por debilitamiento de ciertas relaciones y fortalecimiento de otras. Las interacciones entre subsistemas son muchas veces fuente de conflictos porque se dan en un ambiente común y porque se comparten los recursos escasos. Algunas interacciones surgen como resultado del acoplamiento entre sistemas o subsistemas, porque unos producen las entradas de los otros. Cada sistema o subsistema debe apoyarse en otros para poder cumplir la función que le ha sido asignada por la actividad de nivel superior. Los acoplamientos, EN SERIE, EN PARALELO O POR RETROALIMENTACION Ahora bien, no todo acoplamiento ha de ser interno al sistema. Por ejemplo, una decisión de producción puede afectar las ventas y al resto de la organización y, en el entorno, a los clientes. Los agentes externos (clientes, sindicatos, proveedores, organismos del gobierno, competidores, etc.) pueden servir de canales de transmisión de la interacción entre las unidades de la organización entendida como un sistema. Algunas interacciones provienen de la distribución de recursos comunes escasos. Todo tipo de recursos (capacidad gerencial, mano de obra, materiales, equipos, fondos, etc.) está sujeto a limitaciones, por lo menos, a corto plazo. La asignación de un recurso a un área afecta la distribución de las otras. La fuente de interacción no exige acoplamiento alguno de las unidades de la organización, y aún actividades muy independientes pueden abastecerse del mismo conglomerado de recursos generales. Los acoplamientos pueden ser: 1) En serie: Por ejemplo: para la construcción de un automóvil, cada proceso puede apoyarse en otras unidades de producción para que le suministren los materiales intermedios necesarios para el logro del producto final. Insumo A Es decir, el insumo del sistema que sigue en la serie, equivale al producto del sistema precedente. 2) En paralelo: Cuando un sistema recibe insumo de dos o más sistemas o cuando un sistema se acopla con dos o más. Por ejemplo: para establecer el cálculo del producto bruto interno, (P3), este sistema recibe insumos de los sistemas Industria (1) y Comercio (2). ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ Otro ejemplo, los estudiantes egresados de la escuela secundaria (A), sirven de insumo a la Universidad Estatal (B) y Privada (C). ________________________________________ ________________________________________

________________________________________ 3) Con retroacción ó realimentación ó retroalimentación ó feed-back: cuando un sistema utiliza como insumo su producto, o se produce un ciclo cerrado con otro sistema. Por ejemplo: Diario “El Día”. Ingresan al sistema de producción (S1) la materia prima original (I0).Su producto: el diario impreso (P1). Este sirve de insumo para la recuperación del papel; (I2)para el S2. Su producto (P2) es el papel recuperado que servirá de insumo al S1, cumpliéndose el ciclo cerrado.

20. ADAPTACION Y CRECIMIENTO DE LOS SISTEMAS – APRENDIZAJE Adaptación: es el proceso mediante el cual los sistemas introducen modificaciones internas para dar respuesta a las presiones internas o externas Crecimiento: todo sistema está sometido a fuerzas externas e internas que el sistema o bien las incorpora o bien trata de controlarlas (por ejemplo, competencia). Este proceso de cambio continuo en el cual los sistemas están comprendidos, lo realizan mediante el crecimiento y la expansión. En forma cuantitativa, agregando nuevos subsistemas o ciclos. En forma cualitativa, requiriendo -por ejemplo- subsistemas de apoyo con características que antes no existían (nueva publicidad) o a través de cambios analíticos (nueva forma de trabajo) ó por cambios de funciones en los subsistemas (asignación de nuevas tareas). Aprendizaje: un sistema que ha sido perturbado durante un tiempo y ha efectuado adaptaciones para lograr posteriormente el equilibrio, logra experiencia, aprende y, por consiguiente, puede introducir modificaciones a sus características internas y anticipar perturbaciones futuras. 21. MORFOGENESIS Y MORFOSTASIS Morfostáticos se denominan a aquellos procesos de intercambio complejos entre el sistema y el ambiente que tienden a preservar o mantener una forma, una organización -en el sentido de estructura- o un estado dado del sistema. Morfogenéticos se refiere a los procesos que tienden a elaborar o modificar una forma, organización, estructura o un estado dado del sistema. 22. ARMONIA, ESTABILIDAD Y CONTROL Armonía: es la propiedad de los sistemas que mide el nivel de compatibilidad con su contexto. Estabilidad y control: el control del sistema es lo que le permite mantener a las variaciones de sus salidas dentro de los niveles de tolerancia. El nivel de estabilidad exige que los sistemas de control se modifiquen y adecuen, tanto en lo que hace a su concepción como en lo referente a su frecuencia.

23. OPTIMIZACION Y SUBOPTIMIZACION. ÉXITO DE UN SISTEMA Cuando un sistema no alcanza sus objetivos -dadas las restricciones que le impone el contexto o por la existencia de objetivos múltiples y excluyentes, o por la aparición de problemas o circunstancias no previstas-, debe suboptimizar; es decir, definir un máximo u óptimo menor al esperado o definido originalmente. Suboptimizar significa reducir el alcance de los objetivos o considerar solamente a alguno de ellos, si fueran varios y excluyentes. En la medida que el objetivo del sistema puede alcanzarse, se podrá decir que el sistema tuvo éxito al ser gestionado. Si no se alcanza el objetivo, el sistema, sus componentes, funcionamiento, relaciones, procedimientos, etc. deberán ser revisados. 24. SISTEMAS LINEAL, ESTABLE, ULTRAESTABLE Y MULTIESTABLE Un sistema lineal es aquel en cual se puede establecer una relación directa entre causa y efecto. Por ejemplo, en un sistema de producción, partiendo de una cantidad determinada de insumos, se obtiene una cantidad determinada de productos, en el supuesto de que el sistema funcione de acuerdo a lo establecido.. Los conceptos de estable, ultraestable y multiestable se refieren a los distintos niveles de estabilidad que puede lograr un sistema (EQUILIBRIO DINAMICO). Un sistema para ser estable requiere realimentación. Se refiere a un primer nivel de estabilidad. Se denomina sistema estable a aquel que tiene la capacidad de actuar sobre las variables cuando las mismas se apartan del objetivo perseguido en su intento por mantenerse en equilibrio. Aquí, no se cambian los objetivos ni los planes, sólo se toman decisiones para operar o ejecutar de manera distinta. Por ejemplo, si en el sistema de producción aludido antes al registrar lo producido y controlar con lo previsto advierto que fabrico a un ritmo 10 % menor pero puedo tomar decisiones correctivas actuando sobre las variables de ejecución –mas empleados trabajando, mas horas de trabajo, etc.- y de esta manera intentar alcanzar los objetivos dentro de los ciertos límites, tal sistema es estable. Obsérvese que se incluyó un mecanismo de retroalimentación y que el control sirvió para actuar sobre las variables ejecutivas e intentar sostener los objetivos y planes concebidos originalmente. Un sistema ultraestable tiene un nivel de estabilidad mayor que el anterior. Posee la capacidad de definir nuevos parámetros, seguir en operación y restablecer por sí mismo el equilibrio del que se había apartado temporariamente. En el mismo ejemplo anterior, si por más que acelere la ejecución no logro alcanzar el objetivo, porque se averió una máquina, pero tengo la capacidad de modificar el plan y/o los objetivos y mantener en equilibrio al sistema, éste posee un nivel mayor de estabilidad denominado ultraestabilidad. Ahora, tengo un nuevo objetivo –700 unidades por día- y se cambió el plan de trabajo pero el sistema continúa funcionando dentro de límites controlables a pesar de las perturbaciones externas y de variables no controlables. Un sistema multiestable es aquel que al variar sus objetivos o planes puede hacer que también se adapten otros sistemas relacionados con él para lograr que el SISTEMA

TOTAL O MAYOR QUE LOS CONTIENE A TODOS MANTENGA EL EQUILIBRIO. Esta capacidad de estabilidad es mayor que la del sistema ultraestable. Siguiendo con el ejemplo, existirá multiestabilidad si la empresa que ahora produce 700 unidades en lugar de 1000 tiene la capacidad de renegociar las entregas con los clientes. Ello significa, entonces, que el sistema comercial se adaptó al problema del sistema de producción manteniéndose toda la empresa, como un sistema mayor, en equilibrio. El sistema empresa, en este caso, demostró que tiene multiestabilidad. Conforme lo explicado al hacerse referencia al concepto de Homeóstasis, incrementar la estabilidad de un sistema es similar a incrementar su capacidad homeostática. DINAMICA INTERNA En casi todos los sistemas creados por el hombre y en muchos naturales puede reconocerse un fenómeno dinámico por el cual ingresan al sistema ciertos elementos o entes, materiales o inmateriales, a los que se denomina “entrada”, así como otros elementos o entes que dejan el sistema una vez transformados o utilizados por éste y que se denominan “salida”. Al sistema mismo, constituido por sus elementos componentes organizados en una cierta estructura, se acostumbra denominarlo “procesador”. Según la naturaleza de la entrada esta puede ser: 1. Como materia 1. Como energía 2. Como información Según la acción sobre el sistema o viceversa, la entrada puede ser de cuatro tipos: 1. Objeto del proceso, es decir como elementos sobre los cuales el sistema debe actuar y que son transformados, elaborados o modificados por el proceso interno del sistema para constituir todo o parte del producto final. Por ejemplo, la leche y el azúcar en el proceso de fabricación de dulce de leche. 1. Factor estructural, o sea elementos que se agregan o que reemplazan a otros elementos y componentes del procesador para conformar su capacidad productiva. Por ejemplo: una máquina que reemplaza a otra deteriorada u obsoleta. 2. Insumo, o sea elementos que se consumen en el proceso ingresando al sistema para proveer energía, consumiéndose y transformándose. Por ejemplo: el combustible. 3. Condicionante, es decir como elementos que ingresan con función de catalizador y que no quedan incorporados al producto final y que no sufren transformación durante el proceso. Por ejemplo, un envase temporario para moldear una horma de queso. La salida del sistema también puede adoptar la forma de materia, energía o información y puede ser de los siguientes tipos: 1. Producto: o sea como objeto procesado y que sería objetivo inmediato del sistema. 1. Desecho: elementos de descarte o desgaste de los factores productivos al ser reemplazados por otros. 2. Residuo: restos del objeto o de los insumos que no fueron incorporados al producto. 3. Condicionante: elementos que ingresaron y no fueron transformados en el proceso, pero actuaron como catalizadores o restrictivos de su desempeño.

El proceso: implica la transformación de las entradas o insumos en salidas o productos. En el proceso los distintos elementos y componentes están conectados entre sí por relaciones de tipo causal y sólo se pone en funcionamiento cuando es activado por la energía que entra al sistema y que fluye a través de sus componentes siguiendo “canales de comunicación” que forman parte de su estructura y desencadenan una serie de acciones que se suceden en el tiempo, en la forma ordenada por la estructura y que se denomina “proceso” del sistema. Dos sistemas cualesquiera, organizados con componentes y estructuras idénticas, para realizar procesos también idénticos, pueden tener “desempeños” diferentes, debido a las peculiaridades del ambiente en que se desenvuelven, del medio interno que generan, o la influencia de otros factores no fácilmente ponderables. Los sistemas más simples, aquellos en que las relaciones entre los componentes obedecen a leyes concretas de causalidad, en las que a ciertas causas corresponden efectos conocidos, tales como las máquinas y los sistemas llamados determinísticos, presentan desempeños uniformes, dentro de los límites de variación relativamente estrechos, explicables más por las variaciones de las entradas que por diferencia de comportamiento de las partes. En otras palabras, a entradas iguales, salidas iguales. En cambio en sistemas complejos, en los que las relaciones entre los componentes no se encuentran muy definidas, en que las leyes de la causalidad son de tipo “probabilístico”, debiendo esperarse que a una causa correspondan diferentes efectos, con diversos grados de probabilidad, el desempeño tendrá variaciones que serán mayores cuanto menos definidas y precisas sean las relaciones que constituyen el sistema. En otras palabras, a entradas iguales corresponden salidas diferentes, cuyos valores siguen una distribución aleatoria o probabilística. SISTEMAS ABIERTOS Y CERRADOS Un sistema abierto, es aquel que tiene necesariamente un intercambio con su medio ambiente, es decir aquel cuyas entradas se originan en el ambiente y cuyas salidas se vuelcan a él y que sin este intercambio más o menos constante no puede funcionar. De este intercambio recíproco surge su equilibrio dinámico. El sistema sólo es capaz de alcanzar el equilibrio por su intercambio con el ambiente, no lo puede lograr por sí. Por ejemplo, una empresa para seguir comprando materia prima que le permita continuar con su producción necesita ingresos provenientes de las ventas o nuevos aportes de capital (intercambio con el medio). Es decir, del medio obtiene la energía (o los recursos financieros, como en el ejemplo aludido) necesaria para repetir el proceso. Si por alguna razón, no genera nueva energía de entrada en dicho intercambio deberá usar la que tenga acumulada para seguir funcionando y si ésta se agota y no importa nueva de alguna otra forma, el ciclo se interrrumpirá y el sistema desaparecerá como tal. Una definición simple de sistema cerrado sería la de afirmar que se trata de un sistema que no tiene relación con el medio. Sobre este tema y relacionando con los conceptos de límites y frontera ya explicados, Kast y Rosenzweig; y Katz y Khan explican que es el concepto de límite el que ayuda a entender la distinción entre sistemas cerrados y

abiertos. El sistema cerrado tiene límites rígidos e impenetrables, mientras que los abiertos tienen límites permeables. Sin embargo, decir que un sistema cerrado no tiene relación con el ambiente no es correcto en sentido estricto. Es difícil hallar ejemplos de sistemas cerrados en la vida real, ya que siempre un sistema tendrá aunque sea un pequeño intercambio de entradas y salidas con su ambiente. Por ejemplo, si pensamos en una heladera la misma, mientras reciba electricidad más o menos constante del ambiente, funciona y se regula por sí misma alcanzando el objetivo de enfriar en los grados que le hemos fijado. Entonces, un sistema cerrado es aquel que aunque tenga algún intercambio con su medio ambiente, funciona como si no lo tuviera porque posee mecanismos que le permiten mantener por sí mismo cierto grado de estabilidad al funcionar, mientras se mantenga -constante dentro de ciertos límites- el flujo de energía que requiere. Oscar Johansen al hablar de sistemas cerrados en “Sistemas y Organizaciones”, explica: “Supóngase que se encuentra diseñado para manejar ciertas situaciones donde las variaciones que pueden entrar en el sistema son conocidas, pero su ocurrencia no puede ser predicha; es decir, el modelo de las variaciones es desconocido pero la naturaleza de las variaciones es conocida. Este sistema es cerrado, ya que mediante la comunicación de retroalimentación el sistema se encuentra capacitado para corregir el proceso o la corriente de entrada, permitiendo así su operación de acuerdo con los objetivos, estándares o estimaciones. Una vez corregido el sistema, este no recibirá mas perturbaciones, al menos de esa variable. Aunque esta pudiera repetirse, siempre estará actuando la comunicación de retroalimentación como corrector. Un sistema cerrado se caracteriza por estar regido por las leyes de la física aplicada y por la ignorancia de las fuerzas del medio que lo afectan. En el caso de los procesos físicos, estas fuerzas no existen o pueden ser controladas. Lo que sucede es que los sistemas de controles reciben todas las informaciones pertinentes y son capaces de actuar directamente sobre el proceso para lograr sus objetivos. Un ejemplo clásico de un sistema cerrado, es el caso de la calefacción controlada por un termostato. Si la temperatura de la habitación baja un cierto límite, el termostato, actuando como comunicación de retroalimentación, hace funcionar la calefacción. Cuando la temperatura alcanza cierto límite máximo, el termostato instruye a la calefacción para que se detenga. Las variaciones susceptibles en este caso son las variaciones de la temperatura. Estándares son los niveles máximos y mínimos de temperatura dentro de los cuales se desea se encuentre la habitación. El control está dado por el termostato. La acción correctiva se produce cuando existe discrepancia entre la temperatura de la habitación y los límites fijados como estándares. Proceso es la generación o detención de la generación de calor. Corriente de entrada es el insumo de materiales e información del sistema. Control de corriente de salida es el mismo termostato que indica la temperatura de la pieza en la medida que se desarrolla el proceso. Corriente de salida es el calor producido. La comunicación de retroalimentación es información de la lectura del termostato, como unidad de información, al termostato, como unidad de control, sobre la temperatura alcanzada en

la habitación.” Kast y Rosenzweig, en obra citada, señalan: “Bertalanffy hizo otra contribución significativa al establecer una distinción entre los sistemas cerrados y abiertos. Los sistemas físicos y mecánicos pueden ser considerados como cerrados en cuanto a su relación con el ambiente. Por tanto, los primeros tres niveles de la jerarquía de Boulding se refieren a sistemas cerrados; en tanto que los sistemas biológicos y sociales no son cerrados, sino que se encuentran en constante interacción con su medio ambiente. Este enfoque del fenómeno social y biológico como sistema abierto, tiene una profunda importancia para las ciencias sociales y la teoría organizacional. La teoría tradicional supone que la organización es un sistema cerrado, mientras que el enfoque moderno la considera un sistema abierto en interacción con su ambiente. Mientras que el desarrollo de la teoría general de sistemas ha permitido vislumbrar un panorama conceptual total para manejar estos tipos de fenómenos (físicos, biológicos, sociales..), han existido muchos nexos adicionales con el desarrollo intelectual que han contribuido al desarrollo del enfoque sistémico”. Sin embargo no interesa aquí una clasificación dicotómica, abierto o cerrado, sino la identificación de un cierto grado de apertura que lleva a la observación de ciertas características dinámicas asociadas con él. Podríamos referirnos a sistemas más o menos abiertos, en los cuales podemos reconocer algunas asociaciones más importantes. PARTE II – Las organizaciones consideradas como sistemas y características de las organizaciones como sistemas abiertos parcialmente autocontrolados Según Parsons: “Parece apropiado definir una organización como un sistema obviamente social- que está organizado o estructurado para el logro de objetivos y metas y la prestación de fines. Tal logro es al mismo tiempo el desempeño de un tipo de función en razón de ser parte de un sistema mayor, más inclusivo,: la sociedad”. Dado que a las unidades sociales que llamamos organizaciones podemos verlas también como un conjunto de elementos relacionados entre sí y con el medio y que contribuyen a uno o varios fines y objetivos, podemos entonces definirlas (entenderlas, considerarlas, describirlas) en términos de sistemas y reconocer en ellas, subsistemas o sistemas menores. Por ejemplo si consideramos a la organización Ministerio de Economía de la Provincia de Buenos Aires como un sistema, la Subsecretaría de Ingresos Públicos sería un subsistema de aquel. Si consideramos a dicha Subsecretaría como un sistema, la Dirección Provincial del Registro de la Propiedad o la Dirección Provincial de Rentas serían un subsistema de aquella. O, si al Registro de la Propiedad lo vemos como un sistema, los departamentos que lo integran serían sus subsistemas. Mariasch y Boccardi definen a las organizaciones como sistemas complejos constituidos por diversos rangos de subsistemas que integran sus actividades específicas y configuran su estructura. Según Katz y Khan, las organizaciones -pueden considerarse- sistemas abiertos en los

cuales la entrada de energía (todo tipo de recursos) y la transformación del producto en una mayor energía de entrada (más recursos) consiste en transacciones (intercambios) entre la organización y el medio ambiente. En el capítulo 1 de “¿Qué es istración?”, Ediciones Macchi, Bs. As, 2001, 2da. Edición, Punto VIII, página 29 y siguientes, Barcos explica que una de las concepciones, metáforas, ópticas o paradigmas desde donde se estudian y explican las organizaciones es la de CONCEBIRLAS COMO SISTEMAS VIVIENTES.

LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS ABIERTOS Katz y Khan sugieren nueve características comunes compartidas por todos los sistemas abiertos y aplicables a las organizaciones entendidas como tales. Ellas son: 1. La Importación de Energía, ingreso de recursos o imputs procedentes del medio ambiente externo: Los nuevos suministros de energía entran a la organización en forma de personas, información, materiales, dinero, distintas formas de energía, etc. Esta energía es proporcionada por otras organizaciones o por el medio general, será la que se transforme y de origen al producto o salida. 2. El aporte intermedio o proceso interno de transformación de la energía utilizada: Este es el trabajo que hace el sistema (o la organización o una de sus partes entendida como tal), se trata de un proceso de transformación de las entradas en salidas. La entrada se altera a medida que los materiales se procesan o las personas reciben un servicio. 3. Las salidas, productos o outputs que vuelven al medio ambiente externo: Es el resultado del proceso. Los productos pueden ser bienes, servicios, información, etc. Cualquier cosa que provenga de una organización es utilizada, consumida, rechazada, etc. por el medio. 4. Sistemas como ciclo de eventos: Los productos que se envían al medio son la base para la fuente de energía que permite repetir la acción. La industria emplea el trabajo y los materiales para obtener un producto que se vende al medio. Las entradas que el producto reporta se destinan a la compra de mas materiales y trabajo. Las organizaciones voluntarias pueden hacer por sus algo que los lleve a seguir contribuyendo su energía a la organización. En ambos casos, la importación de nueva energía para la organización genera un nuevo ciclo. Cada ciclo puede estar compuesto de subsistemas o ser parte de un sistema mayor. Al mismo tiempo, los ciclos en sí son afectados por los cambios en el sistema total. Funciona como una forma de reenergización del sistema provenientes de fuentes del medio ambiente externo. El punto de vista de sistema abierto reconoce que los sistemas biológicos o sociales se encuentran en una relación dinámica con su ambiente y que reciben diferentes entradas, que transforman de alguna manera y salen en forma de productos. La recepción de entradas en la forma de materiales, energía e información, permite al sistema abierto eliminar el proceso de entropía. Estos sistemas están abiertos no únicamente en relación a su ambiente, sino también en relación a sí mismos, o “internamente”, en aquellas interacciones entre componentes que afectan el sistema

como un todo. El sistema abierto se adapta a su ambiente mediante el cambio de estructura y de los procesos de sus componentes internos. Se debe considerar a la organización como un sistema abierto que está en interacción continua con su medio y logra un estado estable o de equilibrio dinámico mientras conserva su capacidad de trabajo o de transformación de la energía. En efecto, la supervivencia del sistema no sería posible sin un flujo continuo de transformación y producción. En el sistema biológico o social este es un proceso cíclico. El sistema recibe suficientes recursos para mantener su operación, y saca los recursos transformados hacia el medio en cantidad suficiente para que el ciclo continúe. Por ejemplo, la organización empresarial recibe insumos de la sociedad en forma de gente, materiales, dinero e información, transforma estos insumos en productos, servicios, y da la recompensa suficiente a los de la organización para mantener su participación. Para la empresa, el dinero y el mercado proveen el mecanismo para reiniciar el ciclo de recursos entre ella y su ambiente. Se debe hacer el mismo tipo de análisis para cualquier tipo de organización social. El punto de vista de sistema abierto proporciona la base para el desarrollo de una teoría organizacional mas integrada. 5. Entropía negativa, para contrarrestar la tendencia a la destrucción: Las organizaciones tienden a importar mas energía de la que consumen. La energía puede retenerse en depósito para evitar un gasto de energía superior a la importación. La entropía negativa ayuda a la supervivencia mientras que la entropía positiva (o entropía, simplemente) es la tendencia a la destrucción y conduce a la desaparición o muerte. La acumulación de energía y su uso en el momento adecuado detiene el proceso entrópico de destrucción. 6. Entrada de información, retroalimentación negativa y proceso de codificación: La información que entra a la organización es codificada y seleccionada de manera que la organización no rebose con más de lo que requiere. Los mecanismos selectores que rechazan mensajes o los aceptan y trasladan a la estructura del sistema son claves en la composición del proceso de codificación. La información proporciona señales provenientes del medio, la retroalimentación negativa indica desviaciones con relación a lo que el medio desea. Este es un mecanismo de control. 7. Estado constante y homeóstasis dinámica (Equilibrio dinámico para sobrevivir): Los sistemas tienden a mantener su carácter básico, tratando de controlar los factores externos amenazantes. Al mismo tiempo que se presentan el crecimiento y la expansión, las características básicas del sistema tienden a permanecer constantes. Bajo condiciones de crecimiento o expansión extremas puede desarrollarse una nueva característica que sirva como base homeostática. 8. Diferenciación interna y externa: Las organizaciones como sistemas se diferencian de otras externamente. La diferenciación externa se manifiesta en el nombre o razón social, fines, función social, marcas, logotipos, prestigio, trayectoria, espacio, etc. y se sirve para adquirir identidad distinta a la de otras organizaciones. Internamente, existe una tendencia a la diferenciación por áreas, departamentos, a la descripción de funciones diferenciales, a la realización de distintos procesos y a la especialización de oficios.

9. Equifinalidad: Significa alcanzar o poder alcanzar el mismo estado final o un fin/objetivo/meta partiendo de condiciones iniciales diferentes -situaciones distintaspero utilizando distintas alternativas o caminos para lograrlo. Se trata de procesos distintos de evolución. En las organizaciones existen múltiples medios para lograr los mismos fines, objetivos o metas. A medida que aumenta el conocimiento, el número de medios convenientes puede verse reducido, pero siempre habrá más de una forma de llegar a los objetivos. LA ORGANIZACIÓN COMO UN SISTEMA PARCIALMENTE AUTOCONTROLADO Extraído de Oscar Johansen: “Sistemas y organizaciones”, Edit. INSORA, Chile.1970 “Durante los últimos años, los teóricos de la istración han comenzado a hacer germinar la idea de que una organización opera como un sistema. La aplicabilidad del concepto de sistemas puede ser observado cuando se consideran los elementos específicos en el trabajo de un o ejecutivo. El ejecutivo desea una gran efectividad global de su organización en sus relaciones con el medio y con los sistemas competitivos del cual su sistema es una parte y no poner interés sólo en un elemento de la organización que puede distorsionar la actuación total. El ejecutivo debe hacer lo anterior en un medio organizacional que encierre, invariablemente, conflictos entre objetivos de la misma organización. La esencia, del punto de vista de sistemas, yace en el hecho que, lo mejor para todo, no es necesariamente lo mejor para cada componente del sistema. Esto, expresado en otros términos, significa que, para optimizar la conducta del sistema, debemos suboptimizar a los subsistemas. De aquí se desprende la necesidad de cambiar de puntos de vista en las decisiones, tanto de la alta istración como de la istración al nivel medio en relación con la adopción de decisiones. Supongamos que estamos contemplando una planta siderúrgica desde una colina. Esta posee un cerco que encierra una serie de edificios de diferentes dimensiones, los que a su vez cobijan en su interior las máquinas y procesos característicos de es industria. Estos son elementos estáticos, construcciones físicas que permanecen allí en forma inamovible. Hay otros aspectos que nos llaman la atención, el cerco que rodea a las instalaciones se encuentra salpicado de puertas. A través de ellas, vemos un proceso dinámico, de movimiento o flujos que la cruzan continuamente. Este flujo se encuentra compuesto fundamentalmente de personas y de materiales. Se distinguen dos tipos de movimientos, uno de entrada y otro de salida. El movimiento de entrada se encuentra compuesto por individuos (personal encargado de llevar a cabo los procesos), materiales físicos (carbón, mineral de hierro y maquinarias) y de energía, que va a través de alambres de alta tensión. Además y aunque no tan visible, se tiene la entrada de documentos, información, etc. que penetran constantemente en el recinto de la fábrica. El movimiento de salida está compuesto, a su vez, por personas (el personal que regresa), productos terminados (planchas de acero, alambre, barras, etc.) y comunicaciones (cartas, telegramas, documentos.). O sea que:

a. Los movimientos de entrada vienen del exterior y penetran en el recinto de la fábrica, edificios y dependencias. b. Los movimientos de salida vienen del interior de esas dependencias y pasan al exterior de la fábrica. Si observamos las puertas, en los movimientos de entrada y salida vemos que los obreros cuando llegan se identifican, algo similar ocurre con los materiales que entran, los choferes de los vehículos enseñan ciertos papeles a los guardias. Lo mismo sucede cuando sale de la planta rumbo al exterior el personal y los productos terminados. En resumen, tanto la corriente de entrada como la corriente de salidas son controladas. Esto se hace para saber si aquello que entra es lo que debe entrar y si sale lo que debe salir. De todo esto, podemos deducir que: 1. Toda la fábrica, tanto en la parte visible como en la no visible (interior de los edificios que es donde se hace el proceso), es un conjunto o colección y ordenamiento de cosas y objetos conectados o relacionados de tal manera que forman una entidad o un todo o que actúan como una unidad. A este conjunto de cosas, llamamos sistemas. 2. Este conjunto de componentes u objetos se encuentra ordenado de tal forma que puede regular, dirigir o mandar a sí mismo; es decir, es un sistema controlado. El hecho que, por un lugar, entre una cantidad de elementos humanos, materiales e información y que, por otro, salga un producto que es el resultado del procesamiento de lo que entra implica una organización y coordinación dentro de la planta y de la fábrica. El hecho de que se sepa de antemano que y quienes deben entrar y que y quienes deben salir supone lo mismo. La organización y coordinación implican una conducta. Esta conducta se desarrolla con el fin de alcanzar algún objetivo prefijado por alguno de los elementos del sistema o por algún sistema externo. Para que este sistema alcance su objetivo, debe controlar su conducta. Estos controles de entrada y salida están verificando, regulando o dirigiendo ciertos procesos; por ejemplo, la entrada y salida de materiales. Si definimos el control como el envío del mensaje que efectivamente cambia la conducta de la entidad que los recibe, la acción de control es la entidad o unidad responsable de activar al sistema para producir una corriente de salida. Un sistema abierto es aquel en que la acción de control es independiente de la corriente de salida; es decir, que el control o el cambio de conducta no proviene del resultado. En otros términos, no ha sido obtenido en la corriente de salida. En cambio, un sistema cerrado es aquel en que la noción de control depende de la corriente de salida. Es decir, la corriente de salida emite un mensaje de control o retroalimentación que permite que ella, la corriente de salida, sea comparada con la corriente de entrada del sistema, de modo que se puede tomar una acción de control apropiada. Existe, pues, una autorregulación o autocontrol. El sistema cerrado cumple plenamente con la idea de sistema controlado. La planta siderúrgica parece aproximarse más a un sistema abierto; por lo menos, a un sistema parcialmente autocontrolado. Es decir, la corriente de salida no regula de inmediato a la corriente de entrada. Fundamentaremos, esta aseveración :

1. La organización es o se considera un sistema complejo, compuesto de una infinidad de partes o subsistemas relacionados entre sí. A su vez, cada una de estas partes o subsistemas pueden ser considerados como sistemas relativamente independientes. Estos subsistemas tienden a tratar de cumplir con sus propios objetivos; buscar su maximización tomando, hasta cierto punto, una actitud indiferente o competitiva frente a los otros subsistemas. Este hecho tiende, generalmente, a amenazar los objetivos globales del sistema, puesto que no siempre el objetivo global es mantenido durante el proceso de transformación del sistema. Estos cambios de objetivo dentro del proceso tienden a no hacer comparables las corrientes de salida con las corrientes de entrada. 2. El sistema tiene cierta libertad de selección, esto implica que, al menos, algunas de sus partes poseen cursos de acciones alternativas (los humanos) bajo un cierto conjunto de condiciones. Esta libertad no siempre puede ser totalmente controlada dentro de ciertos rangos específicos. En algunos casos, ni siquiera se sabe el rango en que oscila la existencia de otras alternativas, etc. Por lo tanto, la complejidad del sistema, la independencia relativa de los subsistemas, la relativa libertad de selección de conducta de los componentes humanos, el tiempo que utiliza la corriente de retroalimentación y los desvíos de aquellos que lo interpretan nos llevan a concluir que la corriente de salida, difícilmente pueda regular a la corriente de entrada en cuando a los componentes humanos del sistema. Los componentes físicos son más susceptibles de ser considerados, en las organizaciones, eficientemente controlables. Por lo tanto, es posible pensar que esta organización siderúrgica es una sistema abierto parcialmente autocontrolado. Esto es válido para las organizaciones en general. Debido a las diferencias del grado en que se relacionan las máquinas y los hombres en cada subsistema, podemos pensar que, en algunos casos, las comunicaciones de retroalimentación de un subsistema será más efectiva, en cuanto a control, que en otros subsistemas. Así, el control del subsistema de producción o el de un centro de operación dentro de este subsistema tiende a generar un control más efectivo que el caso de un subsistema de capacitación (formación, entrenamiento o desarrollo). Por lo tanto, la organización aunque es un sistema parcialmente controlado puede contener subsistemas más controlados que el mismo sistema y otros menos controlados. En otras palabras, la organización como un sistema abierto posee en su estructura subsistemas cerrados o que funcionan como tales. Este hecho es importante anotarlo ya que la determinación de estos sistemas facilita el análisis del sistema total al poder ser considerados como datos y dedicar así más energía a aquellos sistemas más abiertos. En cierto sentido, desde este punto de vista, es conveniente diseñar los subsistemas de tal forma que tiendan a ser más controlables; es decir, más cerrados. Mediante la aplicación del concepto de sistemas podemos esclarecer la interacción que se desarrolla dentro de la organización. Es perfectamente posible dibujar los principales subsistemas de la siderurgia vista, y, mediante una investigación más o menos detallada (según el grado y objetivo del estudio), traducir en líneas de diferente tipo las diferentes interacciones (corrientes de entrada y salida) que sostienen, más o menos, en forma constante los diferentes subsistemas: Líneas de materias primas,

productos en proceso, líneas de comunicación, centros de decisiones, etc. Lo expuesto deberá servir para una descripción del sistema, sus subsistemas y las interacciones tanto entre los subsistemas en relación al sistema como las de éste con su medio (un subsistema dentro de un sistema mayor, como –por ejemplo- la empresa siderúrgica vista con respecto a la industria siderúrgica). Este esquema descriptivo, que puede representar con bastante fidelidad la realidad, es un elemento básico para el análisis de la organización y deja a la luz, en forma más o menos clara, las interacciones entre las partes del todo; la dinámica de las piezas de la estructura. Este método reconoce que cada sistema es un todo integrado, aunque se encuentra compuesto por subfunciones y estructuras especializadas y diversas. Mas aún, reconoce que cualquier sistema tiene varios objetivos y que el equilibrio entre ellos puede diferir ampliamente de un sistema a otro sistema. El método busca optimizar las funciones del sistema total de acuerdo con los objetivos ponderados y alcanzar una compatibilidad entre sus partes.” PARTE III – Complejidad de las organizaciones La mayor o menor complejidad de un sistema depende no sólo del número de elementos y componentes que lo integran, sino de la variedad en las clases y categorías de dichos elementos y componentes y de la multiplicidad de tipos de relaciones que los ligan. Un sistema será tanto más complejo cuanto mayor sea la dificultad para identificar y definir las partes o elementos que lo componen y las relaciones que los enlazan. Los sistemas llamados mecánicos poseen, por lo general, partes o componentes concretos que cumplen funciones bien definidas y estables; por lo tanto, son sistemas menos complejos que los sistemas llamados orgánicos, que tienen una estructura y funcionamiento (organización del trabajo) más compleja, con relaciones afectadas por el fenómeno de la adaptación al medio ambiente que exigen ciertos cambios en alguna de las características de sus componentes o de sus relaciones. Los sistemas socioculturales (organizaciones) son sistemas mucho más complejos, en los que la naturaleza de las relaciones puede ser inestable y menos bien definida. Una organización se concibe como un sistema complejo. Poseen complejidad en sus relaciones con el medio ambiente externo específico y general y también son complejas internamente. Por ejemplo y sin agotar la nómina, en las relaciones con el ambiente, es posible mencionar: • La interacción con el entorno donde aparecen un gran número – no finito- de variables o factores no permite explicarse sólo por relaciones causales (o de causaefecto) como en la concepción tradicional. Exigen herramientas conceptuales nuevas, aunque se trate de una especie de “complejidad organizada” (según Bueno Campos, ob. citada). Por otra parte, nuevos factores contingentes, el nivel competitivo del entorno actual, su dinámica y el cambio permanente incrementan la complejidad de las relaciones. • Las organizaciones se vinculan de muchas formas, no todas simples y directas, con el

medio, generan cambios, reciben respuestas, continúan actuando de la misma manera o se adaptan, responden a requerimientos, etc. Enfrentan sistemas técnicos cada vez más sofisticados, cambios en las culturas y subculturas y cambios en las fuerzas dominantes. istrar el cambio para asegurar la supervivencia o la continuidad organizacional supone enfrentar problemas político-estratégicos en un escenario y en situaciones de alta complejidad. • La mayor parte de las organizaciones tienen operaciones diversificadas, se orientan hacia campos nuevos y variados, entregan distintos tipos de productos y/o servicios, se integran o relacionan fáctica y jurídicamente de distinta manera con otras organizaciones y han aparecido diversas formas de integración y nuevas formas de hacer negocios. Estas realidades y estos cambios de enfoque han aumentado grandemente la complejidad de las organizaciones. Puesto que los años noventa representan una década de transición importante en la manera como se dirijan los negocios privados y los asuntos públicos, es tiempo de conocer y detallar los nuevos paradigmas tecnológicos, entre ellos: -La productividad de los trabajadores del conocimiento y de servicios -La calidad, en sentido amplio, incluyendo los conceptos de consistencia, predictibilidad, motivación, compromisos con proveedores, clientes y ciudadanos; medición del desempeño, subculturas, etc. -La globalización de mercados, operaciones y competitividad. -La responsabilidad ética, social y ambiental, y la velocidad de respuesta organizacional. -El nuevo rol de los suministros externos como producto de nuevos modos de integración vertical y horizontal. -Distintos modos de asociación para aprovechar nuevas formas de hacer negocios y de implementar programas de colaboración. Este aspecto también es verificable al analizarse las acciones implementadas por los organismos públicos en los últimos tiempos y en el cumplimiento de sus funciones, ahora redefinidas por la mayor participación comunitaria. -La existencia de un nuevo modelo referido a la responsabilidad gerencial y directriz, tanto en la formación de políticas como en la acción y en la decisión. También, la complejidad se verifica en los subsistemas organizacionales; a saber: 1. En el subsistema psicosocial, el clima y las relaciones humanas tanto al nivel individual como grupal u organizacional y los comportamientos que de ello se deriven no son simples de analizar, sintetiza, comprender, explicar y actuar en consecuencia. Tampoco lo son, las variables, los intereses en juego e incluso las teorías intentan explicarlo ni los estilos de conducción de quienes, ejerciendo autoridad, poder y liderazgo, istran e influyen sobre dicho clima y dichas relaciones. 2. En el subsistema de metas y valores se observa que los cambios y la crisis de valores de esta época así como la aparición de otros que luchan por imponerse, impactan sobre la complejidad organizacional como un todo. Los valores son los puntos de vista normativos que mantienen los seres humanos, consciente o inconscientemente, de lo que es bueno y deseable, proporcionan estándares mediante

los cuales la gente es influenciada en sus preferencias y acciones, reflejando un sistema de creencias compartidas que sirven como normas para la conducta humana. 3. En el subsistema estructural, la estructura o forma de relación entre las partes presenta, en la mayoría de las organizaciones, cierta complejidad. La complejidad de la estructura, como variable, se define o identifica por los siguientes elementos: a. Diferenciación horizontal (Forma en que las funciones, actividades y tareas se dividen en diferentes áreas y responsables; implica la división del trabajo, especialización), b. Diferenciación vertical o jerárquica (niveles de autoridad, jerarquía, posiciones de mando o decisionales, etc.) c. Dispersión espacial (distribución física de áreas de trabajo, oficinas, plantes, sucursales, etc.). La complejidad de la estructura se ve afectada por el tamaño, la tecnología, las características del personal, las exigencias del medio, el nivel de formalización, etc.. 4. En el subsistema tecnológico, el proceso de trabajo actual es más complejo que en la antigüedad (maquinarias, procesos, materiales, etc.) y se agregan otros factores de complejidad vinculados con la mayor o menor facilidad para entender las tareas o grado de comprensibilidad del trabajo a desempeñar y con la libertad o discrecionalidad del trabajador en su relación con las máquinas y dispositivos. 5. En el subsistema istrativo, la propia istración o gestión de una organización (y las decisiones correspondientes) es una tarea de alta complejidad para quienes son responsables de ello, de la prestación de sus fines y del logro de objetivos. El proceso istrativo en detalle: planes, programas, sistemas y procedimientos simultáneos, algunos complementarios otros independientes, estructuras y sistemas superpuestos y con muchas disfuncionalidades y controles de todo tipo también lo hacen complejo. A lo que se le suma, la existencia de varios mecanismos simultáneos de coordinación del trabajo, problemas en modelos decisionales, modelos centralizados y descentralizados, diversos métodos, medios, redes y problemas de comunicación, conflictos internos de distinta naturaleza, redefinición de los roles interpersonales, decisionales e informáticos, etc. ACERCA DE LA TEORIA DE SISTEMAS Y DE LAS ORGANIZACIONES ENTENDIDAS COMO SISTEMAS Prof. Titular: Lic. Santiago José Barcos – Profesores Asociados: Licenciadas Norma A. Paolini y Elena M. Denda. Profesores Adjuntos: Licenciados Héctor Eduardo González, Néstor Antonio Trabucco, Martín Aníbal López Armengol y Ricardo Burry. Indice

4.12. RETROALIMENTACIÓN La retroalimentación es un ingrediente esencial en cualquier proceso de control. Ofrece la información para las decisiones que ajustan el sistema. En la medida en que se aplican los planes, el sistema es vigilado o seguido a fin de determinar si el desempeño está dentro de lo

previsto y si se está cumpliendo con los objetivos. La retroalimetnación generalmente se obtiene con referencia tanto a los fines buscados y los medios diseñados para alcanzarlos. En los sistemas relativamente cerrados, la retroalimentación es recibida por los seres humanos que la procesan y deciden en torno a acciones apropiadas. Se pueden diseñar muchos tipos de sistemas de retroalimentación para facilitar el control. El tipo y la complejidad de la retroalimentación requerida depende también de la interrelación de los subsistemas de la organización. 4.12.1. EL CONTROL COMO SISTEMA DE RETROALIMENTACION El control istrativo es en esencia el mismo proceso básico que se encuentra en sistemas físicos, biológicos y sociales. El regulador de una máquina a vapor es un sistema simple de retroalimentación mecánica; en otras palabras, es un sistema de retroalimentación para el control. Para controlar el sistema de una máquina bajo diferentes condiciones de carga se hacen rodar pesas (bolas). A medida que aumenta la velocidad, la fuerza centrífuga hace que esas pesas ejerzan una presión hacia fuera, la cual a su vez transmite una presión (un mensaje) para cortar la velocidad de entrada del vapor y, de esta manera, reducir la velocidad. Cuando se reduce la velocidad, ocurre lo contrario. De la misma manera, en el cuerpo humano diversos sistemas de retroalimentación controlan la temperatura, la presión sanguínea, las reacciones motoras y otras funciones orgánicas. Otro ejemplo de retroalimentación es la calificación que un estudiante recibe en una prueba parcial. Esta tiene como intención, por supuesto, proporcionar a los estudiantes información respecto a su desempeño; si es menor de lo deseable es una señal que sugiere la necesidad de mejoras. En los sistemas sociales, aun excluyendo las organizaciones formales con istración, también se encuentra la retroalimentación. Por ejemplo, en el sistema social de béisbol existen estándares como tres strikes y aún la inclusión de la séptima entrada, que se produce en esencia por medio de la retroalimentación de información que corrige a quienes de otra manera se desviarían. Por lo general, se percibe el control istrativo como un sistema de retroalimentación similar al que opera en un termostato casero común. Este sistema ubica al control con mayor complejidad y realismo que si lo considerara simplemente como un asunto de establecer normas, medir el desempeño y corregir las desviaciones. Pero, entonces, al hacer las correcciones necesarias, deben desarrollar un programa de acciones correctivas y ponerlo en práctica con el objeto de lograr el desempeño deseado. 4.12.2. CONTROL CON CORRECCIÓN ANTICIPANTE La demora en el tiempo del proceso de control de la istración muestra que, para ser eficaz, el control debe estar dirigido hacia el futuro. Ilustra el problema de utilizar sólo retroalimentación desde el resultado de un sistema y medir este resultado como medio de control. Muestra la deficiencia de datos históricos como los que reciben los informes contables. Una de las dificultades con estos datos históricos es que en noviembre informan a los es que perdieron dinero en octubre (o aun en septiembre) debido a un negocio que se llevó a cabo en julio. En este último momento, esta información es sólo un hecho histórico desagradablemente interesante. Lo que los es necesitan para un control istrativo eficaz, es un sistema de control que les diga, a tiempo para emprender acciones correctivas, qué problemas ocurrirían si no hacen algo acerca de esas cosas en ese momento. La retroalimentación del resultado de un sistema no es lo suficientemente buena para el control. Esta clase de retroalimentación no es mucho más que un dato póstumo y nadie ha encontrado manera de cambiar el pasado. El control dirigido hacia el futuro es en gran medida omitido en la práctica , principalmente a la enorme dependencia de los es con respecto a la contabilidad y a los datos estadísticos para propósitos de control. En ausencia de cualquier medio para observar el futuro, el empleo de las referencias historicas, sobre la dudosa suposición de que el pasado es prólogo, es reconocidamente mejor que ninguna referencia en absoluto.

Figura 27: Control con Correccion Anticipante 4.12.3. LA CORRECION ANTICIPANTE EN ISTRACIÓN Para dar una idea de lo que la correción anticipante significa en control istrativo, se observan ejemplos de sistemas de planeación de efectivo e inventario. Las variables del sistema y su efecto sobre un proceso para obtener un resultado deseado (toda empresa debe diseñar su propio sistema de acuerdo con las realidades de su situación) una desviación en cualquiera de las entradas planeadas puede producir un resultado no planeado a menos que se haga algo acerca de ello a tiempo. Por ejemplo, en el caso de modo de inventarios, si las entregas de compras son mayores que lo planeado, o si la utilización de las instalaciones resulta ser menor que lo planeado, el resultado será un inventario superior al que se planeó a menos que se emprendan acciones correctivas. Por supuesto, para hacer que la corrección anticipante funcione debe controlar con cuidado las entradas. El sistema de correción anticipante puede paracer bastante complejo pero, cuando menos para la principales áreas de problemas no debe ser difícil identificar variables de entrada en el sistema para contemplarlas como un sistema interactuante y computarizar el modelo. Desde este punto debe ser sencillo recolectar información sobre las entradas y determinar su efecto sobre el resultado final deseado, en forma regular. Ciertamente esto parecería poco aceptable para asegurar un control significativo en vista de su importancia para el control en la istracion. Como es evidente, sería impracticable tomar en consideración en un modelo todas las entradas que podrian afectar la operación de un programa por ejemplo. Para una compañía con un largo historial de flujo adecuado de préstamos bancarios para sus necesidades de financiamiento, la posibilidad de que el banco de la compañía necesite sorpresivamente restringir el crédito, puede no haber sido una variable que se introdujo en el sistema de entrada. Asi mismo, la bancarrota de un cliente o un proveedor grande puede ser una variable de entrada no anticipada ni programada. Dado que algunas veces acurren hechos no programados que pueden alterar un resultado deseado, la revisión de las entradas regulares debe ser complementada por la acción de tomar en consideración “alteraciones” poco comunes e inesperadas. 4.12.4. LOS REQUERIMIENTOS PARA EL CONTROL CON CORRECCIÓN ANTICIPANTE

Los sistemas para un sistema de control funcional con corrección anticipante pueden ser resumidos como sigue: 1. Hacer un análisis completo y cuidadoso del sistema de planeación y control y las variables de entrada más importantes que se identifique. 2. Desarrollar un modelo del sistema 3. Tener cuidado de mantener el sistema actualizado; en otras palabras, se debe revisar el modelo con regularidad para ver si las variables de entrada y sus interrelaciones continúan representando realidades. 4. Recolectar con regularidad datos sobre las variables de entrada e introducirlos en el sistema. 5. Determinar con regularidad las variaciones de los datos reales de entrada, en comparación con las entradas planificadas, y evaluar su efecto sobre los resultados finales esperados. Tomar medidas; al igual que cualquier otra técnica de planeación y control, todo lo que puede hacerse es mostrar a las personas los problemas; es evidente que deben comprender acciones para resolverlos