Sistem Fail Dan Surat Menyurat 2b441p

Pengurusan GERKO

SISTEM FAIL DAN SURAT MENYURAT

3/19/2014

1

Skop / Tajuk ( 2 jam ) • Sistem dan jenis-jenis fail • Prosedur penulisan surat rasmi • Komunikasi rasmi melalui media eletronik

3/19/2014

2

Apakah Sistem Fail? • Satu proses klasifikasi, penyususan dan penyimpanan rekod supaya ianya dapat diperolehi dengan segera apabila dikehendaki • Seorang pegawai / pengurus perlu mengetahui teknik penyimpanan, rekod-rekod pentadbiran dan penyelenggaraan fail

3/19/2014

3

Definisi fail • Proses penyimpanan segala rekod dan dokumen untuk simpanan selamat atau satu rangkaian aktiviti yang bermula dan berkahir pada titik yang sama

3/19/2014

4

Ciri-Ciri Umum Sistem Fail • Sesuatu dokumen itu mudah dicari dan diperoleh dengan cepat apabila diperlukan • Sistem fail itu tidak kompleks, mudah dikendalikan dan difahami serta tidak mengelirukan • Sistem fail perlu disesuaikan dengan keperluan organisasi 3/19/2014

5

Ciri-Ciri Umum Sistem Fail • Sistem fail boleh diubahsuai jika perlu, mengikut kehendak dan keadaan organisasi. • Sistem fail perlu melibatkan kos yang paling minimum • Dokumen yang difailkan perlu mendapat perlindungan keselamatan daripada kebakaran, kekotoran, bencana alam dan kebocoran rahsia organisasi • Sistem fail perlu menggunakan ruang yang paling minimum 3/19/2014

6

Pengkelasan Fail • Fail boleh dikelaskan berdasarkan; – Abjad – Perkara – Angka – Tempat dan kawasan

• Menggunakan kod; – Nombor – Ringkasan 3/19/2014

7

…….pengkelasan fail • Tahap pertama: – 01. – 02. – 03. – 04. – 05.

Kurikulum Kokurikulum Hal Ehwal Pelajar Kewangan Asrama

Kokurikulum – SRKBT/02

3/19/2014

8

..pengkelasan dan nombor fail • Tahap kedua Nombor

Perkara

02/01

JK Kokurikulum

02/02

Sukan dan permainan

02/03

Unit Berunifom

02/04

Kelab dan Persatuan

• Kokurikulum/Unit Berunifom – SRKBT/02/03/ 3/19/2014

9

..pengkelasan dan nombor fail • Tahap Ketiga Nombor 01 02 03 04

Perkara Persekutuan Pengakap Pandu Puteri Puteri Islam Bulan Sabit Merah

• SRKBT/02/03/02 – Pandu Puteri 3/19/2014

10

..pengkelasan dan nombor fail • Tahap keempat Nombor

Perkara

01

Mesyuarat

02

Maklumat Ahli

03

Perlembagaan

04

Perancangan tahunan

• SRKTB/02/03/02/01( 3/19/2014

) - Mesyuarat 11

Peringkat Keselamatan Fail JENIS

FUNGSI

WARNA

RAHSIA BESAR

•Keselamatan Negara

Kuning berpalang merah (depan & belakang)

RAHSIA

•Tender •Kewangan

Merah Jambu berpalang Depan / Belakang

SULIT

•Laporan sulit •Soalan

Hijau

TERHAD

•Fail peribadi •Dokumen

Putih

BIASA

•Terbuka •Harian

Putih

3/19/2014

12

Sampul Kecil • Satu fail sementara dibuka keranafail asal tidak ditemui. • Mengandungi satu tajuk sahala • Apabila sudah digunakan. Ianya hendaklah ditutup dan dimasukkan ke dalam fail besar • Fail ini tidak aktif

3/19/2014

13

Kertas Minit • Satu fail satu kertas minit. • Setiap surat masuk dan keluar perlu diminitkan dan direkod • Menggunakan Borang Am 6 • Kertas minit disematkan di sebelah kiri fail • Kandungan masuk = dakwat merah • Kandungan keluar = dakwat hitam 3/19/2014

14

Penutupan Fail • Fail hendaklah ditutup setelah mengandungi >= 100 kandungan(1 inci) • Setelah fail penuh, catatkan jilid 1 dan menggunakan fail jilid 2 ; MPKTR/02/03/Jld. 2/ ( ) • Fail yang memerlukan tindakan segera, dilabelkan “Segera”(Am 99B) @ “Tindakan Serta Merta”(Am 99) 3/19/2014

15

Prosedur Penulisan Surat Rasmi • Kategori Surat Rasmi : – Surat - menyurat dari jabatan kerajaan dan persatuan induk dan sebaliknya – Surat panggilan mesyuarat memohon jawatan – Memohn ceramah. – Memohon lawatan. 3/19/2014

16

Format Umum • Logo, nama dan alamat persatuan • Nama jawatankuasa tertinggi (jika perlu) • Nombor fail ( Ruj. Tuan & Ruj. Kami) • Tarikh • Alamat Penerima • Melalui (jika berkenaan) • Menghadap / pembukaan surat 3/19/2014

17

….format umum • • • • • •

Tajuk surat Pembukaan dan kandungan surat Cogan kata Tandatangan, nama dan gelaran jawatan Surat-surat salinan Kependekan(initial) nama penulis dan jurutaip

3/19/2014

18

Komunikasi rasmi • Media eletronik – – – –

Radio Televisyen E-mail Faks

• Media cetak – Akhbar – Majalah

• Lain-lain

– Poster – Banner – Brosur

3/19/2014

19

Bahan Rujukan • Ab. Alim bin Abdul Rahim, (1994), Pengurusan Kokurikulum, Kuala Lumpur: Penerbit Fajar Bakti Sdn. Bhd. • Kementerian Pendidikan Malaysia. (1990 ). Buku Panduan Gerak Kerja Kokurikulum Sekolah Rendah. Kuala Lumpur: Pusat Perkembangan Kurikulum dan Dewan Bahasa dan Pustaka 3/19/2014

20

Rumusan • Guru penasihat / jurulatih yang baik perlu arif mengenai pengurusan fail dan dapat menulis surat yang tepat dan berkesan • Mengawas dan memantau jawatankuasa menguruskan fail dan surat menyurat • Surat menyurat merupakan imej persatuan dan organisasi

3/19/2014

21