Que Es Un Proyecto 7221d

PROYECTO Un proyecto es un documento en el que se planifican una serie de actividades de cualquier tipo con el fin de alcanzar determinados resultados y objetivos. El funcionamiento de las organizaciones se produce a menudo mediante la realización de proyectos. A lo largo de tu vida, sin duda, te veras involucrado en más de uno, o tendrás algunas ideas que desearas llevar a cabo a través de proyectos. La elaboración de un proyecto es una tarea necesaria para organizar muchas actividades, como por ejemplo: • Actividades socio-culturales (por ejemplo, organización de campamentos de verano, Viajes, etc.). • Actividades de voluntariado social (por ejemplo, ayuda a ancianos, a drogodependientes, a países en vía de desarrollo, petición de subvenciones, etc.). • Actividades académicas (preparación de cursos, trabajos de investigación, etc.). • Actividades propias de tu trabajo (presentación de ideas, preparación de informes, etc.). La idea central sobre la elaboración de proyectos es que no hay una normativa fija. Tu intuición y tu creatividad van a ser siempre sin duda lo más importante de tu proyecto. Aun así, existen unas pautas que te servirán para organizar las ideas, precisar los objetivos y concretar una serie de actividades especificas. Cuando se planifiques un proyecto, se tienes que contestarte a las siguientes preguntas: QUE POR QUE PARA QUE CUANTO DONDE

quieres hacer lo quieres hacer se quiere hacer quieres conseguir se quiere hacer

COMO

se va a hacer

CUANDO A QUIENES QUIENES CON QUE

se va a hacer va dirigido lo van a hacer se va a hacer se va a costear

Descripción y finalidad Fundamentación Objetivos Metas Localización física Cobertura espacial Actividades y tareas Metodología Calendario Destinatarios o beneficiarios Recursos humanos Recursos materiales Recursos financieros

Nombre o título Evidentemente un proyecto debe tener un nombre. Se debe hacer un esfuerzo para que el nombre resulte sencillo siempre que sea posible. Al poner titulo a un proyecto existe una tendencia muy normal a hacer títulos muy largos y complicados. Cuando se dirige a un público general, es preferible perder algo de rigor y denominar a tu proyecto de la manera lo más simple posible, o bien utilizar algún lema o juego de palabras. También es muy común utilizar un acrónimo para simplificar el titulo. Descripción del proyecto La denominación solo sirve para identificar rápidamente el proyecto, pero es insuficiente para tener una idea completa acerca de que trata. Tu proyecto debe empezar realizando una descripción amplia del proyecto, definiendo la idea central de lo que pretendes hacer. En algunos casos, esta descripción hay que hacerla contextualizando el proyecto dentro del programa del que forma parte.

Tampoco conviene hacer una descripción excesivamente extensa, ya que a lo largo del proyecto iras ofreciendo información complementaria. Basta con que la persona que desea conocer el proyecto pueda tener, de entrada, una idea exacta acerca de lo fundamental del mismo. Fundamentación o justificación En esta parte tienes que explicar las razones que justifican la realización del proyecto. Para que la fundamentación sea completa y correcta, tienes que tratar dos cuestiones: • Tienes que explicar la importancia y la urgencia del problema a solucionar. Los problemas que pueden dar lugar a un proyecto pueden ser muy variados: hay una necesidad y no existe un servicio para satisfacerla, el servicio existente es insuficiente, se quiere mejorar la calidad de la prestación, etc. Aparte de mencionar la existencia del problema, también tienes que referirte a su importancia y prioridad. No solo hay que considerar razones técnicas, sino también las razones políticas. Cuando expongas este tipo de razones políticas, puedes hacer referencia a tus convicciones personales, pero también a planes existentes y programas ya aprobados que también resalten esas razones políticas que justifican tu proyecto. Asimismo, es bueno que indiques los efectos de la no intervención. • En segundo lugar, tienes que justificar que tu proyecto es la solución más adecuada para resolver el problema. A menudo, estos dos aspectos, complementarios pero distintos, suelen confundirse. Muchas veces se da por hecho que el problema a resolver es muy importante, sin explicar esa importancia. Otras veces se aportan datos acerca del problema que se pretende resolver con el proyecto, pero no se justifica que el proyecto es lo mejor que se puede hacer en esa situación. Finalidad del proyecto Hay que distinguir entre lo que es la finalidad del proyecto y lo que es el objetivo u objetivos del proyecto. La finalidad de un proyecto es más bien una aspiración a solucionar un problema bastante general. El objetivo fija unos resultados perfectamente alcanzables mediante la realización del proyecto. No siempre es necesario explicar finalidades últimas. Son más importantes los objetivos, de los que hablaremos a continuación. Existe a veces la tendencia a exagerar la finalidad de un proyecto, o bien a expresarla en términos vagos y abstractos. Sin embargo, muchas veces los proyectos son tan pequeños y concretos que no es necesario formular este tipo de fines. Solo cuando se trata de proyectos que se insertan dentro de programas o planes más amplios y tendentes a lograr el desarrollo de algunas áreas o sectores generales, conviene aclarar cuáles son esos fines últimos que justifican la existencia del proyecto. Referencia a las Instituciones Cuando se trate de un proyecto que estas preparando para una institución dentro de la que trabajas, este punto lo puedes obviar o reducir bastante, ya que esa información la conocerán todos. Sin embargo, cuando presentes el proyecto a una entidad ajena, conviene que dediques Atención a este tema. Si presentas tu proyecto a título individual a una organización que apenas te conoce, deberás adjuntar tu curriculum personal. Si presentas el proyecto a una entidad externa, pero en nombre de otra asociación u organización a la que perteneces, tendrás que indicar cuál es y explicar brevemente con que instalaciones contar y que proyectos haber realizado en el pasado. También puede ser conveniente mencionar cuales son las prioridades de tu organización, vuestras relaciones con otras instituciones, etc. En caso de que tu proyecto se presente a una institución solicitando una subvención o buscando algún tipo de financiación, puede ser más practico adjuntar toda esta información (que suele ser

amplia) en un dossier aparte del proyecto. Todo ello, con el fin de no abultar innecesariamente el documento que contenga el proyecto. Objetivos del proyecto Un proyecto sin objetivos no es un proyecto; podrá ser un estudio, un trabajo u otra cosa, pero no un proyecto. Es importante que te esfuerces en definir bien los objetivos de manera precisa y tratando de utilizar criterios concretos, comprobables y objetivables. A veces conviene hacer una distinción entre objetivo principal o general, y los objetivos específicos o complementarios: • El objetivo principal, llamado también objetivo general, es el propósito central del proyecto. A veces viene dado por los objetivos generales de un programa. • Los objetivos específicos, inmediatos o complementarios, son especificaciones o pasos que hay que dar para alcanzar o consolidar el objetivo general. No es necesario formular objetivos de este tipo en todos los proyectos. La necesidad de su formulación vendrá dada por el grado de generalidad o abstracción que tenga el objetivo general. Resultados Los resultados de un proyecto son los logros y realizaciones alcanzados gracias a la ejecución del proyecto. Un proyecto habrá tenido éxito en la medida en que los resultados se hayan aproximado a los objetivos iníciales. Tanto los resultados como los objetivos pueden dividirse o clasificarse tanto de manera cuantitativa como cualitativa, así como a corto, medio o largo plazo. En principio, cuando redactes un proyecto puedes trazar unos objetivos y garantizar la realización de unas actividades, pero desconocerás que resultados vas a alcanzar realmente con tu proyecto. A pesar de todo, conviene que hagas una mención a los resultados que esperas conseguir con cierta probabilidad. Los resultados concretan los objetivos, estableciendo cuanto, cuando y donde se realizaran estos. Procura ser preciso en tu proyecto; aunque te parezca que los objetivos y resultados de tu proyecto son humildes, no trates de corregirlo con grandes frases, vaguedades o promesas irrealizables. Destinatarios Son las personas que se van a favorecer con la realización del proyecto. Se trata de identificar a los destinatarios inmediatos y a los destinatarios finales o indirectos. Generalmente, se trata de dos tipos de destinatarios bastante diferenciados. Localización La localización de un proyecto es el lugar en donde se realizará. Por otra parte, tu proyecto también debe señalar cual es su cobertura espacial, es decir, debes indicar la zona que cubrirá el proyecto, los lugares próximos al lugar de ejecución del proyecto que también se beneficiaran del mismo. Por tanto, es necesario que expliques: • La zona a la que va a afectar el proyecto: Oviedo, toda Asturias, etc. • La sede o local desde el que vas a realizar el proyecto. Actividades, tareas y metodología La ejecución de cualquier proyecto consiste en realizar un conjunto de actividades y tareas, con objeto de obtener los productos del proyecto y alcanzar buenos resultados que cumplan los objetivos marcados. Intenta que las actividades y tareas se sucedan en un orden lógico e indica de manera concreta y precisa cuales son las actividades que hay que ejecutar, así como las diferentes

tareas en que se dividen las actividades. Las actividades y tareas son la parte del proyecto que te exigirá más concreción, tal y como se ve en el grafico. Cuando describas las actividades y tareas de tu proyecto tienes que tratar los siguientes puntos: • Especifica las actividades y tareas a realizar. • Señala una fecha de inicio y de terminación de cada actividad. • Señala la cantidad y calidad de los recursos necesarios (recursos humanos, servicios, equipo, dinero, bienes, etc.) para cada actividad y tarea. • Indica los métodos y técnicas que se utilizaran para realizar las diferentes actividades. En el caso de proyectos de trabajo social o de animación, es bueno que utilices técnicas e instrumentos que promuevan la participación de la gente en el desarrollo del proyecto. Calendario Otro de los aspectos esenciales en la elaboración de un proyecto es la determinación de la duración de cada una de las actividades. Elaborar un calendario permitirá a quien juzgue tu proyecto establecer si existe una distribución uniforme del trabajo, si los plazos son realistas, si los límites de tiempo asignados a cada actividad (máximo y mínimo) son proporcionados entre si o hay desajustes graves, etc. Para realizar un cronograma similar solamente se requiere: • Ordenar las actividades cronológicamente, determinando aquellas que se pueden realizar simultáneamente. • Estimar la duración de cada actividad. • Determinar en qué fecha va a comenzar cada actividad y en qué fecha se va a concluir. Hay que contemplar la posibilidad de que se produzcan retrasos o se den situaciones imprevistas. Recursos (Materiales y Técnicos, Humanos y Financieros) Todo proyecto requiere para su realización una serie de recursos (bienes, medios, servicios, etc.) para realizar las actividades, obtener los productos y lograr el objetivo inmediato. Cuando elabores tu proyecto es conveniente que distingas tres tipos de recursos: materiales y tecnicos, humanos y financieros. Recursos Materiales y Técnicos: Tu proyecto debe especificar las herramientas, equipos, instrumentos, infraestructura física y tecnologías que necesitas para llevar a cabo el proyecto. Recursos Humanos: Para ejecutar algunos proyectos, hay que disponer de personas adecuadas y capacitadas para realizar las tareas previstas. Por consiguiente, deberás hacer constar en tu proyecto la cantidad de personal, las cualificaciones requeridas y las funciones a realizar, indicando quien es responsable de que y como está distribuido el trabajo. En ocasiones, incluso, puede ser necesario formar a los recursos humanos para que el proyecto pueda llevarse a cabo. En estos casos hay que establecer qué formación ha de tener el personal que se necesita. Recursos Financieros: Un proyecto en el que no hay recursos financieros no es mucho mas que una declaración de buenos propósitos. Por consiguiente, debes realizar una estimación de los fondos que puedes obtener, con indicaciones las diferentes fuentes con las que podrás contar: subvenciones, aportaciones de socios o colaboradores, créditos o préstamos, presupuesto ordinario de tu organización, pago del servicio por los s, etc. Los recursos financieros sirven para pagar los otros recursos: humanos, materiales y técnicos. Con ello, quedara establecida la estructura financiera del proyecto (quien o que financia que) Presupuesto Acabamos de hablar de la necesidad de que tu proyecto especifique los recursos financieros con los que vas a contar, así como las fechas de los ingresos y los gastos del proyecto. Esta idea es

coincidente con el concepto de presupuesto. El presupuesto es la relación de gastos e ingresos de tu proyecto. Cómo se hace un presupuesto El presupuesto recoge los gastos y, si los hay, los ingresos que vayas a obtener por la realización de tu proyecto. Normalmente, solo podrás hacer una previsión de los ingresos. Los gastos, sin embargo, deben ser exactos y estar suficientemente desglosados o individualizados; el presupuesto debe especificar claramente cada una de las partidas, enunciando los gastos de personal, material, equipo, gastos de funcionamiento, etc., todo ello expresado en euros o en la moneda nacional del país donde se vaya a presentar el proyecto. Responsables y estructura istrativa Otro elemento importante de tu proyecto va a consistir en especificar cómo vas a organizarte para realizarlo. Con otras palabras, en este apartado debes especificar cómo vas a repartir el trabajo a las personas encargadas de ejecutar y llevar a cabo las actividades. Para ello, conviene hacer figurar en el diseño del proyecto las siguientes cuestiones: • Organigrama, donde aparezcan claramente señaladas las funciones del personal del proyecto, señalando quien es el responsable y de que parte del proyecto. • Manual de procedimientos, en el que se indica como desempeñar el trabajo y cuáles son las normas y procedimientos de carácter técnico y istrativo que se han de seguir para llevar a cabo las actividades y tareas. La redacción de un manual de procedimientos es aconsejable si perteneces a una organización grande y el manual se va aprovechar para otros proyectos. En otro caso, es una tarea muy trabajosa. • Mecanismos de coordinación del proyecto con otras personas externas a tu organización que vayan a prestarte ayuda. • Sistemas que vas a utilizar para la evaluación interna y el seguimiento. • Canales de información: a quien hay que informar, que tipo de información se le debe facilitar, en que soporte (cara a cara, telefónico, por escrito, etc.), con qué objetivo (facilitar datos e información, consultar una toma de decisiones, asesorar, informar acerca de las actividades realizadas, etc.) y con qué frecuencia (diaria, semanal, quincenal, mensual, trimestral, anual). Pre-requisitos Los pre-requisitos son los factores externos sobre los cuales tú no puedes tener ningún tipo de control, pero que resultan esenciales para el éxito del proyecto. Es necesario que en el diseño del proyecto especifiques claramente cuáles son esos factores externos de los que depende el éxito del proyecto. Un pre–requisito puede ser la concesión de una subvención, sin la cual el proyecto no puede realizarse. Los pre-requisitos también pueden ser decisiones políticas, productos de otros proyectos, etc. Nunca debes señalar cuestiones que conciernan a las partes implicadas en el proyecto (recursos humanos, material, obligaciones propias, etc.), ya que ello no queda fuera del control del proyecto. Identificando los pre-requisitos de tu proyecto, consigues tres cosas: • Mejoras la probabilidad de éxito de tu proyecto, ya que conocerás las posibles dificultades. • Reduces la incertidumbre de tu proyecto, ya que puedes prever con más exactitud los resultados que vas a conseguir. • Si estableces unos pre-requisitos y luego esos pre-requisitos no se cumplen y fracasa tu proyecto, nadie te podrá acusar de ese fracaso, ya que podrás argumentar que se debió a causas externas.