Norma Iso 14000 505h3
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ISO-14001-1996
Sistemas de Gestión Ambiental Especificaciones con guía para utilización Environmental management systems Specification with guidence for use ISO-14001:1996 Systèmes de manegement environnemental Spécification et lignes directrices pour son utilisation 14001:1996
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Sistemas de Gestión Ambiental Especificaciones con guía para utilización
0 INTRODUCCIÓN Organizaciones de todo tipo están cada vez más interesadas en alcanzar y demostrar un sólido desempeño ambiental controlando el impacto de sus actividades, productos y servicios sobre el ambiente, teniendo en cuenta su política y objetivos ambientales. Lo hacen en el contexto de una legislación cada vez más exigente, del desarrollo de políticas económicas y otras medidas para fomentar la protección ambiental y de un aumento general de la preocupación de las partes interesadas por los temas ambientales incluyendo el desarrollo sustentable. Muchas organizaciones han empleado “revisiones” o “auditorías” para evaluar su desempeño ambiental. Sin embargo, esas “revisiones” y “auditorías” por sí mismas, pueden no ser suficientes para proporcionar a una organización la seguridad de que su desempeño no solo cumple, sino que continuará cumpliendo los requisitos de la legislación y de su política. Para ser efectivas, necesitan estar incluidas dentro de un sistema de gestión estructurado e integrado con la totalidad de las actividades de istración. Las normas internacionales sobre gestión ambiental tienen como finalidad proporcionar a las organizaciones los elementos de un sistema de gestión ambiental efectivo, que pueda ser integrado con otros requisitos de gestión, para ayudar a las organizaciones a lograr objetivos ambientales y económicos. Estas normas, como otras normas internacionales, no tienen como fin ser usadas para crear barreras comerciales o no arancelarias, o para incrementar o cambiar las obligaciones legales de una organización. Esta norma especifica los requisitos de dicho sistema de gestión ambiental. Se ha escrito para ser aplicable a todo tipo y tamaño de organización y para ajustarse a diversas condiciones geográficas, culturales y sociales. La base de este enfoque se muestra en la figura 1. El éxito del sistema depende del compromiso de todo nivel y funciones, especialmente de la alta gerencia. Un sistema de este tipo permite a una organización establecer y evaluar la efectividad de los procedimientos para implementar una política y unos objetivos ambientales, conseguir conformidad con ellos y demostrar tal conformidad a terceros. El objetivo final de esta norma es apoyar la protección ambiental y la prevención de la contaminación en equilibrio con las necesidades socioeconómicas. Debería resaltarse que muchos de los requisitos pueden aplicarse simultáneamente, o pueden ser retomados en cualquier momento. Existe una importante diferencia entre esta norma que describe los requisitos para la certificación/registro y/o la autodeclaración de un sistema de gestión ambiental de una organización, y una guía no certificable que tenga como fin dar asistencia genérica a
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una organización para implementar o mejorar un sistema de gestión ambiental. La gestión ambiental abarca una serie completa de situaciones, incluyendo aquellas con implicaciones estratégicas y competitivas. La demostración de que esta norma se ha implementado con éxito puede ser utilizada, por una organización, para asegurar a las partes interesadas que tiene un sistema de gestión ambiental apropiado.
Mejoramiento continuo
Política ambiental Revisión por la gerencia Planificación
Verificación y acción correctiva
Implementación y operación
Figura 1. Modelo de sistema de Gestión Ambiental para esta norma Las directrices relativas a las técnicas auxiliares de gestión ambiental, están contenidas en otras normas. Esta norma contiene solamente aquellos requisitos que pueden ser auditados objetivamente con propósitos de certificación/registro y/o autodeclaración. Aquellas organizaciones que requieran una orientación general sobre una más amplia gama de temas relacionados con los sistemas de gestión ambiental, deben referirse a la norma ISO 14004-96 Sistemas de gestión ambiental. Directrices generales sobre principios, sistemas y técnicas de apoyo. Debe notarse que esta norma no establece requisitos únicos para el desempeño ambiental más allá del compromiso declarado en la política ambiental, de cumplimiento 3
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con la legislación y normativa aplicables y con el mejoramiento continuo. Por tanto, dos organizaciones que realizan actividades similares pero que tienen diferentes desempeños ambientales, pueden ambas cumplir con los requisitos. La adopción e implantación de una gama de técnicas de gestión ambiental de una manera sistemática, puede contribuir a que se alcancen resultados óptimos para todas las partes interesadas. Sin embargo, la adopción de esta especificación no garantiza en sí misma unos resultados ambientales óptimos. Para lograr objetivos ambientales, el sistema de gestión ambiental debería animar a las organizaciones a considerar el empleo de la mejor tecnología disponible cuando fuera apropiada y económicamente viable. Además, la efectividad con relación a los costos de tal tecnología debería ser tomada plenamente en cuenta. Esta norma no se refiere, ni incluye requisitos sobre aspectos de seguridad e higiene ocupacional; sin embargo, no pretende desanimar a una organización a que desarrolle la integración de dichos elementos del sistema de gestión. No obstante, el proceso de certificación/registro solamente será aplicable a los aspectos del sistema de gestión ambiental. Esta norma comparte principios comunes con la serie de normas ISO 9000 relativas a los sistemas de la calidad. Las organizaciones pueden elegir utilizar un sistema de gestión ya existente, compatible con la serie ISO 9000 como base para el sistema de gestión ambiental. Debe entenderse sin embargo, que la aplicación de los distintos elementos del sistema de gestión puede diferir debido a los distintos fines y a las diferentes partes interesadas. Mientras los Sistemas de Gestión de la Calidad tienen que ver con las necesidades de los clientes, los Sistemas de Gestión Ambiental se orientan a las necesidades de muchas partes interesadas y a las necesidades, en constante evolución, que tiene la sociedad de protección ambiental. Los requisitos del sistema de gestión especificados en esta norma no necesitan ser establecidos independientemente de otros elementos existentes del sistema de gestión. En algunos casos, será posible cumplir los requisitos adaptando elementos del sistema de gestión existentes. 1 ALCANCE Esta norma especifica los requisitos para que un sistema de gestión ambiental, capacite a una organización para formular una política y unos objetivos, teniendo en cuenta los requisitos legales y la información acerca de los impactos ambientales significativos. Se aplica a aquellos aspectos ambientales que la organización puede controlar y sobre los que puede esperarse que tenga influencia. No establece, por sí misma, criterios de actuación ambiental específicos. Esta norma se aplica a cualquier organización que desee: a) Implementar, mantener y mejorar un sistema de gestión ambiental. b) Asegurar por sí misma su conformidad con la política ambiental declarada. 4
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c) Demostrar a terceros tal conformidad. d) Procurar la certificación/registro de su sistema de gestión ambiental por una organización externa. e) Hacer una autoevaluación y autodeclaración de conformidad con esta norma. Todos los requisitos de esta norma tienen como fin ser incorporados a cualquier sistema de gestión ambiental. La amplitud de su aplicación dependerá de factores tales como la política ambiental de la organización, la naturaleza de sus actividades y las condiciones en las que opera. Esta norma provee también directrices informativas sobre el uso de las especificaciones en el anexo A. El alcance de cualquier aplicación de esta norma debe estar claramente identificado.
2 NORMAS DE REFERENCIA ISO19011-2002 Guías para auditorias del sistema de calidad y/o ambiental. A finales del 2004 se espera la nueva versión de la norma ISO-14000. 3 DEFINICIONES Para los fines de esta norma se aplican las definiciones siguientes: 3.1 mejoramiento continuo: proceso de fortalecimiento del sistema de gestión ambiental para la obtención de mejoras en el desempeño ambiental general, acorde con la política ambiental de la organización. Nota.
El proceso no precisa ser llevado a cabo en todas la áreas de actividad simultáneamente.
3.2 ambiente: entorno en el cual una organización opera, incluyendo el aire, agua, suelo, recursos naturales, flora, fauna, seres humanos y sus interrelaciones. Nota. El entorno en este contexto se extiende desde el interior de una organización hasta el sistema global.
3.3 aspecto ambiental: elemento de las actividades, productos o servicios de una organización que puede interactuar con el ambiente. Nota. Un aspecto ambiental significativo es aquel que tiene o puede tener un impacto ambiental significativo.
3.4 impacto ambiental: cualquier cambio en el ambiente, sea adverso o beneficioso, resultante en todo o en parte de las actividades, productos o servicios de una organización. 5
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3.5 sistema de gestión ambiental: la parte del sistema general de gestión que incluye la estructura organizativa, planificación de las actividades, responsabilidades, prácticas, procedimientos, procesos y recursos para desarrollar, implementar, llevar a efecto, revisar y mantener la política ambiental. 3.6 auditoría del sistema de gestión ambiental: proceso de verificación sistemático y documentado para obtener y evaluar objetivamente la evidencia para determinar si el sistema de gestión ambiental de una organización está conforme con los criterios de la auditoría del sistema de gestión ambiental establecidos por ella y comunicar los resultados de este proceso a la dirección. 3.7 objetivo ambiental: propósito ambiental global, surgido de la política ambiental que una organización se propone lograr y que se cuantifica cuando sea aplicable. 3.8 desempeño ambiental: resultados medibles del sistema de gestión ambiental, relativos al control de los aspectos ambientales de la organización, basados en su política ambiental, sus objetivos y sus metas. 3.9 política ambiental: declaración por parte de la organización, de sus intenciones y principios en relación con su desempeño ambiental general, que proporciona un marco para su actuación y para el establecimiento de sus objetivos y metas ambientales. 3.10 meta ambiental: requisito detallado del desempeño, cuantificable siempre que sea posible, aplicable a la organización o a parte de ella, que surge de los objetivos ambientales y que se necesita que sea establecida y cumplida con el fin de lograr estos objetivos. 3.11 parte interesada: individuo o grupo involucrado con, o afectado por el desempeño ambiental de una organización. 3.12 organización: compañía, corporación, firma, empresa, autoridad, institución, o parte o combinación de ellas, tengan forma de sociedad o no, pública o privada, que tiene sus propias funciones y istración. Nota. Para organizaciones con más de una unidad operativa, una unidad operativa por sí sola puede definirse como una organización.
3.13 prevención de la contaminación: uso de procesos, prácticas, materiales o productos que evitan, reducen o controlan la contaminación, lo que puede incluir reciclaje, tratamiento, cambios de procesos, mecanismos de control, uso eficiente de los recursos, y sustitución de materiales. Nota. Los beneficios potenciales de la prevención de la contaminación incluyen reducción de impactos ambientales adversos, mejora de la eficiencia y reducción de los costos.
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4 REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL 4.1 Requisitos generales La organización debe establecer y mantener un sistema de gestión ambiental cuyos requisitos están descritos en este capítulo de la norma. 4.2 Política ambiental La alta gerencia debe definir la política ambiental de la organización, y asegurar que: a) sea apropiada para la naturaleza, escala e impacto ambiental de sus actividades, productos o servicios; b) incluya un compromiso de mejoramiento continuo y prevención de la contaminación; c) incluya un compromiso de cumplimiento con la legislación y reglamentación ambiental relevantes, y con otros requisitos que la organización suscriba; d) provea el marco para establecer y revisar los objetivos y metas ambientales; e) sea documentada, implementada, mantenida y comunicada a todos los empleados; f) esté disponible para el público. 4.3 Planificación 4.3.1 Aspectos ambientales. La organización debe establecer y mantener el (los) procedimiento(s) para identificar los aspectos ambientales de sus actividades, productos o servicios que pueda controlar y sobre los cuales se pueda esperar que tenga influencia, para determinar aquellos que tienen o puedan tener impactos significativos en el ambiente. La organización debe asegurarse de que los aspectos relacionados con estos impactos significativos se consideran cuando se establecen sus objetivos ambientales. La organización debe mantener esta información actualizada. 4.3.2 Requisitos legales y otros requisitos. La organización debe establecer y mantener un procedimiento para la identificación y el a los requisitos legales, y otros requisitos a los que la organización se someta que sean relevantes a los aspectos ambientales de sus actividades, productos o servicios. 4.3.3 Objetivos y metas. La organización debe establecer y mantener documentados los objetivos y metas ambientales, para cada una de las funciones y niveles relevantes dentro de la organización.
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Cuando se establezcan y revisen estos objetivos, la organización debe considerar los requisitos legales y de otro tipo, sus aspectos ambientales significativos, sus opciones tecnológicas y sus requerimientos financieros, operacionales y de negocio, así como la opinión de las partes interesadas. Los objetivos y metas deben ser congruentes con la política ambiental, incluido el compromiso de la prevención de la contaminación. 4.3.4 Programa(s) de gestión ambiental. La organización debe establecer y mantener un programa o programas para lograr sus objetivos y metas. Este debe incluir: a) Asignación de responsabilidades para lograr los objetivos y metas en cada función y nivel relevante de la organización. b) Los medios y calendarización para lograrlos. Si es pertinente, el(los) programa(s) se debe(n) modificar para garantizar que la gestión ambiental también se aplicará a los proyectos relacionados con nuevos desarrollos y con actividades nuevas o modificadas, productos o servicios. 4.4 Implementación y operación. 4.4.1 Estructura y responsabilidad. Las funciones, responsabilidad y autoridad, deben estar definidas, documentadas y comunicadas para facilitar una gestión ambiental efectiva. La gerencia debe proveer los recursos esenciales para la implementación y control del sistema de gestión ambiental. Estos recursos incluye los humanos, financieros, destrezas especializadas y tecnología. La alta gerencia de la organización debe designar uno o varios representantes específicos que, sin perjuicio de otras responsabilidades, deben tener definidas sus funciones, autoridad y responsabilidades para: a) Asegurar que los requisitos del Sistema de Gestión Ambiental (SGA) están establecidos, implementados y mantenidos acorde con esta norma. b) Informar a la alta gerencia sobre el desempeño del Sistema de Gestión Ambiental para su revisión y como base para el mejoramiento del sistema de gestión ambiental. 4.4.2 Formación, concientización y competencia profesional. La organización debe identificar las necesidades de formación. Se requerirá que todo el personal cuyo trabajo pueda generar un impacto significativo sobre el ambiente haya recibido una formación adecuada. La organización debe establecer y mantener procedimientos para hacer conscientes a sus empleados o en cada nivel o función relevante de:
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a) La importancia de la conformidad con la política y procedimientos ambientales, al igual que con los requisitos del sistema de gestión ambiental. b) Los impactos ambientales significativos, actuales o potenciales de sus actividades y los beneficios para el ambiente de un mejor desempeño personal. c) Sus funciones y responsabilidades para lograr la conformidad con la política y procedimientos ambientales y de los requisitos del sistema de gestión ambiental, incluyendo los requisitos relativos a la preparación y a la respuesta ante situaciones de emergencia. d) Las consecuencias potenciales de apartarse de los procedimientos operativos especificados. El personal que desempeña tareas que pueden producir impacto ambiental significativo debe ser competente en términos de educación, entrenamiento y/o formación apropiados. 4.4.3 Comunicación. Con relación a sus aspectos ambientales y al sistema de gestión ambiental, la organización debe establecer y mantener los procedimientos para: a) La comunicación interna entre los diversos niveles y funciones de la organización. b) Recibir, documentar y responder a las comunicaciones relevantes de partes interesadas externas. La organización debe considerar procesos para la comunicación externa en sus aspectos ambientales significativos, y registrar su decisión.
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4.4.4 Documentación del sistema de gestión ambiental. La organización debe establecer y mantener, en papel o en formato electrónico la información para: a) Describir los elementos básicos del sistema de gestión y su interrelación. b) Orientar sobre la documentación relacionada. 4.4.5 Control de la documentación. La organización debe establecer y mantener procedimientos para controlar toda la documentación requerida por esta norma, para asegurar que: a) pueda ser localizada; b) sea actualizada periódicamente, revisada cuando sea necesario y aprobada, por personal autorizado; c) las versiones vigentes de los documentos relevantes estén disponibles en todos los sitios en donde se realicen operaciones esenciales para la operación efectiva del Sistema de Gestión Ambiental; d) los documentos obsoletos se retiran con prontitud de todos los puntos de distribución y uso, o se asegure de otra manera que no se haga de ellos un uso inadecuado; e) los documentos obsoletos que se guarden con fines legales o para conservar la información estén adecuadamente identificados. La documentación debe ser legible, fechada (con fechas de revisión) y fácilmente identificable, conservada de manera ordenada y archivada por un período especificado. Deben establecerse y mantener actualizados procedimientos y responsabilidades relativos a la elaboración y modificación de los distintos tipos de documentos. 4.4.6 Control Operacional. La organización debe identificar aquellas operaciones y actividades que están asociadas con los aspectos ambientales significativos identificados, conforme a su política, objetivos y metas. La organización debe planificar estas actividades, incluyendo el mantenimiento, para asegurar que se efectúan bajo las condiciones especificadas al: a) establecer y mantener procedimientos documentados que cubran situaciones en la que sus ausencias podría llevar a desviaciones de la política, los objetivos y las metas ambientales; b) establecer criterios operacionales en los procedimientos; c)
establecer
y
mantener
procedimientos
relativos
a
aspectos
ambientales
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significativos identificables de los bienes y servicios utilizados por la organización, y comunicando los procedimientos y requisitos relevantes a los subcontratistas. 4.4.7 Preparación y respuesta para emergencias. La organización debe establecer y mantener procedimientos para identificar y responder a accidentes potenciales y situaciones de emergencia, y para prevenir y mitigar los impactos ambientales que puedan estar asociados con ellos. La organización debe examinar y revisar cuando sea necesario, sus planes de emergencia y procedimientos de respuesta, en particular después de que ocurran accidentes o situaciones de emergencia. La organización también debe comprobar periódicamente tales procedimientos cuando ello sea práctico. 4.5 Verificación y acción correctiva 4.5.1 Medición y monitoreo. La organización debe establecer y mantener procedimientos documentados para monitorear y medir de forma regular las características clave de sus operaciones y actividades que puedan tener un impacto significativo en el ambiente. Esto debe incluir registro de la información para dar seguimiento al desempeño, a controles operativos relevantes a la conformidad con los objetivos y metas ambientales de la organización. Se debe calibrar y dar mantenimiento al equipo de monitoreo y se deben conservar registros de este proceso, de acuerdo con los procedimientos de la organización. La organización debe establecer y mantener un procedimiento documentado para evaluar periódicamente la conformidad con la legislación y reglamentación ambiental relevante. 4.5.2 No conformidad, acción correctiva y acción preventiva. La organización debe establecer y mantener procedimientos que definen la responsabilidad y la autoridad para manejar e investigar la no conformidad emprendiendo acciones encaminadas para mitigar cualquier impacto causado y para iniciar y completar acciones correctivas y preventivas correspondientes. Cualquier acción correctiva y preventiva tomada para eliminar las causas de no conformidad, actual y potencial, debe ser apropiada a la magnitud de los problemas detectados y proporcional al impacto ambiental encontrado. La organización debe implementar y registrar en los procedimientos documentados cualquier cambio que resulte como consecuencia de las acciones correctivas y preventivas. 4.5.3 Registros
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La organización debe establecer y mantener procedimientos para identificar, mantener y disponer de los registros ambientales. Estos registros deben incluir los relativos a formación y los resultados de las auditorías y revisiones. Los registros ambientales deben ser legibles, identificables y rastreables a la actividad, producto o servicio involucrado. Los registros ambientales deben estar almacenados y conservados de tal forma que puedan recuperarse fácilmente, y estén protegidos contra daños, deterioro o pérdida. También se debe establecer y registrar el período de conservación y retención de los registros. Los registros se deben mantener según sea apropiado para el sistema y la organización, para demostrar conformidad con los requisitos de esta norma. 4.5.4 Auditoría del sistema de gestión ambiental. La organización debe establecer y mantener programa(s) y procedimientos para que se realicen de forma periódica auditorías del sistema de gestión ambiental con objeto de: a) determinar si el sistema de gestión ambiental 1 está, o no, conforme con los planes establecidos para la gestión ambiental, incluyendo los requisitos de esta norma; y 2 ha sido, o no, adecuadamente implementado y mantenido; y b) suministrar información sobre los resultados de las auditorías a la gerencia. El programa de auditoría de la organización, incluyendo su planificación y cualquier calendarización, debe basarse en la importancia ambiental de la actividad en cuestión y en los resultados de las auditorías previas. Los procedimientos de auditoría deben contemplar el alcance de la auditoría, la frecuencia y la metodología, así como las responsabilidades y los requisitos para llevarlas a cabo e informar los resultados. 4.6 Revisión por la gerencia La alta gerencia de la organización debe revisar el sistema de gestión ambiental, a intervalos definidos, que sean suficientes para asegurar su continua aptitud, adecuación y efectividad. El proceso de revisión por la gerencia debe asegurar que se recoge toda la información necesaria para que la gerencia pueda llevar a cabo esta evaluación. Esta revisión debe ser documentada. La revisión por la gerencia debe atender a la eventual necesidad de cambios en la política, los objetivos y otros elementos del sistema de gestión ambiental, acorde con los resultados de la auditoría del sistema de gestión ambiental, las circunstancias cambiantes y el compromiso de mejoramiento continuo.
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ANEXO A (Informativo) DIRECTRICES PARA EL EMPLEO DE LA NORMA Este anexo proporciona información adicional acerca de los requisitos y pretende evitar interpretaciones erróneas. Este anexo trata solamente los requisitos de los sistemas de gestión ambiental contenidos en el capítulo 4. A.1 Requisitos generales Se pretende que la implantación de un sistema de gestión ambiental como el descrito en la norma resulte en la mejora del comportamiento ambiental. La norma se basa en el concepto de que la organización revisará y evaluará periódicamente su sistema de gestión ambiental con el fin de identificar e implementar las oportunidades de mejora. Se pretende que las mejoras del sistema de gestión ambiental resulten en mejoras complementarias del desempeño ambiental. El sistema de gestión ambiental proporciona un proceso estructurado para la consecución de mejoras continuas, cuyo ritmo de aplicación y extensión será determinado por la organización a la vista de factores económicos y otras circunstancias. Aunque se pueda esperar alguna mejora en el comportamiento ambiental gracias a la adopción de un planteamiento sistemático, debería entenderse que sistema de gestión ambiental es una herramienta que capacita a la organización para alcanzar y controlar sistemáticamente el nivel de comportamiento ambiental que a sí misma se propone. El establecimiento y operación de un sistema de gestión ambiental no resultará necesariamente por sí misma en una reducción inmediata de los impactos ambientales adversos. Cada organización está en libertad y tiene flexibilidad para definir sus límites, y puede elegir la implementación de esta norma con respecto a toda la organización, o sólo a unidades operativas o actividades específicas de ella. Si esta norma es implementada por una unidad operativa o actividad específica, las políticas y procedimientos desarrollados por otras partes de la organización pueden utilizarse para cumplir los requisitos de esta norma siempre y cuando sean aplicables a la unidad operativa o actividad específica que haya de estar sujeta a la norma. El nivel de detalle y la complejidad del sistema de gestión ambiental, el alcance de la documentación y los recursos dedicados a él, dependerán del tamaño de la organización, así como de la naturaleza de sus actividades. Este podría ser el caso especifico de las pequeñas y medianas empresas. La integración de los asuntos ambientales en el sistema global de gestión, puede contribuir a la implementación efectiva del sistema de gestión ambiental, así como a la eficiencia y claridad de sus funciones. Esta norma contiene los requisitos del sistema de gestión, basado en un proceso dinámico que sigue el ciclo de “planificar, implementar, verificar y revisar”.
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Es conveniente que el sistema permita que la organización: a) establezca una política ambiental adecuada para la organización; b) identifique los aspectos ambientales que surjan de las actividades, productos y servicios, pasados, presentes o planificados de la organización, para determinar los impactos ambientales significativos; c) identifique los requisitos legales y reglamentarios relevantes; d) identifique las prioridades y fijar los objetivos y metas ambientales apropiados; e) establezca una estructura y un(os) programa(s), para implementar la política y alcanzar los objetivos y metas; f) facilite la planificación, control, monitoreo, acciones correctivas, actividades de auditoría y revisión para asegurar tanto la conformidad con la política, como que el sistema de gestión ambiental sigue siendo apropiado; g) sea capaz de adaptarse a circunstancias cambiantes. A.2 Política ambiental La política ambiental es el motor para la implementación y la mejora del sistema de gestión ambiental de la organización, de tal forma que puede mantener y mejorar potencialmente su desempeño ambiental. Por tanto, la política debería reflejar el compromiso de la alta gerencia en lo referente al cumplimiento de la legislación relevante y el mejoramiento continuo. La política ambiental es la base sobre la cual la organización establece sus objetivos y metas; debería ser lo suficientemente clara para ser entendida por las partes interesadas tanto internas como externas, y debería examinarse y revisarse de forma periódica, para que refleje los cambios en las condiciones e información. Su área de aplicación debería ser claramente identificable. La alta gerencia de la organización debería definir y documentar su política ambiental dentro del contexto de la política ambiental de alguna organización más grande de la cual sea parte, y con el aval de aquella, en caso de que exista. Nota. La alta gerencia puede consistir en un individuo o en un grupo de individuos con responsabilidad ejecutiva en la organización.
A.3 Planificación A.3.1 Aspectos ambientales
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El apartado 4.3.1 pretende proporcionar a la organización un proceso para identificar los aspectos ambientales significativos que deberían atenderse como prioritarios por el sistema de gestión ambiental de la organización. Este proceso debería tener en cuenta el costo y el tiempo necesarios para llevar a cabo el análisis, así como el de datos confiables. En este proceso debería emplearse información ya desarrollada por razones reglamentarias o de otro tipo. Las organizaciones también pueden tomar en cuenta el grado de control práctico que pueden tener sobre los aspectos ambientales que se estén estudiando. Las organizaciones deberían determinar qué es un aspecto ambiental, tomando en consideración las entradas y salidas, asociadas con sus actividades, productos o servicios relevantes, tanto pasados como actuales. Una organización que carezca de sistema de gestión ambiental debería, como un primer paso, establecer su situación actual con respecto al ambiente, por medio de una revisión. El propósito debería ser la consideración de todos los aspectos ambientales de la organización como base para el establecimiento del sistema de gestión ambiental. Aquellas organizaciones con sistemas de gestión ambiental operativos no tienen que llevar a cabo dicha revisión. La revisión debería cubrir cuatro áreas clave: a) requisitos legales y reglamentarios; b) una identificación de los aspectos ambientales significativos; c) un examen de todas las prácticas y procedimientos de gestión ambiental existentes; d) una evaluación de la información obtenida a partir de las investigaciones sobre incidentes previos. En cualquier caso deberían considerarse las operaciones normales y anormales dentro de la organización, así como las situaciones potenciales de emergencia. Un enfoque adecuado de la revisión puede incluir el uso de listas de comprobación, entrevistas, inspecciones y mediciones directas y resultados de auditorías anteriores o de otras revisiones, dependiendo de la naturaleza de las actividades. El proceso para la identificación de los aspectos ambientales significativos asociados a las actividades en las unidades operativas debería considerar, cuando fuese relevante, los siguientes aspectos: a) emisiones al aire; b) descargas al agua; 15
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c) manejo de residuos; d) contaminación del suelo; e) uso de materias primas y recursos naturales; f) otras asuntos ambientales locales y de la comunidad. Este proceso debería considerar las condiciones normales de operación, condiciones de arranque y cese de las actividades, así como los impactos potenciales realistas, asociados con situaciones de emergencia o razonablemente previsibles. El proceso trata de identificar los aspectos ambientales significativos asociados a las actividades, productos o servicios, y no pretende exigir una valoración detallada de su ciclo de vida. Las organizaciones no tienen que valorar cada entrada de producto, componente o materia prima. Pueden seleccionar categorías de actividades, productos o servicios para identificar aquellos aspectos con mayor probabilidad de tener un impacto significativo. El control e influencia sobre los aspectos ambientales de los productos varía significativamente dependiendo de la situación de mercado de la organización. Un contratista o suministrador de la organización podría tener comparativamente poco control, mientras la organización responsable del diseño del producto puede alterar dichos aspectos de forma significativa, por ejemplo cambiando un único material de entrada. Aún reconociendo que las organizaciones pueden tener un control limitado sobre el uso y desecho de sus productos, deberían considerar, cuando sea posible, los mecanismos adecuados para el manejo y desecho. Esta disposición no debe suponer un cambio o incremento de las obligaciones legales de la organización. A.3.2 Requisitos legales y otros requisitos Ejemplos de otros requisitos que la organización puede suscribir son: a) códigos de buenas prácticas industriales; b) acuerdos con autoridades públicas; c) directrices o pautas de comportamiento no reglamentarias.
A.3.3 Objetivos y metas Los objetivos deberían ser específicos y las metas deberían ser medibles siempre que sea posible, y donde sea apropiado tendrán en cuenta medidas preventivas. Cuando una organización contemple sus opciones tecnológicas, puede considerar el 16
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uso de la mejor tecnología disponible cuando sea económicamente viable, efectiva desde el punto de vista de los costos, y se juzgue apropiada. La referencia a los requisitos financieros de la organización no significa que las organizaciones estén obligadas a emplear metodologías para la contabilidad de costos ambientales. A.3.4 Programa(s) de gestión ambiental La creación y la utilización de uno o más programas es el elemento clave para la implementación exitosa de un sistema de gestión ambiental. El programa debería describir como se conseguirán los objetivos y metas de la organización, incluyendo su planificación en el tiempo y el personal responsable para la implementación de la política ambiental de la organización. Dicho programa puede ser subdividido con el fin de tratar a elementos específicos de las operaciones de la organización. El programa debería incluir una revisión ambiental de las nuevas actividades. El programa debe incluir, cuando sea pertinente y práctico, consideraciones de las etapas de planeamiento, diseño, producción, mercadeo y disposición de residuos. Esto puede asumirse tanto para las actividades, productos y servicios actuales como para los nuevos. Para los productos, éste puede tratar el diseño, los materiales, los procesos de producción, la utilización y la disposición final. Para la instalación o modificaciones significativas de los procesos éste puede tratar la planificación, el diseño, la construcción, el arranque, la operación y, en el momento adecuado que determine la organización, el cese de la actividad. A.4 Implementación y operación A.4.1 Estructura y responsabilidades La implementación exitosa de un sistema de gestión ambiental demanda el compromiso de todos los empleados de la organización. Por tanto, las responsabilidades ambientales no deberían considerarse como restringidas a la función ambiental, sino que pueden también incluir otras áreas de la organización, como la gerencia de operaciones o departamentos de apoyo distintos al ambiental. El compromiso debería comenzar en los niveles superiores de la gerencia. Consiguientemente, la alta gerencia debería establecer la política ambiental de la organización y asegurar que el sistema de gestión ambiental se implementa. Como parte de este compromiso, la alta gerencia debería designar uno o más representantes específicos de la dirección con responsabilidades definidas y con autoridad para la implementación del sistema de gestión ambiental. En organizaciones grandes o complejas puede haber más de un representante con dichas atribuciones. En pequeñas y medianas empresas, estas responsabilidades pueden ser asumidas por un solo individuo. La alta gerencia debería también asegurar que se asignaron los recursos necesarios para garantizar que se ha implementado y mantenido el sistema de gestión ambiental. Es importante también que las responsabilidades clave del sistema de gestión ambiental, estén bien definidas y comunicadas al personal 17
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relevante. A.4.2 Formación, concientización y competencia profesional La organización debería establecer y mantener procedimientos para la identificación de las necesidades de formación. La organización también debería exigir que los contratistas que trabajan para ella sean capaces de demostrar que sus empleados poseen la formación requerida. La gerencia debería determinar el nivel de experiencia, competencia profesional y capacitación necesaria para asegurar la habilidad del personal, especialmente de aquellos que desempeñan funciones especializadas en la gestión ambiental. A.4.3 Comunicación La organización debería establecer un procedimiento para la recepción, documentación y respuesta de información y de cuestiones de partes interesadas que sean relevantes. Este procedimiento puede incluir un diálogo con las partes interesadas, así como la consideración de sus preocupaciones relevantes. En algunas circunstancias la respuesta a las partes interesadas puede incluir información relevante sobre los impactos ambientales asociados a las operaciones de la organización. Estos procedimientos deberían también tratar sobre la comunicación necesaria con las autoridades públicas con respecto a los planes de emergencia y otros temas importantes. A.4.4 Documentación del sistema de gestión ambiental El nivel de detalle de la documentación debería ser suficiente para poder describir los elementos centrales del sistema de gestión ambiental y su interacción, así como proporcionar las indicaciones de donde obtener una información más detallada sobre el funcionamiento de partes específicas del sistema de gestión ambiental. Dicha documentación podría integrarse con la documentación de otros sistemas implementados por la organización. No es necesario que tenga la forma de un único manual. La documentación relacionada puede incluir: a) información de los procesos; b) organigramas; c) normas internas y procedimientos operativos; d) planes de emergencia del sitio. A.4.5 Control de la documentación La intención del apartado 4.4.5 es asegurar que las organizaciones creen y mantengan 18
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la documentación suficiente como para asegurar la implementación del sistema de gestión ambiental. No obstante, la atención principal de la organización debería estar en la implementación efectiva del sistema de gestión ambiental, y en el desempeño ambiental y no en un sistema complejo de control de la documentación. A.4.6 Control operacional En una futura revisión puede incluirse texto en este punto. A.4.7 Preparación y respuesta para emergencias. En una futura revisión puede incluirse texto en este punto. A.5 Verificación y acción correctiva A.5.1 Medición y monitoreo En una futura revisión puede incluirse texto en este punto. A.5.2 No conformidades, acción correctiva y acción preventiva En el establecimiento y mantenimiento de procedimientos para la investigación y corrección de no conformidades, la organización debería incluir estos elementos básicos: a) la identificación de la causa de la no conformidad; b) la identificación y la implementación de las acciones correctivas necesarias; c) la implementación o la modificación de los controles necesarios para evitar recurrencia de la no conformidad; d) el registro de cualquier cambio en los procedimientos escritos que resulte de la acción correctiva. Dependiendo de la situación esto puede realizarse de forma rápida y con un mínimo de planificación formal o puede ser una actividad más compleja y a largo plazo. La documentación asociada debería ser apropiada al nivel de la acción correctiva. A.5.3 Registros Los procedimientos para la identificación, mantenimiento y disposición de los registros deberían enfocarse hacia aquellos necesarios para la implementación y operación del sistema de gestión ambiental y para registrar hasta donde se han cumplido los objetivos y metas propuestas. Los registros ambientales pueden incluir:
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a) información sobre legislación ambiental aplicable u otros requisitos; b) registros de quejas; c) registros de capacitación; d) información sobre procesos; e) información sobre productos; f) registros de inspección, mantenimiento y calibración; g) información pertinente sobre subcontratistas y suplidores; h) informe de incidentes; I) información sobre preparación y respuesta en caso de emergencias; j) información sobre aspectos ambientales significativos; k) resultado de auditorías; l) revisiones por la gerencia. Debería manejarse apropiadamente la información confidencial de la empresa. A.5.4 Auditoría del Sistema de Gestión Ambiental El programa de auditoría, así como los procedimientos, deberían comprender: a) las actividades y áreas a ser consideradas en las auditorías; b) la frecuencia de las auditorías; c) las responsabilidades asociadas con la gestión y dirección de las auditorías; d) la comunicación de los resultados de las auditorías; e) la competencia del auditor; f) cómo se conducirán las auditorías. Las auditorías pueden realizarse por personal de la organización y/o por personal ajeno a ésta seleccionado por la organización. En ambos casos, las personas que dirijan la auditoría deberían estar en una posición de imparcialidad y objetividad en la realización de la misma. A.6 Revisión por la gerencia 20
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Con el fin de mantener la mejora continua y la adecuación y efectividad del sistema de gestión ambiental y, por tanto, de su desempeño, la gerencia de la organización debería revisar y evaluar el sistema de gestión ambiental a intervalos definidos. El alcance de dicha revisión debería ser completo, aunque no es necesario revisar a la vez todos los elementos del sistema de gestión ambiental y el proceso de revisión puede desarrollarse a lo largo de un período de tiempo. La revisión de la política, objetivos y procedimientos debería llevarse a cabo por el nivel gerencial que los haya definido. La revisión debe incluir: a) resultados de las auditorías; b) grado de cumplimiento de objetivos y metas; c) la continua adecuación del sistema de gestión ambiental con relación a las condiciones cambiantes y la información. d) las inquietudes que surjan entre las partes interesadas. Las observaciones, conclusiones y recomendaciones deberían documentarse para las acciones necesarias.
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Sistemas de Gestión Ambiental Especificaciones con guía para utilización Environmental management systems Specification with guidence for use ISO-14001:1996 Systèmes de manegement environnemental Spécification et lignes directrices pour son utilisation 14001:1996
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0 INTRODUCCIÓN Organizaciones de todo tipo están cada vez más interesadas en alcanzar y demostrar un sólido desempeño ambiental controlando el impacto de sus actividades, productos y servicios sobre el ambiente, teniendo en cuenta su política y objetivos ambientales. Lo hacen en el contexto de una legislación cada vez más exigente, del desarrollo de políticas económicas y otras medidas para fomentar la protección ambiental y de un aumento general de la preocupación de las partes interesadas por los temas ambientales incluyendo el desarrollo sustentable. Muchas organizaciones han empleado “revisiones” o “auditorías” para evaluar su desempeño ambiental. Sin embargo, esas “revisiones” y “auditorías” por sí mismas, pueden no ser suficientes para proporcionar a una organización la seguridad de que su desempeño no solo cumple, sino que continuará cumpliendo los requisitos de la legislación y de su política. Para ser efectivas, necesitan estar incluidas dentro de un sistema de gestión estructurado e integrado con la totalidad de las actividades de istración. Las normas internacionales sobre gestión ambiental tienen como finalidad proporcionar a las organizaciones los elementos de un sistema de gestión ambiental efectivo, que pueda ser integrado con otros requisitos de gestión, para ayudar a las organizaciones a lograr objetivos ambientales y económicos. Estas normas, como otras normas internacionales, no tienen como fin ser usadas para crear barreras comerciales o no arancelarias, o para incrementar o cambiar las obligaciones legales de una organización. Esta norma especifica los requisitos de dicho sistema de gestión ambiental. Se ha escrito para ser aplicable a todo tipo y tamaño de organización y para ajustarse a diversas condiciones geográficas, culturales y sociales. La base de este enfoque se muestra en la figura 1. El éxito del sistema depende del compromiso de todo nivel y funciones, especialmente de la alta gerencia. Un sistema de este tipo permite a una organización establecer y evaluar la efectividad de los procedimientos para implementar una política y unos objetivos ambientales, conseguir conformidad con ellos y demostrar tal conformidad a terceros. El objetivo final de esta norma es apoyar la protección ambiental y la prevención de la contaminación en equilibrio con las necesidades socioeconómicas. Debería resaltarse que muchos de los requisitos pueden aplicarse simultáneamente, o pueden ser retomados en cualquier momento. Existe una importante diferencia entre esta norma que describe los requisitos para la certificación/registro y/o la autodeclaración de un sistema de gestión ambiental de una organización, y una guía no certificable que tenga como fin dar asistencia genérica a
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una organización para implementar o mejorar un sistema de gestión ambiental. La gestión ambiental abarca una serie completa de situaciones, incluyendo aquellas con implicaciones estratégicas y competitivas. La demostración de que esta norma se ha implementado con éxito puede ser utilizada, por una organización, para asegurar a las partes interesadas que tiene un sistema de gestión ambiental apropiado.
Mejoramiento continuo
Política ambiental Revisión por la gerencia Planificación
Verificación y acción correctiva
Implementación y operación
Figura 1. Modelo de sistema de Gestión Ambiental para esta norma Las directrices relativas a las técnicas auxiliares de gestión ambiental, están contenidas en otras normas. Esta norma contiene solamente aquellos requisitos que pueden ser auditados objetivamente con propósitos de certificación/registro y/o autodeclaración. Aquellas organizaciones que requieran una orientación general sobre una más amplia gama de temas relacionados con los sistemas de gestión ambiental, deben referirse a la norma ISO 14004-96 Sistemas de gestión ambiental. Directrices generales sobre principios, sistemas y técnicas de apoyo. Debe notarse que esta norma no establece requisitos únicos para el desempeño ambiental más allá del compromiso declarado en la política ambiental, de cumplimiento 3
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con la legislación y normativa aplicables y con el mejoramiento continuo. Por tanto, dos organizaciones que realizan actividades similares pero que tienen diferentes desempeños ambientales, pueden ambas cumplir con los requisitos. La adopción e implantación de una gama de técnicas de gestión ambiental de una manera sistemática, puede contribuir a que se alcancen resultados óptimos para todas las partes interesadas. Sin embargo, la adopción de esta especificación no garantiza en sí misma unos resultados ambientales óptimos. Para lograr objetivos ambientales, el sistema de gestión ambiental debería animar a las organizaciones a considerar el empleo de la mejor tecnología disponible cuando fuera apropiada y económicamente viable. Además, la efectividad con relación a los costos de tal tecnología debería ser tomada plenamente en cuenta. Esta norma no se refiere, ni incluye requisitos sobre aspectos de seguridad e higiene ocupacional; sin embargo, no pretende desanimar a una organización a que desarrolle la integración de dichos elementos del sistema de gestión. No obstante, el proceso de certificación/registro solamente será aplicable a los aspectos del sistema de gestión ambiental. Esta norma comparte principios comunes con la serie de normas ISO 9000 relativas a los sistemas de la calidad. Las organizaciones pueden elegir utilizar un sistema de gestión ya existente, compatible con la serie ISO 9000 como base para el sistema de gestión ambiental. Debe entenderse sin embargo, que la aplicación de los distintos elementos del sistema de gestión puede diferir debido a los distintos fines y a las diferentes partes interesadas. Mientras los Sistemas de Gestión de la Calidad tienen que ver con las necesidades de los clientes, los Sistemas de Gestión Ambiental se orientan a las necesidades de muchas partes interesadas y a las necesidades, en constante evolución, que tiene la sociedad de protección ambiental. Los requisitos del sistema de gestión especificados en esta norma no necesitan ser establecidos independientemente de otros elementos existentes del sistema de gestión. En algunos casos, será posible cumplir los requisitos adaptando elementos del sistema de gestión existentes. 1 ALCANCE Esta norma especifica los requisitos para que un sistema de gestión ambiental, capacite a una organización para formular una política y unos objetivos, teniendo en cuenta los requisitos legales y la información acerca de los impactos ambientales significativos. Se aplica a aquellos aspectos ambientales que la organización puede controlar y sobre los que puede esperarse que tenga influencia. No establece, por sí misma, criterios de actuación ambiental específicos. Esta norma se aplica a cualquier organización que desee: a) Implementar, mantener y mejorar un sistema de gestión ambiental. b) Asegurar por sí misma su conformidad con la política ambiental declarada. 4
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c) Demostrar a terceros tal conformidad. d) Procurar la certificación/registro de su sistema de gestión ambiental por una organización externa. e) Hacer una autoevaluación y autodeclaración de conformidad con esta norma. Todos los requisitos de esta norma tienen como fin ser incorporados a cualquier sistema de gestión ambiental. La amplitud de su aplicación dependerá de factores tales como la política ambiental de la organización, la naturaleza de sus actividades y las condiciones en las que opera. Esta norma provee también directrices informativas sobre el uso de las especificaciones en el anexo A. El alcance de cualquier aplicación de esta norma debe estar claramente identificado.
2 NORMAS DE REFERENCIA ISO19011-2002 Guías para auditorias del sistema de calidad y/o ambiental. A finales del 2004 se espera la nueva versión de la norma ISO-14000. 3 DEFINICIONES Para los fines de esta norma se aplican las definiciones siguientes: 3.1 mejoramiento continuo: proceso de fortalecimiento del sistema de gestión ambiental para la obtención de mejoras en el desempeño ambiental general, acorde con la política ambiental de la organización. Nota.
El proceso no precisa ser llevado a cabo en todas la áreas de actividad simultáneamente.
3.2 ambiente: entorno en el cual una organización opera, incluyendo el aire, agua, suelo, recursos naturales, flora, fauna, seres humanos y sus interrelaciones. Nota. El entorno en este contexto se extiende desde el interior de una organización hasta el sistema global.
3.3 aspecto ambiental: elemento de las actividades, productos o servicios de una organización que puede interactuar con el ambiente. Nota. Un aspecto ambiental significativo es aquel que tiene o puede tener un impacto ambiental significativo.
3.4 impacto ambiental: cualquier cambio en el ambiente, sea adverso o beneficioso, resultante en todo o en parte de las actividades, productos o servicios de una organización. 5
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3.5 sistema de gestión ambiental: la parte del sistema general de gestión que incluye la estructura organizativa, planificación de las actividades, responsabilidades, prácticas, procedimientos, procesos y recursos para desarrollar, implementar, llevar a efecto, revisar y mantener la política ambiental. 3.6 auditoría del sistema de gestión ambiental: proceso de verificación sistemático y documentado para obtener y evaluar objetivamente la evidencia para determinar si el sistema de gestión ambiental de una organización está conforme con los criterios de la auditoría del sistema de gestión ambiental establecidos por ella y comunicar los resultados de este proceso a la dirección. 3.7 objetivo ambiental: propósito ambiental global, surgido de la política ambiental que una organización se propone lograr y que se cuantifica cuando sea aplicable. 3.8 desempeño ambiental: resultados medibles del sistema de gestión ambiental, relativos al control de los aspectos ambientales de la organización, basados en su política ambiental, sus objetivos y sus metas. 3.9 política ambiental: declaración por parte de la organización, de sus intenciones y principios en relación con su desempeño ambiental general, que proporciona un marco para su actuación y para el establecimiento de sus objetivos y metas ambientales. 3.10 meta ambiental: requisito detallado del desempeño, cuantificable siempre que sea posible, aplicable a la organización o a parte de ella, que surge de los objetivos ambientales y que se necesita que sea establecida y cumplida con el fin de lograr estos objetivos. 3.11 parte interesada: individuo o grupo involucrado con, o afectado por el desempeño ambiental de una organización. 3.12 organización: compañía, corporación, firma, empresa, autoridad, institución, o parte o combinación de ellas, tengan forma de sociedad o no, pública o privada, que tiene sus propias funciones y istración. Nota. Para organizaciones con más de una unidad operativa, una unidad operativa por sí sola puede definirse como una organización.
3.13 prevención de la contaminación: uso de procesos, prácticas, materiales o productos que evitan, reducen o controlan la contaminación, lo que puede incluir reciclaje, tratamiento, cambios de procesos, mecanismos de control, uso eficiente de los recursos, y sustitución de materiales. Nota. Los beneficios potenciales de la prevención de la contaminación incluyen reducción de impactos ambientales adversos, mejora de la eficiencia y reducción de los costos.
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4 REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL 4.1 Requisitos generales La organización debe establecer y mantener un sistema de gestión ambiental cuyos requisitos están descritos en este capítulo de la norma. 4.2 Política ambiental La alta gerencia debe definir la política ambiental de la organización, y asegurar que: a) sea apropiada para la naturaleza, escala e impacto ambiental de sus actividades, productos o servicios; b) incluya un compromiso de mejoramiento continuo y prevención de la contaminación; c) incluya un compromiso de cumplimiento con la legislación y reglamentación ambiental relevantes, y con otros requisitos que la organización suscriba; d) provea el marco para establecer y revisar los objetivos y metas ambientales; e) sea documentada, implementada, mantenida y comunicada a todos los empleados; f) esté disponible para el público. 4.3 Planificación 4.3.1 Aspectos ambientales. La organización debe establecer y mantener el (los) procedimiento(s) para identificar los aspectos ambientales de sus actividades, productos o servicios que pueda controlar y sobre los cuales se pueda esperar que tenga influencia, para determinar aquellos que tienen o puedan tener impactos significativos en el ambiente. La organización debe asegurarse de que los aspectos relacionados con estos impactos significativos se consideran cuando se establecen sus objetivos ambientales. La organización debe mantener esta información actualizada. 4.3.2 Requisitos legales y otros requisitos. La organización debe establecer y mantener un procedimiento para la identificación y el a los requisitos legales, y otros requisitos a los que la organización se someta que sean relevantes a los aspectos ambientales de sus actividades, productos o servicios. 4.3.3 Objetivos y metas. La organización debe establecer y mantener documentados los objetivos y metas ambientales, para cada una de las funciones y niveles relevantes dentro de la organización.
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Cuando se establezcan y revisen estos objetivos, la organización debe considerar los requisitos legales y de otro tipo, sus aspectos ambientales significativos, sus opciones tecnológicas y sus requerimientos financieros, operacionales y de negocio, así como la opinión de las partes interesadas. Los objetivos y metas deben ser congruentes con la política ambiental, incluido el compromiso de la prevención de la contaminación. 4.3.4 Programa(s) de gestión ambiental. La organización debe establecer y mantener un programa o programas para lograr sus objetivos y metas. Este debe incluir: a) Asignación de responsabilidades para lograr los objetivos y metas en cada función y nivel relevante de la organización. b) Los medios y calendarización para lograrlos. Si es pertinente, el(los) programa(s) se debe(n) modificar para garantizar que la gestión ambiental también se aplicará a los proyectos relacionados con nuevos desarrollos y con actividades nuevas o modificadas, productos o servicios. 4.4 Implementación y operación. 4.4.1 Estructura y responsabilidad. Las funciones, responsabilidad y autoridad, deben estar definidas, documentadas y comunicadas para facilitar una gestión ambiental efectiva. La gerencia debe proveer los recursos esenciales para la implementación y control del sistema de gestión ambiental. Estos recursos incluye los humanos, financieros, destrezas especializadas y tecnología. La alta gerencia de la organización debe designar uno o varios representantes específicos que, sin perjuicio de otras responsabilidades, deben tener definidas sus funciones, autoridad y responsabilidades para: a) Asegurar que los requisitos del Sistema de Gestión Ambiental (SGA) están establecidos, implementados y mantenidos acorde con esta norma. b) Informar a la alta gerencia sobre el desempeño del Sistema de Gestión Ambiental para su revisión y como base para el mejoramiento del sistema de gestión ambiental. 4.4.2 Formación, concientización y competencia profesional. La organización debe identificar las necesidades de formación. Se requerirá que todo el personal cuyo trabajo pueda generar un impacto significativo sobre el ambiente haya recibido una formación adecuada. La organización debe establecer y mantener procedimientos para hacer conscientes a sus empleados o en cada nivel o función relevante de:
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a) La importancia de la conformidad con la política y procedimientos ambientales, al igual que con los requisitos del sistema de gestión ambiental. b) Los impactos ambientales significativos, actuales o potenciales de sus actividades y los beneficios para el ambiente de un mejor desempeño personal. c) Sus funciones y responsabilidades para lograr la conformidad con la política y procedimientos ambientales y de los requisitos del sistema de gestión ambiental, incluyendo los requisitos relativos a la preparación y a la respuesta ante situaciones de emergencia. d) Las consecuencias potenciales de apartarse de los procedimientos operativos especificados. El personal que desempeña tareas que pueden producir impacto ambiental significativo debe ser competente en términos de educación, entrenamiento y/o formación apropiados. 4.4.3 Comunicación. Con relación a sus aspectos ambientales y al sistema de gestión ambiental, la organización debe establecer y mantener los procedimientos para: a) La comunicación interna entre los diversos niveles y funciones de la organización. b) Recibir, documentar y responder a las comunicaciones relevantes de partes interesadas externas. La organización debe considerar procesos para la comunicación externa en sus aspectos ambientales significativos, y registrar su decisión.
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4.4.4 Documentación del sistema de gestión ambiental. La organización debe establecer y mantener, en papel o en formato electrónico la información para: a) Describir los elementos básicos del sistema de gestión y su interrelación. b) Orientar sobre la documentación relacionada. 4.4.5 Control de la documentación. La organización debe establecer y mantener procedimientos para controlar toda la documentación requerida por esta norma, para asegurar que: a) pueda ser localizada; b) sea actualizada periódicamente, revisada cuando sea necesario y aprobada, por personal autorizado; c) las versiones vigentes de los documentos relevantes estén disponibles en todos los sitios en donde se realicen operaciones esenciales para la operación efectiva del Sistema de Gestión Ambiental; d) los documentos obsoletos se retiran con prontitud de todos los puntos de distribución y uso, o se asegure de otra manera que no se haga de ellos un uso inadecuado; e) los documentos obsoletos que se guarden con fines legales o para conservar la información estén adecuadamente identificados. La documentación debe ser legible, fechada (con fechas de revisión) y fácilmente identificable, conservada de manera ordenada y archivada por un período especificado. Deben establecerse y mantener actualizados procedimientos y responsabilidades relativos a la elaboración y modificación de los distintos tipos de documentos. 4.4.6 Control Operacional. La organización debe identificar aquellas operaciones y actividades que están asociadas con los aspectos ambientales significativos identificados, conforme a su política, objetivos y metas. La organización debe planificar estas actividades, incluyendo el mantenimiento, para asegurar que se efectúan bajo las condiciones especificadas al: a) establecer y mantener procedimientos documentados que cubran situaciones en la que sus ausencias podría llevar a desviaciones de la política, los objetivos y las metas ambientales; b) establecer criterios operacionales en los procedimientos; c)
establecer
y
mantener
procedimientos
relativos
a
aspectos
ambientales
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significativos identificables de los bienes y servicios utilizados por la organización, y comunicando los procedimientos y requisitos relevantes a los subcontratistas. 4.4.7 Preparación y respuesta para emergencias. La organización debe establecer y mantener procedimientos para identificar y responder a accidentes potenciales y situaciones de emergencia, y para prevenir y mitigar los impactos ambientales que puedan estar asociados con ellos. La organización debe examinar y revisar cuando sea necesario, sus planes de emergencia y procedimientos de respuesta, en particular después de que ocurran accidentes o situaciones de emergencia. La organización también debe comprobar periódicamente tales procedimientos cuando ello sea práctico. 4.5 Verificación y acción correctiva 4.5.1 Medición y monitoreo. La organización debe establecer y mantener procedimientos documentados para monitorear y medir de forma regular las características clave de sus operaciones y actividades que puedan tener un impacto significativo en el ambiente. Esto debe incluir registro de la información para dar seguimiento al desempeño, a controles operativos relevantes a la conformidad con los objetivos y metas ambientales de la organización. Se debe calibrar y dar mantenimiento al equipo de monitoreo y se deben conservar registros de este proceso, de acuerdo con los procedimientos de la organización. La organización debe establecer y mantener un procedimiento documentado para evaluar periódicamente la conformidad con la legislación y reglamentación ambiental relevante. 4.5.2 No conformidad, acción correctiva y acción preventiva. La organización debe establecer y mantener procedimientos que definen la responsabilidad y la autoridad para manejar e investigar la no conformidad emprendiendo acciones encaminadas para mitigar cualquier impacto causado y para iniciar y completar acciones correctivas y preventivas correspondientes. Cualquier acción correctiva y preventiva tomada para eliminar las causas de no conformidad, actual y potencial, debe ser apropiada a la magnitud de los problemas detectados y proporcional al impacto ambiental encontrado. La organización debe implementar y registrar en los procedimientos documentados cualquier cambio que resulte como consecuencia de las acciones correctivas y preventivas. 4.5.3 Registros
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La organización debe establecer y mantener procedimientos para identificar, mantener y disponer de los registros ambientales. Estos registros deben incluir los relativos a formación y los resultados de las auditorías y revisiones. Los registros ambientales deben ser legibles, identificables y rastreables a la actividad, producto o servicio involucrado. Los registros ambientales deben estar almacenados y conservados de tal forma que puedan recuperarse fácilmente, y estén protegidos contra daños, deterioro o pérdida. También se debe establecer y registrar el período de conservación y retención de los registros. Los registros se deben mantener según sea apropiado para el sistema y la organización, para demostrar conformidad con los requisitos de esta norma. 4.5.4 Auditoría del sistema de gestión ambiental. La organización debe establecer y mantener programa(s) y procedimientos para que se realicen de forma periódica auditorías del sistema de gestión ambiental con objeto de: a) determinar si el sistema de gestión ambiental 1 está, o no, conforme con los planes establecidos para la gestión ambiental, incluyendo los requisitos de esta norma; y 2 ha sido, o no, adecuadamente implementado y mantenido; y b) suministrar información sobre los resultados de las auditorías a la gerencia. El programa de auditoría de la organización, incluyendo su planificación y cualquier calendarización, debe basarse en la importancia ambiental de la actividad en cuestión y en los resultados de las auditorías previas. Los procedimientos de auditoría deben contemplar el alcance de la auditoría, la frecuencia y la metodología, así como las responsabilidades y los requisitos para llevarlas a cabo e informar los resultados. 4.6 Revisión por la gerencia La alta gerencia de la organización debe revisar el sistema de gestión ambiental, a intervalos definidos, que sean suficientes para asegurar su continua aptitud, adecuación y efectividad. El proceso de revisión por la gerencia debe asegurar que se recoge toda la información necesaria para que la gerencia pueda llevar a cabo esta evaluación. Esta revisión debe ser documentada. La revisión por la gerencia debe atender a la eventual necesidad de cambios en la política, los objetivos y otros elementos del sistema de gestión ambiental, acorde con los resultados de la auditoría del sistema de gestión ambiental, las circunstancias cambiantes y el compromiso de mejoramiento continuo.
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ANEXO A (Informativo) DIRECTRICES PARA EL EMPLEO DE LA NORMA Este anexo proporciona información adicional acerca de los requisitos y pretende evitar interpretaciones erróneas. Este anexo trata solamente los requisitos de los sistemas de gestión ambiental contenidos en el capítulo 4. A.1 Requisitos generales Se pretende que la implantación de un sistema de gestión ambiental como el descrito en la norma resulte en la mejora del comportamiento ambiental. La norma se basa en el concepto de que la organización revisará y evaluará periódicamente su sistema de gestión ambiental con el fin de identificar e implementar las oportunidades de mejora. Se pretende que las mejoras del sistema de gestión ambiental resulten en mejoras complementarias del desempeño ambiental. El sistema de gestión ambiental proporciona un proceso estructurado para la consecución de mejoras continuas, cuyo ritmo de aplicación y extensión será determinado por la organización a la vista de factores económicos y otras circunstancias. Aunque se pueda esperar alguna mejora en el comportamiento ambiental gracias a la adopción de un planteamiento sistemático, debería entenderse que sistema de gestión ambiental es una herramienta que capacita a la organización para alcanzar y controlar sistemáticamente el nivel de comportamiento ambiental que a sí misma se propone. El establecimiento y operación de un sistema de gestión ambiental no resultará necesariamente por sí misma en una reducción inmediata de los impactos ambientales adversos. Cada organización está en libertad y tiene flexibilidad para definir sus límites, y puede elegir la implementación de esta norma con respecto a toda la organización, o sólo a unidades operativas o actividades específicas de ella. Si esta norma es implementada por una unidad operativa o actividad específica, las políticas y procedimientos desarrollados por otras partes de la organización pueden utilizarse para cumplir los requisitos de esta norma siempre y cuando sean aplicables a la unidad operativa o actividad específica que haya de estar sujeta a la norma. El nivel de detalle y la complejidad del sistema de gestión ambiental, el alcance de la documentación y los recursos dedicados a él, dependerán del tamaño de la organización, así como de la naturaleza de sus actividades. Este podría ser el caso especifico de las pequeñas y medianas empresas. La integración de los asuntos ambientales en el sistema global de gestión, puede contribuir a la implementación efectiva del sistema de gestión ambiental, así como a la eficiencia y claridad de sus funciones. Esta norma contiene los requisitos del sistema de gestión, basado en un proceso dinámico que sigue el ciclo de “planificar, implementar, verificar y revisar”.
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Es conveniente que el sistema permita que la organización: a) establezca una política ambiental adecuada para la organización; b) identifique los aspectos ambientales que surjan de las actividades, productos y servicios, pasados, presentes o planificados de la organización, para determinar los impactos ambientales significativos; c) identifique los requisitos legales y reglamentarios relevantes; d) identifique las prioridades y fijar los objetivos y metas ambientales apropiados; e) establezca una estructura y un(os) programa(s), para implementar la política y alcanzar los objetivos y metas; f) facilite la planificación, control, monitoreo, acciones correctivas, actividades de auditoría y revisión para asegurar tanto la conformidad con la política, como que el sistema de gestión ambiental sigue siendo apropiado; g) sea capaz de adaptarse a circunstancias cambiantes. A.2 Política ambiental La política ambiental es el motor para la implementación y la mejora del sistema de gestión ambiental de la organización, de tal forma que puede mantener y mejorar potencialmente su desempeño ambiental. Por tanto, la política debería reflejar el compromiso de la alta gerencia en lo referente al cumplimiento de la legislación relevante y el mejoramiento continuo. La política ambiental es la base sobre la cual la organización establece sus objetivos y metas; debería ser lo suficientemente clara para ser entendida por las partes interesadas tanto internas como externas, y debería examinarse y revisarse de forma periódica, para que refleje los cambios en las condiciones e información. Su área de aplicación debería ser claramente identificable. La alta gerencia de la organización debería definir y documentar su política ambiental dentro del contexto de la política ambiental de alguna organización más grande de la cual sea parte, y con el aval de aquella, en caso de que exista. Nota. La alta gerencia puede consistir en un individuo o en un grupo de individuos con responsabilidad ejecutiva en la organización.
A.3 Planificación A.3.1 Aspectos ambientales
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El apartado 4.3.1 pretende proporcionar a la organización un proceso para identificar los aspectos ambientales significativos que deberían atenderse como prioritarios por el sistema de gestión ambiental de la organización. Este proceso debería tener en cuenta el costo y el tiempo necesarios para llevar a cabo el análisis, así como el de datos confiables. En este proceso debería emplearse información ya desarrollada por razones reglamentarias o de otro tipo. Las organizaciones también pueden tomar en cuenta el grado de control práctico que pueden tener sobre los aspectos ambientales que se estén estudiando. Las organizaciones deberían determinar qué es un aspecto ambiental, tomando en consideración las entradas y salidas, asociadas con sus actividades, productos o servicios relevantes, tanto pasados como actuales. Una organización que carezca de sistema de gestión ambiental debería, como un primer paso, establecer su situación actual con respecto al ambiente, por medio de una revisión. El propósito debería ser la consideración de todos los aspectos ambientales de la organización como base para el establecimiento del sistema de gestión ambiental. Aquellas organizaciones con sistemas de gestión ambiental operativos no tienen que llevar a cabo dicha revisión. La revisión debería cubrir cuatro áreas clave: a) requisitos legales y reglamentarios; b) una identificación de los aspectos ambientales significativos; c) un examen de todas las prácticas y procedimientos de gestión ambiental existentes; d) una evaluación de la información obtenida a partir de las investigaciones sobre incidentes previos. En cualquier caso deberían considerarse las operaciones normales y anormales dentro de la organización, así como las situaciones potenciales de emergencia. Un enfoque adecuado de la revisión puede incluir el uso de listas de comprobación, entrevistas, inspecciones y mediciones directas y resultados de auditorías anteriores o de otras revisiones, dependiendo de la naturaleza de las actividades. El proceso para la identificación de los aspectos ambientales significativos asociados a las actividades en las unidades operativas debería considerar, cuando fuese relevante, los siguientes aspectos: a) emisiones al aire; b) descargas al agua; 15
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c) manejo de residuos; d) contaminación del suelo; e) uso de materias primas y recursos naturales; f) otras asuntos ambientales locales y de la comunidad. Este proceso debería considerar las condiciones normales de operación, condiciones de arranque y cese de las actividades, así como los impactos potenciales realistas, asociados con situaciones de emergencia o razonablemente previsibles. El proceso trata de identificar los aspectos ambientales significativos asociados a las actividades, productos o servicios, y no pretende exigir una valoración detallada de su ciclo de vida. Las organizaciones no tienen que valorar cada entrada de producto, componente o materia prima. Pueden seleccionar categorías de actividades, productos o servicios para identificar aquellos aspectos con mayor probabilidad de tener un impacto significativo. El control e influencia sobre los aspectos ambientales de los productos varía significativamente dependiendo de la situación de mercado de la organización. Un contratista o suministrador de la organización podría tener comparativamente poco control, mientras la organización responsable del diseño del producto puede alterar dichos aspectos de forma significativa, por ejemplo cambiando un único material de entrada. Aún reconociendo que las organizaciones pueden tener un control limitado sobre el uso y desecho de sus productos, deberían considerar, cuando sea posible, los mecanismos adecuados para el manejo y desecho. Esta disposición no debe suponer un cambio o incremento de las obligaciones legales de la organización. A.3.2 Requisitos legales y otros requisitos Ejemplos de otros requisitos que la organización puede suscribir son: a) códigos de buenas prácticas industriales; b) acuerdos con autoridades públicas; c) directrices o pautas de comportamiento no reglamentarias.
A.3.3 Objetivos y metas Los objetivos deberían ser específicos y las metas deberían ser medibles siempre que sea posible, y donde sea apropiado tendrán en cuenta medidas preventivas. Cuando una organización contemple sus opciones tecnológicas, puede considerar el 16
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uso de la mejor tecnología disponible cuando sea económicamente viable, efectiva desde el punto de vista de los costos, y se juzgue apropiada. La referencia a los requisitos financieros de la organización no significa que las organizaciones estén obligadas a emplear metodologías para la contabilidad de costos ambientales. A.3.4 Programa(s) de gestión ambiental La creación y la utilización de uno o más programas es el elemento clave para la implementación exitosa de un sistema de gestión ambiental. El programa debería describir como se conseguirán los objetivos y metas de la organización, incluyendo su planificación en el tiempo y el personal responsable para la implementación de la política ambiental de la organización. Dicho programa puede ser subdividido con el fin de tratar a elementos específicos de las operaciones de la organización. El programa debería incluir una revisión ambiental de las nuevas actividades. El programa debe incluir, cuando sea pertinente y práctico, consideraciones de las etapas de planeamiento, diseño, producción, mercadeo y disposición de residuos. Esto puede asumirse tanto para las actividades, productos y servicios actuales como para los nuevos. Para los productos, éste puede tratar el diseño, los materiales, los procesos de producción, la utilización y la disposición final. Para la instalación o modificaciones significativas de los procesos éste puede tratar la planificación, el diseño, la construcción, el arranque, la operación y, en el momento adecuado que determine la organización, el cese de la actividad. A.4 Implementación y operación A.4.1 Estructura y responsabilidades La implementación exitosa de un sistema de gestión ambiental demanda el compromiso de todos los empleados de la organización. Por tanto, las responsabilidades ambientales no deberían considerarse como restringidas a la función ambiental, sino que pueden también incluir otras áreas de la organización, como la gerencia de operaciones o departamentos de apoyo distintos al ambiental. El compromiso debería comenzar en los niveles superiores de la gerencia. Consiguientemente, la alta gerencia debería establecer la política ambiental de la organización y asegurar que el sistema de gestión ambiental se implementa. Como parte de este compromiso, la alta gerencia debería designar uno o más representantes específicos de la dirección con responsabilidades definidas y con autoridad para la implementación del sistema de gestión ambiental. En organizaciones grandes o complejas puede haber más de un representante con dichas atribuciones. En pequeñas y medianas empresas, estas responsabilidades pueden ser asumidas por un solo individuo. La alta gerencia debería también asegurar que se asignaron los recursos necesarios para garantizar que se ha implementado y mantenido el sistema de gestión ambiental. Es importante también que las responsabilidades clave del sistema de gestión ambiental, estén bien definidas y comunicadas al personal 17
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relevante. A.4.2 Formación, concientización y competencia profesional La organización debería establecer y mantener procedimientos para la identificación de las necesidades de formación. La organización también debería exigir que los contratistas que trabajan para ella sean capaces de demostrar que sus empleados poseen la formación requerida. La gerencia debería determinar el nivel de experiencia, competencia profesional y capacitación necesaria para asegurar la habilidad del personal, especialmente de aquellos que desempeñan funciones especializadas en la gestión ambiental. A.4.3 Comunicación La organización debería establecer un procedimiento para la recepción, documentación y respuesta de información y de cuestiones de partes interesadas que sean relevantes. Este procedimiento puede incluir un diálogo con las partes interesadas, así como la consideración de sus preocupaciones relevantes. En algunas circunstancias la respuesta a las partes interesadas puede incluir información relevante sobre los impactos ambientales asociados a las operaciones de la organización. Estos procedimientos deberían también tratar sobre la comunicación necesaria con las autoridades públicas con respecto a los planes de emergencia y otros temas importantes. A.4.4 Documentación del sistema de gestión ambiental El nivel de detalle de la documentación debería ser suficiente para poder describir los elementos centrales del sistema de gestión ambiental y su interacción, así como proporcionar las indicaciones de donde obtener una información más detallada sobre el funcionamiento de partes específicas del sistema de gestión ambiental. Dicha documentación podría integrarse con la documentación de otros sistemas implementados por la organización. No es necesario que tenga la forma de un único manual. La documentación relacionada puede incluir: a) información de los procesos; b) organigramas; c) normas internas y procedimientos operativos; d) planes de emergencia del sitio. A.4.5 Control de la documentación La intención del apartado 4.4.5 es asegurar que las organizaciones creen y mantengan 18
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la documentación suficiente como para asegurar la implementación del sistema de gestión ambiental. No obstante, la atención principal de la organización debería estar en la implementación efectiva del sistema de gestión ambiental, y en el desempeño ambiental y no en un sistema complejo de control de la documentación. A.4.6 Control operacional En una futura revisión puede incluirse texto en este punto. A.4.7 Preparación y respuesta para emergencias. En una futura revisión puede incluirse texto en este punto. A.5 Verificación y acción correctiva A.5.1 Medición y monitoreo En una futura revisión puede incluirse texto en este punto. A.5.2 No conformidades, acción correctiva y acción preventiva En el establecimiento y mantenimiento de procedimientos para la investigación y corrección de no conformidades, la organización debería incluir estos elementos básicos: a) la identificación de la causa de la no conformidad; b) la identificación y la implementación de las acciones correctivas necesarias; c) la implementación o la modificación de los controles necesarios para evitar recurrencia de la no conformidad; d) el registro de cualquier cambio en los procedimientos escritos que resulte de la acción correctiva. Dependiendo de la situación esto puede realizarse de forma rápida y con un mínimo de planificación formal o puede ser una actividad más compleja y a largo plazo. La documentación asociada debería ser apropiada al nivel de la acción correctiva. A.5.3 Registros Los procedimientos para la identificación, mantenimiento y disposición de los registros deberían enfocarse hacia aquellos necesarios para la implementación y operación del sistema de gestión ambiental y para registrar hasta donde se han cumplido los objetivos y metas propuestas. Los registros ambientales pueden incluir:
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a) información sobre legislación ambiental aplicable u otros requisitos; b) registros de quejas; c) registros de capacitación; d) información sobre procesos; e) información sobre productos; f) registros de inspección, mantenimiento y calibración; g) información pertinente sobre subcontratistas y suplidores; h) informe de incidentes; I) información sobre preparación y respuesta en caso de emergencias; j) información sobre aspectos ambientales significativos; k) resultado de auditorías; l) revisiones por la gerencia. Debería manejarse apropiadamente la información confidencial de la empresa. A.5.4 Auditoría del Sistema de Gestión Ambiental El programa de auditoría, así como los procedimientos, deberían comprender: a) las actividades y áreas a ser consideradas en las auditorías; b) la frecuencia de las auditorías; c) las responsabilidades asociadas con la gestión y dirección de las auditorías; d) la comunicación de los resultados de las auditorías; e) la competencia del auditor; f) cómo se conducirán las auditorías. Las auditorías pueden realizarse por personal de la organización y/o por personal ajeno a ésta seleccionado por la organización. En ambos casos, las personas que dirijan la auditoría deberían estar en una posición de imparcialidad y objetividad en la realización de la misma. A.6 Revisión por la gerencia 20
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Con el fin de mantener la mejora continua y la adecuación y efectividad del sistema de gestión ambiental y, por tanto, de su desempeño, la gerencia de la organización debería revisar y evaluar el sistema de gestión ambiental a intervalos definidos. El alcance de dicha revisión debería ser completo, aunque no es necesario revisar a la vez todos los elementos del sistema de gestión ambiental y el proceso de revisión puede desarrollarse a lo largo de un período de tiempo. La revisión de la política, objetivos y procedimientos debería llevarse a cabo por el nivel gerencial que los haya definido. La revisión debe incluir: a) resultados de las auditorías; b) grado de cumplimiento de objetivos y metas; c) la continua adecuación del sistema de gestión ambiental con relación a las condiciones cambiantes y la información. d) las inquietudes que surjan entre las partes interesadas. Las observaciones, conclusiones y recomendaciones deberían documentarse para las acciones necesarias.
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