Laporan Geladi Telkom University 19394w

LAPORAN AKHIR KEGIATAN GELADI 2018 KANTOR POS KUNINGAN JAWA BARAT

Disusun Oleh Fajry Adi Rahman (1102164232)

PROGRAM STUDI TEKNIK ELEKTRO FAKULTAS TEKNIK ELEKTRO UNIVERSITAS TELKOM BANDUNG 2018

i

LEMBAR PENGESAHAN

LAPORAN AKHIR KEGIATAN GELADI 2018 KANTOR POS KUNINGAN JAWA BARAT Disusun untuk memenuhi persyaratan akhir mata kuliah geladi Program Studi Strata 1 Teknik Elektro Universitas Telkom

Oleh : Fajry Adi Rahman (1102164232)

Laporan ini dibuat sebagai hasil Geladi di Kantor POS Kuningan Jawa Barat, yang dilaksanakan pada tanggal 28 Mei 2018 – 20 Juli 2018.

20 Juli 2018 Disetujui oleh

Pembimbing Akademik

Pembimbing Lapangan

Andrew. B. Osmond, S. T., M. T.

Tatang Tarsono

NIP 14860768

NIPPOS 966270162

ii

KATA PENGANTAR

Puji syukur dipanjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa karena dengan rahmat, karunia, serta taufik dan hidayah-Nya sehinnga laporan akhir kegiatan geladi 2018 ini dapat diselesaikan dengan baik. Laporan Geladi ini disusun sebagai salah satu persyaratan untuk memenuhi persyaratan kelulusan Mata Kuliah Geladi Program S-1 Jurusan Teknik Elektro, Telkom University. Penulis mengucapkan terima kasih kepada Bapak Andrew B. Osmond selaku Dosen Pembimbing Akademik dan Bapak Tatang Tarsono selaku Pembimbing Lapangan. Tak luput, penulis sampaikan terima kasih kepada Kepala Kantor POS Kuningan Bapak Rusmayana dan seluruh pegawai Kantor POS Kuningan Jawa Barat yang telah banyak membantu dalam proses kegiatan Geladi. Penulis menyadari bahwa dalam penulisan laporan ini masih jauh dari sempurna. Oleh sebab itu, penulis mohon maaf atas kesalahan dalam hal penulisan. Penulis juga mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun demi perbaikan laporan ini. Laporan akhir ini diharapkan dapat menjadi sesuatu yang berguna bagi para pembaca.

Kuningan,18 Juli 2018

Penulis

iii

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ................................................................................................ ii KATA PENGANTAR ....................................................................................................... iii DAFTAR ISI...................................................................................................................... iv DAFTAR GAMBAR ......................................................................................................... vi ABSTRAK ........................................................................................................................ vii BAB 1 PENDAHULUAN .................................................................................................. 1 1.1

Latar Belakang .................................................................................................... 1

1.2

Profil Perusahaan ................................................................................................ 1

1.2.1 Alamat Perusahaan............................................................................................. 1 1.2.2 Sejarah Perusahaan ............................................................................................ 1 1.3

Struktur Organisasi ............................................................................................. 6

1.4

Rumusan masalah ............................................................................................... 7

1.5

Batasan Masalah ................................................................................................. 7

BAB 2 TINJAUAN TEORI ................................................................................................ 8 2.1

Produk dan Layanan Pos ..................................................................................... 8

2.1.1 Paket dan Surat .................................................................................................. 8 2.1.2 Jasa Keuangan .................................................................................................... 9 2.2

Aplikasi Kantor Pos .......................................................................................... 10

2.2.1 SIM SDM ......................................................................................................... 10 2.2.2 Aplikasi Talent Management (ATM) .............................................................. 11 2.2.3 E-Pospens ......................................................................................................... 11 2.2.4 I-Pos Kantung .................................................................................................. 11 2.2.5 Pospay .............................................................................................................. 12 BAB 3 PELAKSANAAN GELADI ................................................................................. 13

iv

3.1

Rencana Kegiatan ............................................................................................. 13

3.2

Pelaksanaan Geladi ........................................................................................... 13

3.2.1 Kegiatan Geladi............................................................................................... 13 3.2.2 Pengaplikasian Perkuliahan dalam Kegiatan .................................................. 20 3.2.3 Kendala ........................................................................................................... 20 3.3

Hasil .................................................................................................................. 20

BAB 4 PENUTUP ............................................................................................................ 22 4.1

Kesimpulan ........................................................................................................ 22

4.2

Saran .................................................................................................................. 22

DAFTAR PUSTAKA ....................................................................................................... 24

v

DAFTAR GAMBAR Gambar 1.1 Struktur Kantor Pos.........................................................................................6 Gambar 2.1 Aplikasi SIM SDM........................................................................................10 Gambar 2.2 Pospay............................................................................................................14 Gambar 3.1 Kiriman Surat Korporat..................................................................................15

vi

ABSTRAK Geladi merupakan suatu program yang dibuat oleh Universitas Telkom untuk mahasiswa dari Fakultas Teknik Elektro yang melingkupi empat program studi yaitu teknik elektro, teknik fisika, teknik telekomunikasi dan sistem komputer. Program yang diselenggarakan diwaktu libur semester genap ini bertujuan agar mahasiswa memiliki pengalaman kerja praktek pertama , meningkatkan keterampilan dan wawasan serta memberikan gambaran nyata bagi mahasiswa tentang dunia pekerjaan. Geladi yang telah dilakukan selama kurang lebih dua bulan ini mencakup berbagai kegiatan, dimana mahasiswa peserta geladi di kantor POS Kuningan belajar hampir diseluruh bagian. Bagian yang dimaksud diantaranya adalah bagian keuangan, bagian pelayanan, bagian pemasaran, bagian dukungan umum, bagian IT, bagian prostran, bagian akuntansi dan lain lain. Dimana mahasiswa peserta geladi diharapkan dapat mengambil ilmu dari setiap bagian yang telah dilakukan. Hal ini bertujuan agar mahasiswa ketika mulai memasuki dunia kerja sudah memiliki pengalaman dan suatu keahlian.

vii

BAB 1 PENDAHULUAN 1.1

Latar Belakang Persaingan didalam dunia kerja yang semakin ketat dan kompepetif membuat

mahasiswa harus memilki keahlian, baik softskill maupun hardskill. Bukan hanya dua keahlian itu saja, mahasiswa pun dituntut mempunyai kemampuan dalam bekerja sama tim, bersosialisasi dengan lingkungan, mengatasi masalah di masyarakat dan lain hal. Hal ini yang mendasari program Geladi oleh Universitas Telkom. Geladi merupakan suatu program kurikuler yang dirancang untuk meciptakan pengalaman kerja tertentu bagi mahasiswa Universitas Telkom yang telah menempuh perkuliahan selama empat semester. Dengan melaksanakan geladi, mahasiswa dilatih untuk mengenal dan menghayati ruang lingkup pekerjaan di lapangan, guna mengadaptasi diri dengan lingkungan untuk melengkapi proses belajar yang didapat dibangku perkuliahan. Pada Geladi tahun 2018 yang telah dilaksanakan dikantor POS Kuningan Jawa Barat, mahasiswa geladi dikenalkan dengan hampir di seluruh bagian yang ada dikantor POS Kuningan, mulai dari bagian PUPL, bagian akuntansi, bagian prostran, bagian keuangan, bagian pemasaran, bagian dukungan umum dan bagian pelayanan. 1.2

Profil Perusahaan

1.2.1 Alamat Perusahaan Kantor Pos Kuningan 45500 merupakan unit pelaksanaan teknis PT Pos Indonesia yang bertempat di Jalan Ahmad Yani No.2 Kuningan 45511. Telp. 0232871037 Fax. 0232-875625. Kegiatan geladi dilaksanakan setiap hari Senin - Jumat, pukul 08.00 – 16.00 WIB. 1.2.2 Sejarah Perusahaan Pos Indonesia merupakan sebuah badan usaha milik negara (BUMN) Indonesia yang bergerak di bidang layanan pos. Saat ini, bentuk badan usaha Pos 1

Indonesia merupakan perseroan terbatas dan sering disebut dengan PT. Pos Indonesia. Bentuk usaha Pos Indonesia ini berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 1995. Peraturan Pemerintah tersebut berisi tentang pengalihan bentuk awal Pos Indonesia yang berupa perusahaan umum (perum) menjadi sebuah perusahaan (persero). Berdiri pada tahun 1746, saham Pos Indonesia sepenuhnya dimiliki oleh Pemerintah Indonesia. Saat ini Pos Indonesia tidak hanya melayani jasa pos dan kurir, tetapi juga jasa keuangan, yang didukung oleh titik jaringan sebanyak ± 4.000 kantor pos dan 28.000 Agen Pos yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia. Dalam melaksanakan pelayanan pos di Indonesia, Pos Indonesia membagi wilayah

negara Indonesia sebelas

daerah

atau

divisi

regional

dalam

pengoperasiannya. Pembagian divisi-divisi tersebut mencakup semua provinsi yang ada di Indonesia. Setiap divisi meliputi satu atau beberapa provinsi yang menjadi bagian dari divisi tersebut. Divisi-divisi tersebut adalah sebagai berikut : 1. Regional I Pusat Medan (meliputi Provinsi Aceh dan Sumatera

Utara) 2. Regional II Pusat Padang (meliputi Provinsi Riau, Kepulauan Riau, dan Sumatera Barat) 3. Regional III Pusat Palembang (meliputi Provinsi Bengkulu, Jambi, Lampung, Sumatera Selatan, dan Kepulauan Bangka Belitung) 4. Regional IV Pusat Jakarta (meliputi provinsi D. K. I. Jakarta, Banten, dan sebagian Jawa Barat) 5. Regional V Pusat Bandung (meliputi sebagian Provinsi Jawa Barat) 6. Regional VI Pusat Semarang (meliputi Provinsi Jawa Tengah dan D. I. Yogyakarta) 7. Regional VII Pusat Surabaya (meliputi Provinsi Jawa Timur) 8. Regional VIII Pusat Denpasar (meliputi Provinsi Bali, Nusa Tenggara Barat, dan Nusa Tenggara Timur)

2

9. Regional IX Pusat Banjarbaru (meliputi Provinsi Kalimantan Barat, Kalimantan Timur, Kalimantan Tengah, Kalimantan Utara dan Kalimantan Selatan) 10. Regional X Pusat Makassar (meliputi Provinsi Gorontalo, Sulawesi Utara, Sulawesi Tengah, Sulawesi Barat, Sulawesi Tenggara, Sulawesi Selatan, Maluku dan Maluku Utara) 11. Regional XI Pusat Jayapura (meliputi Provinsi Papua Barat, dan Papua). Sejarah mencatat keberadaan Pos Indonesia begitu panjang, Kantorpos pertama didirikan di Batavia (sekarang Jakarta) oleh Gubernur Jenderal G.W Baron van Imhoff pada tanggal 26 Agustus 1746 dengan tujuan untuk lebih menjamin keamanan surat-surat penduduk, terutama bagi mereka yang berdagang dari kantorkantor di luar Jawa dan bagi mereka yang datang dari dan pergi ke Negeri Belanda. Sejak itulah pelayanan pos telah lahir mengemban peran dan fungsi pelayanan kepada publik.Setelah Kantorpos Batavia didirikan, maka empat tahun kemudian didirikan Kantorpos Semarang untuk mengadakan perhubungan pos yang teratur antara kedua tempat itu dan untuk mempercepat pengirimannya. Rute perjalanan pos kala itu ialah melalui Karawang, Cirebon dan Pekalongan. Pos Indonesia telah beberapa kali mengalami perubahan status mulai dari Jawatan PTT (Post, Telegraph dan Telephone). Badan usaha yang dipimpin oleh seorang Kepala Jawatan ini operasinya tidak bersifat komersial dan fungsinya lebih diarahkan untuk mengadakan pelayanan publik. Perkembangan terus terjadi hingga statusnya menjadi Perusahaan Negara Pos dan Telekomunikasi (PN Postel). Mengamati perkembangan zaman dimana sektor pos dan telekomunikasi berkembang sangat pesat, maka pada tahun 1965 berganti menjadi Perusahaan Negara Pos dan Giro (PN Pos dan Giro), dan pada tahun 1978 berubah menjadi Perum Pos dan Giro yang sejak ini ditegaskan sebagai badan usaha tunggal dalam menyelenggarakan dinas pos dan giropos baik untuk hubungan dalam maupun luar negeri. Selama 17 tahun berstatus Perum, maka pada Juni 1995 berubah menjadi Perseroan Terbatas dengan nama PT Pos Indonesia (Persero).

3

Dengan berjalannya waktu, Pos Indonesia kini telah mampu menunjukkan kreatifitasnya

dalam

pengembangan

bidang perposan

Indonesia

dengan

memanfaatkan insfrastruktur jejaring yang dimilikinya yang mencapai sekitar 24 ribu titik layanan yang menjangkau 100 persen kota/kabupaten, hampir 100 persen kecamatan dan 42 persen kelurahan/desa, dan 940 lokasi transmigrasi terpencil di Indonesia. Seiring dengan perkembangan informasi, komunikasi dan teknologi, jejaring Pos Indonesia sudah memiliki lebih dari 3.800 Kantorpos online, serta dilengkapi electronic mobile pos di beberapa kota besar. Semua titik merupakan rantai yang terhubung satu sama lain secara solid & terintegrasi. Sistem Kode Pos diciptakan untuk mempermudah processing kiriman pos dimana tiap jengkal daerah di Indonesia mampu diidentifikasi dengan akurat.

a. 1746 - KANTORPOS PERTAMA Sejarah mencatat keberadaan Pos Indonesia begitu panjang, Kantorpos pertama didirikan di Batavia (sekarang Jakarta) oleh Gubernur Jenderal G.W Baron van Imhoff pada tanggal 26 Agustus 1746 dengan tujuan untuk lebih menjamin keamanan surat-surat penduduk, terutama bagi mereka yang berdagang dari kantor-kantor di luar Jawa dan bagi mereka yang datang dari dan pergi ke Negeri Belanda. Sejak itulah pelayanan pos telah lahir mengemban peran dan fungsi pelayanan kepada publik. b. 1875 - POSTEN TELEGRAFDIENST Pada tahun ini dinas pos disatukan dengan dinas telegrap dengan status jawatan dengan nama POSTEN TELEGRAFDIENST.

c. 1877 - Union Postale Universelle Sejak pemerintahan kolonial dinas pos pemerintahan Belanda sudah berhubungan dalam pengiriman surat dan barang secara internasional, sehingga tercatat sebagai anggota Union Postale Universelle (UPU).

d. 1945 - Hari Bakti POSTEL 4

Pada saat pendudukan Jepang di Indonesia, jawatan PTT dikuasai oleh militer Jepang, 27 September 1945 Angkatan Muda PTT mengambil alih kekuasaan PTT dan secara resmi berubah menjadi Jawatan PTT Republik Indonesia. Peristiwa tersebut diperingati menjadi hari bakti PTT atau hari bakti POSTEL.

e. 1965 - PN Pos dan Giro Mengamati

perkembangan

zaman

dimana

sektor

pos

dan

telekomunikasi berkembang sangat pesat, maka pada tahun 1965 berganti menjadi Perusahan Negara dan Giro (PN Pos dan Giro).

f. 1978 - Perusahaan Umum Pos dan Giro Pada tahun 1978 berubah menjadi Perusahaan Umum Pos dan Giro yang sejak ini ditegaskan sebagai badan usaha tunggal dalam menyelenggarakan dinas pos dan giropos baik untuk hubungan dalam maupun luar negeri.

g. 1995 - PT. Pos Indonesia (Persero) Selama 17 tahun berstatus Perusahaan Umum. Pada tanggal 20 Juni 1995 berubah menjadi Perseroan Terbatas dengan nama PT Pos Indonesia (Persero). Visi, misi, tagline dan kredibo Kantor Pos Indonesia : 1. Visi : Menjadi raksasa logistik dari Timur 2. Misii : a. Menjadi aset yang berguna bagi bangsa dan negara b. Menjadi tempat berkarya yang menyenangkan c. Menjadi pilihan terbaik bagi para pelanggan d. Senantiasa berjuang untuk memberi yang lebih baik bagi bangsa, negara, pelanggan, karyawan, masyarakat serta pemegang saham.

5

3. Tagline : We carry missions 4. Kredo : Sumber daya ada batasnya, tetapi kretivitas tak terbatas. Dengan iman kepada tuhan dan persatuan, kita menuju kejayaan. 1.3

Struktur Organisasi Struktur Organisasi Kantor Pos Kuningan 45500.

Struktur Organisasi Kantor Kuningan 45500 dipimpin oleh Kepala Gambar 1 Struktur Organisasi Kantor Pos Pos Kuningan. Kantor yang dibantu oleh tujuh orang manajer, satu orang tenaga IT, satu orang auditor dan 16 kepala cabang Kantor Pos luar kota dan dua loket Ekstensi. Dan untuk mengendalikan operasional perusahaan kantor Pos Kuningan memiliki jumlah pegawai yang seluruhnya 87 orang yang terdiri dari 56 orang pegawai aktif, 6 orang pegawai tidak aktif (cuti besar dan masa persiapan pensiun), 20 orang tenaga kontrak, 1 orang cleaning servis dan 4 orang security.

6

1.4

Rumusan masalah Rumusan masalah dalam laporan akhir ini adalah sebagai berikut. 1. Apa yang dilakukan oleh mahasiswa geladi di setiap bagian di Kantor Pos Kuningan? 2. Bagaimana cara pengaplikasian proses belajar perkuliahan dalam kegiatan geladi di kantor Pos Kuningan? 3. Apa kendala yang dihadapi oleh mahasiwa geladi di setiap bagian di Kantor Pos Kuningan?

1.5

Batasan Masalah Batasan masalah pada laporan ini membahas mengenai kegiatan yang

dilakukan oleh mahasiswa geladi di Kantor Pos Kuningan 45500 Jawa Barat. 1.6

Tujuan Pelaksanaan Geladi Geladi dilaksanakan dengan tujuan untuk : a. Memberikan pengalaman praktek kerja dan penyelesaian masalah pekerjaan yang timbul di lapangan sekaligus mengukur implementasi keilmuan dan keterampilan di dunia kerja. b. Meningkatkan keterampilan dan wawasan, baik dalam hal kompetensi hardskill

(kemampuan

teknis)

maupun

softskill

(kemampuan

menyesuaikan diri, perilaku positif dan semangat kerja tim). c. Mengisi masa libur antar tahun akademik mahasiswa dengan kegiatan positif yang menunjang pengetahuan dan keahliannya. d. Memperlengkapi mahasiswa dengan gambaran nyata mengenai serba serbi lingkungan kerja, mulai dari jenis pekerjaan tingkat bawah sampai dengan tingkat yang lebih tinggi

7

BAB 2 TINJAUAN TEORI 2.1

Produk dan Layanan Pos Kantor Pos Kuningan 45500 menawarkan banyak sekali produk dan layanan,

produk dan layanan ini ditujukan demi memenuhi kebutuhan para konsumen. Produk yang ditawarkan oleh kantor Pos Kuningan sebagai berikut. 2.1.1 Paket dan Surat a. Pos Express Pos Express merupakan layanan milik Pos Indonesia untuk pengiriman cepat dan aman dengan jangkauan luas ke seluruh wilayah Indonesia. Menjadi pilihan tepat dan terpercaya untuk mengirim dokumen, surat, paket serta barang dagangan online. Keunggulan yang dimiliki pos express : 1.

Layanan yang tersedia di semua kantor Pos.

2.

Waktu tempuh kiriman maksimal sehari sejak barang diposkan.

3.

Tarif kompetif.

4.

Jaminan kerusakan/kehilangan

5.

Jejak lacak status melalui web Pos Indonesia.

b.Paket Pos Kilat Khusus (PPKH) Pos Kilat Khusus merupakan layanan milik Pos Indonesia untuk pengiriman aman dan cepat dengan jangkauan luas ke seluruh wilayah Indonesia. Menjadi pilihan tepat dan terpercaya untuk mengirim dokumen, surat, paket serta barang dagangan online. 1.

Layanan tersedia di semua kantor Pos.

2.

Jaringan terluas ke seluruh Indonesia.

3.

Tarif lebih hemat dan kompetitif

4.

Jejak lacak status melalui web Pos Indonesia

5.

Jaminan kehilangan/kerusakan.

8

c. Paket Pos Biasa (PPB) Paket pos Biasa, adalah layanan pengiriman paket dengan tarif paling ekonomis. Pengiriman barang melalui Paketpos Biasa menjangkau seluruh pelosok Indonesia. 1. Jaringan nasional hingga ke seluruh wilayah Indonesia. 2. Kemudahan akses dan jangkauan pelayanan. 3. Memiliki tarif ekonomis. 2.1.2 Jasa Keuangan a. Pospay Pospay merupakan jasa keuangan dimana pelanggan dapat melakukan pembayaran berbagai tagihan dan angsuran apapun di Kantorpos. Pelayanan pembayaran dengan POSPAY di Kantorpos begitu mudah, lebih dekat, lebih cepat, dan aman karena menggunakan Sistem Online Payment Point (SOPP) yang telah menjangkau hingga 4.800 jaringan Kantorpos di seluruh Indonesia dan di 40.000 Agenpos yang akan terus dikembangkan menyesuaikan dengan kebutuhan dan harapan masyarakat. b.Weselpos Weselpos merupakan layanan pengiriman dan penerimaan uang yang memberikan solusi terhadap kecepatan, ketepatan dan keamanan kiriman uang Anda, secara domestik (nasional) maupun luar negeri (internasional). Dan untuk layanan domestik sebagai berikut. 1.

Weselpos Instan Weselpos instan adalah layanan Weselpos dengan waktu tempuh real

time, pembayaran

menggunakan

PIN

dan

NTP

yang

dikirimkan

langsung oleh Pengirim kepada Penerima. 2.

Weselpos Prima Weselpos prima adalah layanan Weselpos yang menggunakan surat

pemberitahuan, diantar oleh Kantorpos tujuan kepada Penerima. 3.

Weselpos Transfer Tunai (cash to ) Weselpos transfer tunai adalah pengiriman uang secara tunai melalui

Kantorpos dengan tujuan semua rekening bank secara real time.

9

4.

Wesel Pos Kemitraan Weselpos kemitraan adalah layanan Weselpos hasil kerja sama dengan

pihak lain, dilakukan dengan suatu perjanjian kerjasama dengan tarif dan layanan sesuai kesepakatan 5.

Layanan Internasional Western Union, International Express Money Order (IEMO), BNI

Wesel PIN, Wesel Instan BCA, Wesel Instan BSM, Wesel Instan CIMB Niaga, Wesel Instan Arsema (Moneygram), Wesel Instan Ebays, dan Wesel Instan Telkomsel . c. Giro Pos Giro pos adalah sarana transaksi antar rekening (baik dari satu rekening ke satu rekening maupun ke banyak rekening lainnya) dan setoran tunai ke dalam rekening . Pengambilan uang tunai dengan Cekpos dan atau Slip Penarikan. 2.2 Aplikasi Kantor Pos Untuk menunjang kinerja pegawai di Kantor Pos Kuningan, digunakan beberapa aplikasi agar pekerjaan bisa menjadi lebih cepat dan efisien. Aplikasi yang digunakan adalah sebagai berikut. 2.2.1

SIM SDM Aplikasi Sarana Informasi dan Manajemen Sumber Daya Manusia (SIM

SDM) merupakan salah satu aplikasi yang digunakan oleh Kantor Pos Kuningan di bagian SDM, aplikasi ini digunakan untuk

Gambar 2 Aplikasi SIM SDM

10

1. Untuk mengecek data pribadi, histori pendidikan, keluarga dan mutasi. 2. Untuk akumulasi data data kepegawaian dan menyajikan informasi yang lebih cepat. 3. Sistem manajemen kinerja individu (SMKI) untuk penilaian setiap individu. 4. Informasi gaji pegawai dan penghasilan pegawai diluar gaji. 5. Presensi dari attedance management dan manual yang di entri oleh regional. 2.2.2 Aplikasi Talent Management (ATM) Aplikasi Talent Manjemen (ATM) merupakan aplikasi yang digunakan oleh Kantor Pos Kuningan pada Bagian SDM. Aplikasi ini bertujuan untuk : 1.Input kenaikan jabatan, dimana setiap pegawai atau staff yang mengajukan kenaikan jabatan harus mengisi ATM. Dalam kenaikan jabatan terdapat persyaratan dalam ATM yaitu tidak cuti besar, berkelakuan baik, penilaian kinerja oleh atasan, bawahan dan rekan kerja dan data tersebut divalidasi oleh regional. 2.2.3 E-Pospens E pospen merupakan aplikasi yang digunakan dibagian pembagian layanan dana pensiun. Cara mengkases e pospen : 1. Masuk ke e pospen 2. Masukan data nomer pensiun 3. Cek adanya potongan 4. Masuk ke fund distribution 5. Pilih giro pos 6. Masukan no. Rekening 7. Jumlah nominal 2.2.4 I-Pos Kantung I-Pos Kantung merupakan aplikasi yang digunakan dibagian Prostran bagian puri, kegunaan aplikasi ini adalah untuk : 1. Manifest serah 2. Manifest terima 3. Pembuatan R-7 (data kiriman ke kantor lain) 11

4. Sinkronisasi manifest 2.2.5 Pospay

Gambar 3 Fitur Pospay.

Pospay merupakan aplikasi yang digunakan di loket untuk melayani berbagai tagihan. Mulai tagihan listrik, bpjs, PAM, angsuran kredit, belanja online, perbankan dan lain lain.

12

BAB 3 PELAKSANAAN GELADI 3.1

Rencana Kegiatan Kegiatan Geladi yang diikuti seluruh mahasiswa semester empat Fakultas

Teknik Elektro direncanakan di laksanakan pada tanggal 28 Mei 2018 - 20 Juli 2018. Kegiatan Geladi akan di bimbing oleh pembimbing akademik yang merupakan dosen Universitas Telkom dan pembimbing lapangan yang merupakan manajer di setiap bagian di Kantor Pos Kuningan. Dalam pelaksanaan nantinya, mahasiswa peserta geladi akan membuat laporan harian yang setiap minggunya dicek oleh pembimbing lapangan dan laporan akhir geladi yang merupakan pelaporan hasil dari seluruh kegiatan Geladi. 3.2

Pelaksanaan Geladi Pelaksanaan Geladi dimulai tanggal 28 Mei 2018, dilaksanakan diseluruh

bagian Kantor Pos Kuningan 45500. Dimana rundown kegiatan magang geladi telah ditentukan oleh Pos Indonesia. 3.2.1 Kegiatan Geladi Kegiatan geladi dilakukan dimulai dengan pelaporan ke UPT terkait dan pengenalan dengan kepala dan seluruh jajaran pegawai kantor Pos Kuningan. Dan untuk a. Bagian Pemasaran Pengembangan Outlet (PPO) Bagian pemasaran pengembangan outlet (PPO) merupakan bagian yang bertugas untuk mempromosikan produk dan layanan Kantor Pos Kuningan kepada pihak perusahaan ataupun khalayak umum, serta melakukan kerja sama dengan berbagai pihak dan tempat pendaftaran agen Pos. Untuk kerja sama dengan pihak luar, bagian PPO lebih menekankan kepada menawarkan apa yang pihak perusahaan butuhkan baik dari pelayan ataupun produk. Dalam menjalin kerjasama biasanya akan dilakukan tahap sebagai berikut. 1. Perwakilan bagian pemasaran akan mendatangi korporat terkait 2. Penawaran produk yang sesuai dengan kebutuhan korporat. 3. Membahas perjanjian kerja sama termasuk jangka tahun yang kerjasama yang akan dilakukan. 13

4. Hasil pembahasan akan dikirim ke regional dan menunggu proses acc dari regional. Dan sampai sekarang pihak yang telah menjalin kerja sama dengan kantor Pos Kuningan kurang lebih sudah mencapai 85 pihak. Untuk pihak korporate piutang adalah KPP Pratama, Oto Finance, Badan Penyelenggara Asuransi Kesehatan (BPJS), FIF Finance, dan Baf Finance. Dan juga korporate surat dinas dan kredit sedangkan sisanya yaitu kerja sama dengan pihak Publish.. Kerja sama yang dijalin Kantor Pos Kuningan dengan korporate maksimal adalah 2 tahun, dan berlaku untuk perpanjangan kedepannya. Untuk perusahaan atau pihak pihak yang telah menjalin kerja sama dengan Kantor Pos Kuningan pastinya akan mendapatkan beberapa keuntungan yaitu : 1. Mendapatkan diskon biaya kirim, diskon disini bervariasi tergantung persetujuan dari regional mulai dari 5%, 7% hingga 15%. 2. Pembayaran biaya kirim surat dapat dibayar secara cara piutang dan kredit, yaitu semua total pengiriman surat akan diakumulasikan setiap akhir bulan, setelah itu biaya akan ditangguhkan kepada korporate yang bersangkutan. 3. Tidak harus mengantri diloket pelayanan, karena pihak yang telah kerja sama dapat langsung mengirim surat via bagian PPO. Bagian pemasaran juga selalu menerima pendaftaran agen pos. Dan syarat yang harus dilakukan oleh masyarakat jika ingin menjadi agen. 1.

Jarak agen harus 1 Km atau lebih dari KPC dan agen lain.

2.

Pengecekan lokasi agen.

3.

Foto copy KTP

4.

Dan jika agen telah dibuka, akan dipantau intensitas kiriman paket.

14

Kegiatan selama dibagian PPO adalah sebagai berikut. 1. Pengiriman surat korporat, dengan step sebagai berikut.

Gambar 4 Kiriman surat korporat.

a. ke aplikasi I-POS di www.aplikasi.posindonesia.co.id b. Memasukan id dan lalu c. Membuka backsheet baru lalu dilanjutkan dengan membuka loket d. Akan muncul nomor backsheet, nomer tersebut nantinya akan digunakan saat pembuatan neraca kasir dan neraca online. e. Masuk ke menu kiriman pos dan pilih loket kiriman korporat f. Masukkan resi pengiriman g. Pilih kode korporat h. Input kode pos tujuan, jenis kiriman, berat barang, nama penerima dan alamat penerima dengan jelas agar tidak terjadi salah kirim. i. Lalu klik enter dan akan konfirmasi ulang data pengguna. j. transaksi akan diproses dan akan muncul notif “no. Transaksi xxx dan barcode xxx sukses”. 2. Merekap pembelian jamu soman yang dikirim ke wilayah regional 5 dan eks regional 4. 3. Pick up paket ke mitra dan mengontak mitra yang bersangkutan. 4. Melakukan koordinasi dengan agen. 15

5. Menjawab pertanyaan dan keluhan dari mitra. b. Bagian Pelayanan Bagian pelayanan merupakan bagian yang melakukan pelayanann langsung kepada konsumen, dibagian pelayanan terdapat empat loket layanan biasa dan satu loket layanan pensiun. Bagian pelayanan biasanya akan menerima berbagai jenis pembayaran dan pengirman, mulai dari pengiriman paket, surat dan pembayaran berbagai tagihan. Untuk melakukan pengiriman, penarikan dan pembayaran berbagai tagihan dilakukan langkah sebagai berikut. 1. Manpel melakukan SOPP aktivasi petugas. 2. Membuka backsheet baru dan memasukan id dan 3. Aktivasi oleh petugas. 4. Dan sebelum penutupan, petugas harus print backsheet dari setiap aplikasi dan memastikan tidak ada selisih dalam neraca. Untuk kegiatan dibagian Pelayanan adalah sebagai berkut. 1.

Memahami terlebih dahulu proses collecting dan transaksi keuangan di loket.

2.

Memahami bagaimana cara aktivasi dan melakukan transaksi keuangan.

3.

Menginput resi bulan Maret 2018.

4.

Menginput data pengiriman disetiap loket.

5.

Menginput rekap weselpos.

6.

Menginput rekap i-pos.

7.

Melakukan panjar loket, panjar biasanya sebesar Rp. 15.000.000

8.

Mengecek dan mematikan rekap RS-5.

9.

Melakukan lacak kiriman paket konsumen. Dengan cara a. Masuk ke aplikasi lacak resi. b. Masukkan no resi. c. Input tanggal pembayaran.

10.

Melayani berbagai transaksi keuangan seperti weselpos, westren union, penarikan baak BTN, setor uang tunai.

16

c. Bagian PUPL Bagian Pengawasan Unit Pelayanan Luar merupakan bagian yang bertugas untuk melakukan pengawasan resi, neraca, dan backsheet dan pengecekkan pada laporan pemakaian resi serbaguna di KPC. Dan melakukan amprah data materai yang dibutuhkan KPC. Saat ini bagian PUPL mengawasi 16 KPC yaitu sebagai berikut. 1. KPC Luragung 45581 2. KPC Jalaksana 45554 3. KPC Kramatmulya 45553 4. KPC Kadugede 45561 5. KPC Cidahu 45595 6. KPC Mandirancan 45558 7. KPC Darma 45562 8. KPC Cilimus 45556 9. KPC Salajambe 45566 10. KPC Garawangi 45571 11. KPC Lebakwangi 45574 12. KPC Subang Kuningan 45586 13. KPC Cibingbin 45587 14. KPC Ciawigebang 45591 15. KPC Ciniru 45565 16. KPC Ciwaru 45583 Kegiatan yang dilakukan di bagian PUPL adalah sebagai berikut. 1. Mengecek dan mencocokan data pelanggan Kantor Pos dalam RS pengiriman dan penerimaan uang. 2. Menginput sisa resi, barcode dan seal yang telah digunakan oleh seluruh kantor KPC dan KPRK, jika terjadi selisih pada sisa resi, barcode dan seal. Maka manajer PUPL akan menghubungi KPC terkait tentang penggunaan rei, barcode dan seal dihari sebelumnya. 3. Pembuatan data nomer resi, seal dan barcode baru jika yang sebelumnya telah habis terpakai. 4. Mencocokan RS dan I Pos dari setiap KPC

17

d. Bagian Prostran Bagian prostran merupakan bagian yang mengatur dalam proses transportasi dan antaran. Bagian prostran bertugas untuk mengirimkan kantung kiriman baik ke KPC maupun langsung ke pihak penerima, melakukan manifest barang baik penyerahan dan penerimaan, serta melakukan penyortiran barang kiriman sesuai daerah tujuan. Namun seringkali ditemui kantung yang salah dikirimkan oleh KPR lain dan diterima oleh KPRK maka terdapat prosedur untuk pengembalian barang kiriman tersebut yaitu : 1. Pembuatan berita acara yang di tanda tangani oleh manajer Prostran. 2. Dijelaskan masalahnya apakah barang cacat, rusak, tidak ada R-7 atau seal copot. 3. Konfirmasi ke regional. 4. Barang yang akan dikirim kembali ke Kantor Pos bersangkutan diproses kembali di loket puri, dan untuk biaya mengambil panjar terlebih dahulu dari keunngan. 5. Biaya penangguhan kirim kembali dibebankan kepada Kantor Pos yang salah melakukan pengiriman. Kegiatan yang dilakukan di bagian Prostran adalah sebagai berikut. 1. Melakukan validasi data manifest penerimaan dan penyerahan. 2. Melakukan sortir paket sesuai wilayah kirim. 3. Melakukan sinkronisasi manifest. e. Bagian Keuangan Bagian keuangan merupakan bagian bertugas untuk melakukan rekap uang kiriman dari setiap KPC, loket , e-mobile dan kasir. Serta tempat pemberian panjar kepada setiap loket pelayanan dan melakukan rekap materai yang dijual setiap harinya. Dan untuk kegiatan di bagian pelayanan adalah sebagai berikut. 1. Mengentri DJP online yang merupakan aplikasi tempat pelaporan penjualan materai 2. Menghitung uang yang diterima setiap harinya dari KPC dan e-mobile serta mencocokan jumlahnya. 3. Melakukan copure uang untuk bagian loket pada dinas terbatas

18

4. Melakukan pelimpahan uang ke bank BRI Kuningan , sesuai dengan ketentuan pagu yang diperbolehkan di KPRK adalah 1 miliar, dan jika lebih dari itu maka harus dilakukan pelimpahan. f. Bagian Akuntansi Bagian akuntansi merupakan bagian yang bertanggung jawab untukk merekap semua transaksi yang masuk dan keluar baik dari neraca loket, neraca KPC, neraca kasir dan neraca BPN. Di bagian Akuntansi terdapat Buku Kas Harian yang merupakan rekap transaksi perhari dan Buku Kas Besar yang merupakan uang tunai dibendahara dan dirici percopur. Kegiatan dibagian Akuntansi tidak sampai mencoba dalam segi aplikasi ataupun pengentrian hal ini dikarenakan bagian Akuntansi merupakan muara semua transaksi yang dikhawatirkan jika terjadi kelalaian akan terjadi selisih yang bisa merugikan KPRK. Kegiatan inti di bagian Akuntansi adalah 1. Mendengarkan penjelasan kinerja harian yang dilakukan bagian akuntansi. 2. Melihat proses penginputan semua dana hasil transaksi. g. Bagian Dukungan Umum Bagian dukungan umum atau yang lebih dikenal dengan merupakan bagian yang melakukan evaluasi pegawai, mengatur dana SPJ dan LPJ, mengatur pembelian ATK, mengurusi kenaikan jabatan pegawai, membuat agenda surat masuk dan surat keluar. Bagian Dukungan umum meliputi juga bagian Informasi dan Teknologi (IT) bagian sarana, bagian Sumber Daya Manusia (SDM), dan kegiatan yang dilakukan di bagian IT adalah 1. Melakukan NOC (Network Operation Centre) yaitu memonitoring jaringan kantor KPC dan KPRK. 2. Melakukan pengiriman tiket gangguan ke IT Pos Pusat. 3. Dokumnetasi setiap ada gangguan untuk pengiriman tiket. 4. Melakukan maintenance aplikasi di KPRK. 5. Mengecek hardware di KPC yang mengalami gangguan. 6. Melihat cara mengecek jaringan utama yang mengalami gangguan, bagian gangguan lokal dan gangguan nasional. 7. Pengiriman R-7 kebagian sarana yang bertujuan untuk permintaan barang inventaris baik untuk berbagai bagian di KPRK maupun di KPC. Dan untuk dibagian dukungan umum kegiatan yang dilakukan adalah 1. Membuat agenda surat masuk dan keluar. 19

2. Pengenalan cara evaluasi pegawai di bagian SDM yang dilakukan setiap tri wulan. 3. Penjelasan restitusi pengobatan, dimana pegawai pos dapat melakukan claim biaya pengobatan diluar PKS. 4. Penjelasan kegiatan rutin di SDM yaitu gaji, turev, pensiunan dan lembur. 5. Penjelasan persyaratan kenaikan jabatan yaitu a. Tidak cuti besar b. Berkelakuan baik c. Penilaian kinerja oleh atasan, bawahan dan rekan kerja. 3.2.2 Pengaplikasian Perkuliahan dalam Kegiatan Pengaplikasian tentang materi tyang diterima dalam proses perkuliahan dengan kegiatan geladi jelas berbeda sangat jauh, dimana ketika dalam kegiatan dilapangan hanya sedikit materi perkuliahan yang diaplikasikan. Implementasi di dunia kerja lebih banyak kepada softskill dan hardskill yang dimilki, baik itu kecakapan berbicara, mampu kerja sama tim, attitude, mampu bekerja dalam tekanan dan banyak menggali potensi yang di miliki. 3.2.3 Kendala Dalam kegiatan geladi tidak terlalu ada kendala yang banyak ditemukan, mungkin hanya dari penguasaan aplikasi yang kurang maksimal. Dan kurang kehalian dalam beberapa bagian seperti Keuangan dan Akuntansi. Dimana dibagian tersebut perlu pengetahuan yang lebih mendalam sebelumnya. 3.3 Hasil Dari program geladi yang telah dilakukan, banuyak sekali hasil yang didapat yaitu 1. Mendapat pengetahuan, pengalaman dan wawasan baru tentang sesuatu yang belum pernah dipelajari sebelumnya.. 2. Mengetahui sistem pekerjaan, seluk pikuk dunia pekerjaan, koordinasi di setiap bagian disuatu perusahaan dan menambah relasi baru dengan pegawai Kantor Pos Kuingan. 3. Melatih keterampilan berkomunikasi, kerjasama tim, menyesuaikan diri, mengatur hubungan baik dngan sesama pegawai dan pemberian masukanmasukan dari jajaran pegawai yang sangat berguna agar bisa menjadi pribadi yang lebih baik lagi, baik dalam perkuliahan maupun persiapan di dunia kerja. 20

4. Dapat mengoprasikan aplikasi aplikasi yang ada di Kantor Pos Kuningan. 5. Membuka mindset baru tentang Kantor Pos, yang mungkin masih banyak orang mengetahui hanya untuk berkirim surat. Tetapi ternyata sangat jauh dari apa yang dipikirkan sebelumnya.

21

BAB 4 PENUTUP 4.1 Kesimpulan Dari program geladi yang telah dilaksanakan kurang lebih selama dua bulan diperoleh simpulan sebagai berikut. 1. Program geladi merupakan program yang sangat penting untuk tetap dilaksanakan dan dikembangkan lebih baik lagi kedepannya. Dikarenakan program geladi sangat berguna bagi mahasiswa untuk meningkatkan keterampilan dan wawasan baik dalam hal kompetensi hardskill dan softskill, serta dapat merasakan pengalaman langsung terjun dalam dunia pekerjaan. 2. Mengetahui kegiatan dan aktivitas diseluruh bagian kantor Pos Kuningan 45500, mulai dari bagian Pelayanan, bagian Pengawasan Unit Pelayanan Luar (PUPL), bagian Sumber Daya Manusia (SDM), bagian Proses Transportasi dan Antaran (Prostran), bagian Pemasaran dan Pengembangan Outlet (PPO), bagian Akuntansi dan bagian Keuangan. 3. Memberikan mindset baru tentang Kantor Pos, yang sebelumnya mungkin hanya terpikir bahwa kantor pos merupakan layanan tempat untuk pengiriman surat, pembelian materai dan prangko saja. Namun ketika telah mengetahui lebih jauh, dalam kenyataannya banyak sekali produk dan layanan yang ditawarkan oleh kantor Pos bagi masyarakat seperti pengiriman paket baik express, kilat khusus dan biasa serta layanan pensiunan, weselpos, pospay, giro tabungan dan lain-lain. 4.2 Saran Saran ini bertujuan agar kegiatan geladi bisa menjadi lebih baik kedepannya adalah sebagai berikut. 1. Menambah lagi perusahaan untuk penempatan mahasiswa geladi, dan diharapkan perusahaan tersebut lebih menekankan terhadap perkembangan teknologi, informasi dan komunikasi (TIK). 2. Lebih diperjelas kembali kegiatan yang harus dilakukan mahasiswa geladi. Seperti contoh di bagian akuntansi, lebih detail lagi apa yang harus dilakukan mahasiswa geladi di bagian tersebut dan difokuskan dalam suatu hal, ini

22

bertujuan agar para pembimbing lapangan bisa memberikan bimbingan dengan jelas dan terperinci. 3. Pembagian hari kerja di setiap bagian dalam kegiatan geladi harus diatur kembali. Karena sering sekali disalah satu bagian, waktu yang diberikan belum cukup bagi pembimbing lapangan untuk menjelaskan secara detail kegiatan di bagian tersebut, sehingga ilmu yang diberikan dan diterima oleh mahasiswa kurang maksimal. Dan hari kerja dalam kegiatan geladi harus lebih difokuskan pada bagian yang selaras dengan jurusan mahasiswa geladi, hal ini bertujuan agar mahasiswa bisa mengeksplorasi kemampuan dalam bidang yang selaras dengan jurusannya.

23

DAFTAR PUSTAKA 

www.Posindonesia.co.id



Buku Panduan Geladi 2018



Wikipedia/ Pos Indonesia

`

24