Bpm Business Process Management 423b6o

BPM "Business Process Management" Tabla de contenidos 

1 BPM "Business Process Management"



2 INTRODUCCION



3 MARCO TEORICO



4 VISION GENERAL



5 HISTORIA BPM



6 ACTIVIDADES DEL BMP 

6.1 Diseño De Proceso



6.2 Ejecución



6.3 Monitoreo de Procesos



7 TECNOLOGIAS BPM



8 BPM EN LA PRÁCTICA

INTRODUCCION Las organizaciones hoy en día necesitan adaptarse a las nuevas condiciones comerciales, así como responder a las presiones competitivas, en las que deben asegurar la calidad de sus productos y la eficiencia de sus servicios. De este modo, se ha observado un creciente interés por parte de las organizaciones en analizar sus Procesos de Negocio , los cuales se definen como un conjunto estructurado de actividades, diseñado para producir una salida determinada o lograr un objetivo, que describen cómo es realizado el trabajo de la empresa y que son observables, medibles, mejorables y repetitivos. Los procesos de negocio reales se caracterizan por ser: grandes y complejos, muy dinámicos, ampliamente distribuidos y personalizados, de largo funcionamiento, automatizados, dependientes de la inteligencia y criterio de humanos, y difíciles de hacer visibles , siendo la complejidad de los mismos lo que ha llevado a las organizaciones a comprender más la necesidad de orientarse hacia su gestión. De acuerdo con la Gestión de Procesos de Negocio ( Business Process Management, BPM) es un término que actualmente está de moda en todas aquellas organizaciones que se enfrentan al reto de la competitividad y eficiencia de su cambiante y evolutivo entorno comercial. BPM describe los procesos en un nivel práctico de negocios más que en un nivel técnico y ofrece lo que toda empresa necesita: intensa coordinación, una robusta memoria de

procesos y una vista de negocios enfocada en procesos. Por ello BPM es una nueva tecnología dirigida a la total automatización de los Procesos de Negocios para incrementar la eficiencia operacional y la satisfacción de los clientes. Sin embargo, aunque BPM mediante los BPMS (Business Process Management Systems) proporciona a las empresas el soporte necesario para tener un control sobre sus procesos, consideramos que existe una complejidad de gestión en la etapa de modelado de los mismos, derivada de la existente diversidad de notaciones de modelado entre las que destacan IDEF, UML, BPMN, etc., así como de la utilización o selección de una determinada notación sin que ésta se vea restringida a una tecnología o plataforma específica. Para hacer frente a esta situación, es necesario un entorno que permita a las organizaciones superar las barreras funcionales y tecnológicas, dando flexibilidad a la hora de adoptar un producto comercial que beneficie a la empresa de una manera táctica y estratégica.

MARCO TEORICO En el contexto de mejoramiento de procesos, BPM (Business Process Management) constituye una de las tendencias en gestión, que permite de manera deliberada y colaborativa manejar sistemáticamente todos los procesos de negocio de una empresa. Los beneficios de BPM para las organizaciones son extensos. Aporta visibilidad a los directivos sobre la dinámica de los procesos llevados de manera inconciente por parte del equipo humano de las organizaciones y posibilita su modificación rápida a través de herramientas tecnológicas para acelerar la adopción del cambio en la forma de operar de las compañías. BPM se soporta sobre tecnología de información para automatizar tareas y dar agilidad a los cambios requeridos por la empresa. La tecnología que posibilita la implantación y adopción de BPM constituye una categoría nueva de sistemas informáticos denominada Business Process Management System (BPMS). A diferencia de los sistemas de información tradicionales basados en la gestión de datos, estos sistemas se especializan en la gestión de procesos de negocio.

VISION GENERAL

De manera intuitiva podemos partir de una noción de Proceso de Negocios que nos indica que es un conjunto de actividades que se realizan para satisfacer una necesidad de un negocio. Está definición nos permite concluir que los procesos útiles son los que tienen directa atingencia con el negocio y los procesos que no tienen que ver con el negocio son “grasa”, “burocracia” o “overhead”. La misma definición nos lleva a que los procesos ocurren - se hacen - en la organización, normalmente en varias áreas de la organización. Por ejemplo: el proceso comercial se desarrolla en el área de ventas (cotización, nota de venta), de marketing (generación de demanda, segmentación), de logística (preparación, despacho), de finanzas (crédito, cobranza), etc. Y, esta es la primera complicación los procesos de negocios no se corresponden con el organigrama.

HISTORIA BPM La decisión de mejorar los procesos de negocio como un camino para lograr mayor desempeño en los resultados de las compañías no es un tema nuevo. Desde principios de siglo se han venido abordando los procesos con diferentes metodologías con el fin de elevar los resultados financieros de las firmas. Sin embargo con el paso del tiempo estas iniciativas han abordado el problema de mejoramiento desde ópticas que no integran las variables que influyen directamente en los resultados de la actividad organizacional. En esta época las actividades de la empresa no se percibieron como conjuntos de acciones relacionadas por principios de causalidad (causa-efecto), en los que el resultado final en la prestación de un servicio o la generación de un producto, era la consecuencia de la articulación de este conjunto de actividades. En otras palabras estos procesos fueron vistos como prácticas dentro de áreas funcionales que no despertaron mayor interés por ser automatizados. Con el paso del tiempo la visión sobre los procesos y las iniciativas de mejoramiento organizacional fueron cambiando y se evidenciaron esfuerzos por realizar cambios en actividades del negocio, que se percibían como de mayor importancia por su impacto en el desempeño financiero. De esta óptica se originaron los sistemas conocidos como ERP (Enterprise Resource Planning), los cuales participaron

como elementos de almacenamiento y consulta de información del proceso y no contaron con mecanismos robustos para controlar la gestión de los procesos de negocio de manera integral. En la actualidad asistimos a un escenario de gestión en el cual los procesos requieren de ser gestionados independientemente de un dominio específico de un sistema. Ellos, constituyen el foco y la unidad primaria de iniciativas de automatización e integración de información, necesarios para responder ágilmente a los cambios exigidos por la dinámica del mercado. La gestión de procesos de negocio en estas condiciones ha dado origen a una nueva etapa en la gestión de procesos denominada Business Process Management (BPM). Existen diferentes puntos de vista sobre el concepto de BPM, aunque relativo consenso sobre sus beneficios. Para KHAN Rashid, es la disciplina de modelar, automatizar, manejar y optimizar procesos para incrementar la rentabilidad de un negocio. En esta óptica, el objetivo de la gestión de procesos está concentrada en el aumento de la rentabilidad. De manera general, la rentabilidad es un concepto que se aplica cuando se desea medir los resultados obtenidos en la realización de una actividad económica, luego de haber asignado unos recursos (humanos, tecnológicos, financieros) a la obtención de dichos resultados. En otras palabras, la rentabilidad nos da una medida del rendimiento que un capital ha obtenido en un periodo determinado. BPM por lo tanto aumenta la relación entre la renta que se genera y los medios utilizados. Smith Howard por su parte, define BPM como una nueva aproximación para abordar y gestionar procesos de innovación en las compañías que construye el mejoramiento, a partir del estado actual de un proceso en un momento determinado y que plantea una diferencia radical frente a la reingeniería; la cual construye el mejoramiento desde la redefinición total del proceso. En esta óptica BPM se convierte en una respuesta al caos operativo que presentan las compañías en la actualidad. De manera integral se puede entender BPM como el mejoramiento de la gestión de los procesos de negocio de una firma de principio a fin, a partir de la definición deliberada, colaborativa e incremental de la tecnología; para alcanzar claridad en la dirección estratégica, alineación

de los recursos de la empresa y disciplina de mejoramiento continuo, necesarias para cumplir las expectativas de los clientes. Es importante resaltar los beneficios comúnmente asociados a esta nueva forma de gestionar los procesos.

ACTIVIDADES DEL BMP Las actividades correspondientes al Business Process Management se agrupan en tres categorías: Diseño de Procesos Ejecución Monitoreo

Diseño De Proceso El diseño consiste en la captura o formalización, por algún medio, de un proceso existente en la organización, o de uno que se está inventando. Este proceso podrá ser simulado a objeto de medir su comportamiento. El Software que apoya esta actividad consiste en editores gráficos para documentar el proceso y repositorios donde se almacenan los modelos de los procesos. Por lo general las empresas ya tienen procesos de negocios en funcionamiento, de modo que el BPM raras vez parte con una página en blanco. Así se tiene que una primera actividad con el BPM es representar o modelar los sistemas que la empresa tiene en uso, esta representación debe corresponder lo más fielmente posible a la realidad, para así tener el modelo as-is. A partir de este, una vez implementados los mecanismos de monitoreo de procesos, se estará en condiciones de re-diseñar los procesos. La evolución de los procesos de negocios requiere cambios en el diseño de los mismos a lo largo del ciclo de vida del sistema. Por otra parte la integración de distintos procesos de negocios, ya sean los propios de las empresas o los de sus clientes y proveedores es otro aspecto del BPM. Teniéndose en cuenta que los procesos de negocios permanentemente están sufriendo modificaciones por la dinámica del mercado y de la tecnología.

Ejecución La manera tradicional de ejecutar automáticamente los procesos es disponiendo de una aplicación, sea de desarrollo propio o comprada, que

realiza todos las funciones que se necesitan. Sin embargo, en la práctica, estas aplicaciones sólo realizan una parte del todo del proceso. La ejecución completa del proceso se logra parchando, combinando y conectando distintas aplicaciones más una intervención humana significativa. Debido a estas razones de complejidad, cambiar un proceso es costoso como también es difícil tener un visión general del estado del proceso, es decir de su situación real. Como una respuesta a estos problemas, existe una categoría de software llamada Business Process Management Systems (BPMS) que permite a un proceso previamente especificado ser definido en un lenguaje computacional tal que pueda ejecutarse en un computador. En orden que esto funcione se asume que el sistema se construye de acuerdo a los principios de la Arquitectura Orientada a los Servicios (SOA). Lo que típicamente está ocurriendo es que las empresas utilizan herramientas BPM para el diseño de los procesos y estos son implementados utilizado el software que tienen en operación, como ser: ERP, HR, CRM, Producción, etc. Y, por tanto hoy existen software que permiten sistematizar la implementación utilizando los modelos de procesos y las best practices (procesos probados y listos para usar que proveen los fabricantes). Un ejemplo de estos sistemas es el SAP Solution Manager.

Monitoreo de Procesos Este monitoreo tiene por fin generar estadística sobre el desempeño de cada uno de los procesos de negocios. Por ejemplo, el seguimiento de las ordenes de los clientes (cuándo se recibió, tiempos de preparación del despacho, tiempo de cobranza, etc.) de este modo cualquier problema de operación puede ser identificado correctamente. Por otra parte es posible distinguir indicadores del proceso establecidos en la estrategia de la empresa además de los indicadores operacionales, con esto se posibilita el control del alineamiento del proceso con la estrategia.

TECNOLOGIAS BPM La tecnología que posibilita la implantación y adopción de BPM constituye una categoría nueva de sistemas de información denominada Business Process Management System (BPMS). Inicialmente y de manera general un BPMS puede ser definido como un conjunto de utilidades de software para definir, implementar y mejorar procesos de negocio que cumplen con un grupo de características técnicas necesarias para aplicar el concepto de BPM. Estos sistemas permiten manejar el ciclo de vida del proceso a través de características funcionales y no funcionales que posibilitan definir, modelar, implementar y mejorar el proceso durante su operación. Un sistema BPMS está en capacidad de realizar las siguientes operaciones: • Modelamiento de procesos de negocio • Provee entornos de desarrollo de aplicaciones para colaboración entre procesos de negocio. • Generación, actualización y publicación de documentación de procesos. • Simulación de procesos de negocio para evaluar su comportamiento en situaciones de carga exigidas en determinados momentos del proceso. • Integración de información proveniente de otros sistemas de negocio. • Automatización de procesos. • Colaboración entre las empresas que participan en la cadena productiva de la organización. • Despliegue de aplicaciones que soportan el proceso en condiciones tales que no se requiere mayor conocimiento y experiencia de un final. • Análisis de procesos y comportamiento de la operación. • Gestión de ciclo de generación publicación y consumo del conocimiento generado en la operación del proceso. Estas características constituyen la base sobre la cual se desarrolla el modelamiento, simulación e

implementación de procesos en una compañía. La flexibilidad y agilidad en el diseño de procesos, se basan en la abstracción de la realidad que plasma el arquitecto de negocio y las posibilidades del sistema para representar esta realidad de manera gráfica. Los sistemas BPMS incluyen funcionalidades para representar la interrelación de las diferentes dimensiones del proceso de manera grafica

BPM EN LA PRÁCTICA La implementación de BPM involucra la articulación de la estrategia, los procesos y la tecnología de una empresa para generar valor al negocio. A diferencia de los modelos de gestión anteriores, BPM se concentra en la articulación de las iniciativas estratégicas con los procesos de negocio, apalancados en estándares tecnológicos que facilitan su despliegue alineado en las operaciones diarias de la organización Para lograr esta articulación es necesario desarrollar una serie de procesos que permiten alinear de manera controlada, los aspectos estratégicos del negocio, a través de la identificación y articulación de los conceptos claves del proceso y la asociación de los componentes tecnológicos que permitan flexibilizar los cambios en la cotidianidad empresarial. En la práctica la implantación de esta disciplina de mejoramiento requiere por parte de la empresa, una dosis de pensamiento en procesos de negocio y la utilización de tecnologías de Información centradas en procesos. Pensar en procesos de negocio significa que las acciones de cambio que se ejercen sobre el proceso, son evaluadas y planeadas teniendo en cuenta las diferentes dimensiones que juegan en la dinámica del mismo. Esto quiere decir que el proceso se evalúa revisando las actividades que se llevan a cabo, buscando eliminar aquellas que no adicionan valor e identificando las políticas, reglas de negocio y normas que determinan las decisiones que la organización toma sobre el proceso. De igual manera se examinan los trabajos y roles que la empresa destina a la realización del proceso, con el fin de gestionar las barreras

culturales, paradigmas, conocimientos y competencias requeridas para su realización. De igual manera se analiza la estructura de la organización, con el fin de coordinar las diferentes áreas, jerarquías y dependencias que influencian su desempeño. Las condiciones físicas ejercen especial influencia sobre determinados procesos, ya que las condiciones ambientales y geográficas pueden determinar mejoras o reducciones en la generación de valor en determinada actividad del negocio. Las habilidades y competencias del talento humano que participa en la operación del proceso, constituyen otro de los pilares al abordar el proceso de mejoramiento. Finalmente la infraestructura de información y comunicaciones son examinadas para identificar los repositorios de información y las actividades del proceso modelado bajo BPM que consulta o almacena información en otros sistemas del negocio. La identificación de estas interfaces constituye un factor de éxito en la implementación de proyectos de automatización ya que en ellos están generalmente los mayores esfuerzos en la implementación de plataformas tecnológicas y se utilizan para dimensionar el alcance de las diferentes fases del proceso de mejora. La gestión de estos componentes requiere tecnología para actuar con agilidad y facilitar procesos de cambio.