Analisis Jabatan 1v663

BAB II KAJIAN TEORITIS A. ANALISIS JABATAN

1. PENGERTIAN Job analysis atau analisis jabatan merupakan suatu proses untuk membuat uraian pekerjaan sedemikian rupa, sehingga dari uraian tersebut dapat diperoleh keterangan-keterangan yang perlu untuk dapat menilai jabatan itu guna suatu keperluan. Analisis jabatan bukan hanya saja dapat dipergunakan untuk menentukan syarat fisik dan syarat mental dari pegawai yang akan memangku suatu jabatan, tetapi juga pula dipergunakan untuk tujuan lain. Karenanya analisis jabatan itu dapat dilakukan atas empat macam sesuai dengan tujuan analisis jabatan itu. Menurut Manullang (1981:28) keempat analisis jabatan itu antara lain : 1. Job analysis for personnel specification tujuannya adalah menentukan syarat mental yang bagaimana yang dibutuhkan dari seseorang untuk dapat sukses dalam memangku suatu jabatan. 2. Job analysis for training purposes tujuannya adalah untuk menentukan langkah-langkah yang harus ditempuh dalam mengajarkan suatu pekerjaan kepada seorang pegawai baru. Biasanya dipergunakan guna kebutuhan latihan dan pendidikan. 3. Job analysis for setting rates tujuannya adalah manentukan nilai-nilai masing-masing jabatan dalam suatu badan usaha sehingga dengan demikian dapat ditentukan tingkat upah masing-masing jabatan itu secara adil. 4. Job analysis for method improvements tujuannya adalah mempermudah cara bekerja pegawai pada suatu jabatan tertentu. Yakni bermaksud untuk menghilangkan gerak-gerak pegawai yang tidak perlu.

17

18

Dengan adanya analisis jabatan, maka penarikan,

seleksi dan

penempatan para pekerja dapat didasarkan atas kualifikasi perseorangan yang dicantumkan dalam analisis jabatan tersebut. Dalam analisis jabatan tersebut dicantumkan sisfat-sifat pekerja yang dibutuhkan untuk pemangku jabatan yang bersangkutan. Karenanya diperlukan analisis jabatan dengan demikian memberikan dasar berharga

pada penarikan, seleksi, dan penempatan para

pekerja. Dengan adanya kualifikasi orang yang dibutuhkan untuk memangku jabatan tertentu dalam analisis jabatan maka terdapatlah suatu kriterium yang objektif dalam hal-hal diatas, dan itu pula mengurangi pemborosan baik waktu maupun ongkos terlebih-lebih dalam seleksi para pekerja. Job Analysis ada 2 (dua) perkataan : Job dan Analysis. Job seperti yang telah

dikemukakan,

ada

yang

menterjemahkan

tugas,

ada

yang

menterjemahkan jabatan, ada pula yang menterjemahkan pekerjaan. Analysis berasal dari kata to analyse

yang berarti memisah-misahkan atau

menguraikan. Dalam job analysis itu kita memisah-misahkan job (jabatan) menjadi bagian-bagian job yang kita sebut task (bagian atau unsur jabatan). Ada pula istilah dalam bahasa Inggris position. Job, position, task, masingmasing sering diterjemahkan “pekerjaan”. Dalam membicarakan job analysis, ketiga istilah tersebut perlu dibedakan, karena kalau tidak demikian adalah sulit membicarakan job analysis itu dengan jelas. Task adalah suatu kesatuan pekerjaan (a unit of work) atau suatu kegiatan manusia yang dilakukan untuk suatu tujuan tertentu. Task adalah 1

19

(satu) bagian atau 1 (satu) unsur dari suatu position atau dengan kata lain 1 (satu) position itu terdiri dari beberapa task. Position adalah sekelompok task yang dilakukan hanya oleh seorang pegawai. Dengan demikian dalam suatu organisasi banyaknya position adalah sama dengan banyaknya pegawai. Dale yolder dalam bukunya yang berjudul “Personnel Management and Industrial Relation” yang dikutip oleh Moekijat (2010:11) suatu position itu adalah suatu job yang dilakukan oleh pegawai tertentu dan oleh karena itu berhubungan dengan seorang pegawai tertentu itu. Istilah position kadang-kadang dipergunakan sebagai istilah yang sama artinya dengan job, meskipun sebenarnya ada perbedaan antara kedua istilah tersebut. Job dapat dirumuskan sebagai kelompok position yang sama dalam suatu perusahaan. Apabila beberapa orang mengerjakan pekerjaan yang sama, masing-masing dikatakan mempunyai job yang sama, tetapi position yang berbeda.

Dalam suatu perusahaan jumlah position adalah lebih besar

daripada jumlah job. Position berarti beberapa task yang dilakukan oleh seorang pegawai tanpa memandang apakah pekerjaan itu berbeda dengan pekerjaan dari lain-lain pegawai. Jadi seorang pegawai mempunyai position, tetapi mungkin ada banyak position yang sama sehingga merupakan 1 (satu) job. Jadi dengan begitu job analysis yang dimaksud dalam penelitian ini adalah suatu analisis yang menguraikan suatu jabatan dengan ketentuan atau syarat perseorangan untuk mengerjakan jabatan tersebut.

20

Otts dan Leukart yang dikutip oleh Moekijat (2010:12) menyatakan bahwa : Job didefinisikan sebagai sekelompok position yang mengandung banyak persamaan dalam tugas-tugas, kecakapankecakapan, pengetahuan-pengetahuan, dan tangung jawab-tanggung jawab. Selanjutnya dikatakan bahwa job itu tidak berhubungan dengan orang perseorangan, sedangkan position itu berhubungan dengan orang perseorangan. Job menunjukkan apa yang dilakukan, bukannya orang atau orang-orangnya yang mengerjakan. Menurut Moekijat (2010:13) mengemukakan bahwa : Analisis jabatan adalah suatu prosedur, melalui fakta-fakta yang berhubungan dengan masing-masing jabatan yang diperoleh atau dikumpulkan dan dicatat secara sistematis. Analisis jabatan menyelidiki tugas-tugas, proses-proses, tanggung jawab-tanggung jawab, kondisi-kondisi kerja, dan syarat-syarat perseorangan. Analisis jabatan berhubungan dengan jabatan dan syarat-syarat mengenai orangnya untuk melakukan jabatan itu dengan sebaik-baiknya. Analisis jabatan menitikberatkan pada mendapatkan fakta-fakta yang berhubungan dengan jabatan-jabatan, termasuk syarat-syarat dari masingmasing jabatan yang berhubungan dengan kualitas dan mutu perseorangan yang diperlukan oleh seorang pegawai untuk melakukan jabatan itu dengan sukses. Analisis jabatan menghasilkan gambaran jabatan dan persyaratan jabatan (job specification atau job requitment). Gambaran jabatan atau uraian jabatan (job description) adalah suatu informasi yang abstrak yang diperoleh dari laporan analisis jabatan.

21

Gambaran jabatan itu menggambarkan (Moekijat,2010:13) : a.Apa yang dilakukan b.Tanggung jawab c.Kecakapan atau pelatihan/pendidikan yang diperlukan d.Kondisi, di bawah mana jabatan itu dilakukan e.Jenis atau kualitas orang yang diperlukan untuk jabatan itu. Untuk melatih dan mendidik seorang calon pekerja untuk memangku jabatan tertentu, terlebih dahulu haruslah diketahui keahlian khusus yang dibutuhkan. Bilamana sudah diketahui kealian tersebut, maka dapatlah program pendidikan atau latihan diarahkan atau ditunjukkan untuk mencapai kealian tersebut. Keahlian apa yang dibutuhkan untuk memangku jabatan dinyatakan dengan jelas dalam

sesuatu

job analysis yang bersangkutan.

Karena bilamana beberapa orang dididik untuk memangku suatu jabatan tertentu, maka program pendidikan itu haruslah diarahkan untuk memberikan kealian yang dinyatakan dalam analisa jabatan yang bersangkutan. Sedangkan Heidjrachman

dan Suad Husnan (1990:24) mengemukakan

bahwa : Analisis jabatan merupakan suatu proses untuk mempelajari dan mengumpulkan berbagai informasi yang berhubungan dengan berbagai operasi dan kewajiban suatu jabatan. Dengan demikian analisis jabatan akan mengupas suatu jabatan, dengan memberi jawaban atas pertanyaan tentang apa yang harus dilakukan, bagaimana menjalankannya, mengapa pekerjaan tersebut harus dilakukan. Hasil dari analisis jabatan ini adalah deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan. Namun demikian analisis jabatan jangan disamakan dengan studi gerak (motion study). Sebab meskipun keduanya sama-sama melakukan studi

22

terhadap suatu jabatan, tetapi keduanya mempunyai perbedaan-perbedaan dasar. Perbedaan-perbedaan utama antara analisis jabatan dengan studi gerak bisa disimpulkan dibawah ini : Tabel 1.1 Perbedaan Analisis Jabatan dan Studi Gerak

Faktor Tujuan

Analisis jabatan Memberikan gambaran terhadap sesuatu jabatan

Ruang lingkup

Menyeluruh mencakup tugas, kewajiban, pengawas dan lain-lain. Kurang teliti Dilakukan oleh bagian personalia

Tingkat ketelitian Organisasi

Teknik yang digunakan

Observasi, interview, kuesioner

Kegunaan

Untuk penarikan tenaga kerja, latihan, pengupahan dan sebaginya.

Studi gerak Merubah dan memperbaiki pekerjaan Merubah dan memperbaiki pekerjaan Sangat teliti Dilakukan oleh industrial engineers Observasi, photografi, stopwatch, dan lain-lain Memperbaiki metode dan standarisasi

Dari pengertian tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa analisis jabatan merupakan unsur yang penting dalam dalam proses menghimpun, mengolah dan menginterprestasikan

berdasarkan segenap data yang berhubungan

dengan operasi dan kewajiban suatu jabatan khususnya dalam manajemen kepegawaian. Dan hasilnya dapat dipergunakan untuk hampir seluruh

23

program kepegawaian. Jelaskan bahwa adanya analisa jabatan bukan saja membedakan duplikasi tugas diantaranya berbagai jabatan, tetapi juga mempermudah penyusunan struktur organisasi.

Dengan begitu kita dapat

memperoleh kualitas tenaga kerja yang tepat sesuai dengan istilah “the right man in the right place” dan merupakan dasar staffing yang efektif.

2. PRINSIP-PRINSIP ANALISIS JABATAN Dalam menganalisis

jabatan ada

beberapa prinsip

yang perlu

diperhatikan antara lain (Moekijat 2010:15) : 1. Analisis jabatan harus memberikan semua fakta yang penting yang ada hubungannnya dengan jabatan. Fakta-fakta mana yang penting tergantung pada tujuan untuk apa hasilnya akan dipergunakan. Tujuan analisis jabatan akan diuraikan kemudian. 2.

Analisis jabatan tunggal harus memberikan fakta-fakta yang diperlukan bermacam-macam tujuan. Apabila masing-masing tujuan dibuat analisis tujuan jabatan tersendiri, maka hal ini akan memakan biaya yang besar.

3. Analisis jabatan harus sering ditinjau kembali dan apabila perlu diperbaiki. Dalam organisasi-organisasi yang besar jabatan-jabatan itu tidak statis, sering mengalami perubahan dalam produksi, bahan-bahan, proses-proses, metode-metode atau alat-alat yang dipergunakan. Dalam organisasi-organisasi yang besar itu analisis jabatan dapat merupakan suatu program yang terus menerus.

24

4. Analisis jabatan harus dapat menunjukkan unsur-unsur jabatan mana yang paling penting diantara beberapa unsur jabatan dalam tiap jabatan. Kadang-kadang jabatan itu mengandung beberapa unsur jabatan yang penting. 5. Analisis jabatan harus dapat memberikan informasi yang teliti dan dapat dipercaya. Untuk menentukan data yang demikian itu memerlukan pelayanan para ahli dalam analisis jabatan.

3. TUJUAN ANALISIS JABATAN Analisis jabatan diadakan untuk memberikan pengertian tentang unsurunsur jabatan yang terkandung dalam tiap jabatan, tetapi penegertian ini bukan merupakan satu-satunya tujuan. Pengetahuan tentang isi dan syaratsyarat jabatan dipergunakan untuk bermacam-macam tujuan. Analisis jabatan merupakan dasar program manajemen kepegawaian, karena hasil-hasilnya dapat dipergunakan untuk hampir semua program kepegawaian. (Moekijat, 2010:18) mengemukakan bahwa bahwa informasi jabatan yang dihasilkan oleh analisis jabatan dapat dipergunakan untuk : 1. 2. 3.

4.

Mengorganisasikan dan mengintegrasikan seluruh tenaga kerja berdasarkan kewajiban dan tanggung jawab jabatan. Menerima, memilih, dan mendapatkan pegawai berdasarkan syarat-syarat perseorangan, sifat-sifat, kepandaian, kecakapan, dan sebagainya. Mengadakan program latihan, guna memberikan pengetahuan dan kecakapan yang diperlukan (menurut analisis jabatan) untuk menyelesaikan jabatan dengan sebaik-baiknya. istrasi upah dan gaji, yang berusaha memberikan kompensasi berdasarkan kecakapan yang diperlukan, sukarnya tugas, beratnya

25

tanggung jawab, kondisi kerja, dan syarat-syarat perseorangan yang diperlukan. 5. Mengadakan pemindahan dan kenaikan jabatan pegawai berdasarkan syarat-syarat pengetahuan, kecakapan, dan pengalaman untuk tiap-tiap jabatan. Analisis jabatan menunjukan jabatan-jabatan mana yang mempunyai syarat-syarat yang sama, yang demikian mempermudah production transfers (pemindahan atas inisiatif manajemen untuk mempercepat produksi). Analisis jabatan juga menunjukkan bagaimana pentingnya pengalaman dari suatu jabatan untuk jabatan atau jabatan-jabatan yang lain. Dengan demikian analisis jabatan memberikan dasar yang baik untuk kenaikan jabatan. Dengan kata lain analisis jabatan menunjukkan garis-garis promosi. Atas dasar analisis jabatan semua system promosi dari jabatan yang tidak terlalu penting ke jabatan-jabatan yang lebih penting dapat direncanakan. 6. Mengatasi rasa tidak puas pegawai dengan memberikan tanggung jawab, tugas dan perbandingan tingkat pembayaran seadil-adilnya. 7. Memperbaiki kondisi kerja yang menurut analisis jabatan berbahaya, tidak menyenangkan atau tidak sehat. 8. Menentukan standar produksi melalui studi gerak dan waktu. 9. Meningkatkan produktivitas pegawai melalui penyederhanaan kerja dan perbaikan metode berdasarkan analisis jabatan. 10. Mempermudah perencanaan organisasi, dengan memberikan perumusan yang jelas dari tiap-tiap jabatan dan menunjukkan hubungan jabatanjabatan itu satu sama lain.

4. MANFAAT ANALISIS JABATAN Tohardi (2002:115) analisis jabatan yang menghasilkan deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan mempunyai manfaat sebagai berikut : 1. Pengadaan tenaga kerja Adanya spesifikasi jabatan yang dihasilkan dari analisis jabatan dapat digunakan sebagai standar dalam menyeleksi calon karyawan (pelamar). Dimana calon pelamar yang diterima adalah mereka yang sesuai dengan standar yang ada pada spesifikasi jabatan tersebut.

26

2. Pelatihan Adanya

deskripsi

keterampilan karyawan.

jabatan

bisa

memberikan

informasi

mengenai

atau pengetahuan apa yang perlu ditingkatkan pada Dengan

demikian

program

pelatihan

(training)

dan

pengembangan (development) menjadi tidak sia-sia. 3. Evaluasi Jabatan Dengan adanya deskripsi jabatan

dapat digunakan untuk pembanding

sejauh

(pegawai/karyawan)

mana

seorang

pekerja

telah

berhasil

melaksanakan tugas-tugasnya. 4. Penilaian prestasi Hampir sama dengan evaluasi jabatan, dengan adanya deskripsi jabatan maka dapat digunakan untuk menilai prestasi, sejauh mana tugas-tugas yang diemban tersebut telah dilaksanakan. 5. Promosi dan transfer Adanya deskripsi jabatan

dan spesifikasi jabatan akan mempermudah

dalam proses promosi dan transfer, dengan data-data yang ada pada deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan akan mempermudah dalam menempatkan seseorang sesuai dengan keterampilan, pengetahuan, bakat, serta minat seseorang.

27

6. Pembenahan Organisasi Dengan adanya analisis jabatan, dapat dilihat beberapa kekurangan organisasi, untuk itu dapat digunakan sebagai indikator

dalam upaya perbaikan-

perbaikan (pembenahan) organisasi. 7. Orientasi Adanya deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan akan berguna untuk menjelaskan kepada pegawai (pekerja) baru dalam program orientasi. Karena pegawai baru tersebut menjadi tahu dengan pasti mengenai apa yang akan ia kerjakan, bagaimana cara mengerjakannya, siapa atasannya, siapa bawahannya, apa wewenang, apa tanggung jawab, dan seterusnya. 8. Memperbaiki aliran kerja Aliran kerja yang tidak efektif dan efisien perlu diperbaiki, sebagai landasan untuk memperbaiki aliran kerja tersebut dapat menggunakan deskripsi jabatan tersebut.

5. TAHAP-TAHAP ANALISIS JABATAN Tahap-tahap analisis Jabatan dikumukakan Andrew J. Dubru (1982:29) yang dikutip oleh Mangkunegara (2002:13) yaitu : 1) Tahap 1 : Pengumpulan latar belakang Informasi Pada tahap ini dikumnpulkan semua informasi dan diadakan pengujian terhadap informasi yang ada. Disamping itu, dibuat juga deskripsi jabatan, bagan organisasi informasi tentang upah dan gaji.

28

2) Tahap 2 : Pemilihan kedudukan yang representative Tahap ini merupakan penentuan kedudukan

yang sesuai dengan

kemampuan pegawai dan persyaratan yang telah ditentukan. 3) Tahap 3 : Pengumpulan data analisis jabatan Tahap ini merupakan tahap pengumpulan data yang relevan dengan kemampuan dan skill pegawai. 4) Tahap 4 : Pengembangan Deskripsi Jabatan Tahap ini merupakan tahap pengembangan deskripsi jabatan yang berhubungan dengan keperluan perusahaan. 5) Tahap 5 : Pengembangan spesifiksi jabatan Pada tahap ini diuraikan kebutuhan jabatan, seperti kemampuan, sifatsifat, bakat, skill, dan pengalaman pegawai.

6. METODE ANALISIS JABATAN Analisis

jabatan biasanya mengumpulkan informsi jabatan menurut

Moekijat (2010:19) yaitu melalui : 1.

Daftar pertanyaan mengenai jabatan (job questionnaires) yang diberikan kepada pegawai-pegawai pelaksana atau kepala mereka. Keuntungan metode ini adalah : a. Ada kemungkinan untuk menyelidiki semua jabatan lebih cepat daripada dengan metode wawancara.

29

b. Memberikan

kepercayaan

kepada

pemegang

jabatan

dan

kemampuannya untuk menyusun laporan jabatan. c. Daftar pertanyaan dapat digunakan untuk memberikan latar belakang informasi untuk wawancara guna menganalisis jabatan dengan sebaikbaiknya. d. Untuk memusatkan perhatian pemegang jabatan pada jabatannya. Kelemahannya : a. Metode ini hanya dapat dipergunakan bagi pegawai yang dapat membaca dan menulis. b. Informasi yang diperoleh kadang sering tidak lengkap, tidak teratur, dan kadang tidak bersambung. 2.

Wawancara (interview) Wawancara ini dapat dilakukan dengan pegawai-pegawai pelaksana atau dengan kepala mereka atau dengan kedua-duanya. Keuntungan metode ini adalah : a. Dapat memperoleh informasi lebih lengkap dan lebih jelas daripada dengan metode daftar pertanyaan. b. Memberikan informasi yang dengan tidak segera dapat diselidiki.

Kelemahannya : a. Metode ini memakan waktu yang lebih lama dan biaya yang lebih mahal daripada dengan metode daftar pertanyaan.

30

b. Apabila wawancara ini dilakukan oleh seorang analisis jabatan, istilah-istilah yang dipergunakan sering ditafsirkan salah oleh pegawai dan sebaliknya. 3.

Buku catatan harian (logs) Untuk membetulkan informasi yang kurang jelas yang diperoleh dari metode lainnya. Pegawai mencatat apa yang ia lakukan setiap hari, beberapa waktu yang dipergunakan, kapan dimulai dan bila berakhir tiap tugas diselesaikan. Keuntungan dengan metode ini adalah : a. Pegawai mungkin akan bekerja lebih baik. b. Metode ini mengurangi waktu analisis jabatan dalam mengadakan observasi dan wawancara. Kelemahannya : a. Pada umumnya informasi yang diperoleh tidak lengkap, karena tidak memasukkan data-data lain yang diinginkan, seperti hubungan-antarpengawas, alat-alat yang dipergunakan, kondisi kerja, dan sebagainya. b. Metode ini memakan waktu yang lama.

4.

Pengamatan (observasi) Mengadakan observasi atau pemeriksaan (auditing) tiap jabatan dan mengadakan pembicaraan dengan pegawai- pegawai pelaksana dan kepala mereka. Metode ini dilakukan oleh analisis jabatan (job analysts) yang telah memperoleh pelatihan secara khusus.

31

Keuntungan metode ini adalah ; a. Adanya keseragaman, baik dalam informasi yang dikumpulkan, maupun dalam standar yang dipergunakan untuk menilai kecakapan, pengetahuan, pendidikan, tanggung jawab, dan kondisi kerja. b. Informasi yang diperoleh lebih lengkap dan lebih teliti. Kelemahannya : a. Apabila pengamatan itu dilakukan hanya dalam dalam kurun waktuwaktu tertentu, misalnya seminggu sekali atau sekali sebulan, maka analisis jabatan tidak memperoleh informasi yang lengkap.

7. ASPEK-ASPEK YANG PELU DIPRHATIKAN DALAM ANALISIS JABATAN Menurut Ghiselli dan Brown yang dikutip oleh Mangkunegara (2007:15) aspek-aspek yang perlu diperhatikan dalam analisis jabatan sebagai berikut: 1.

Mengenai jabatan a. Nama jabatan b. Metode dan prosedur kerja masa kini 1) Kewajiban-kewajiban dan tugas-tugas yang harus dikerjakan oleh pegawai 2) Bahan-bahan perlengkapan dan lain-lainnya yang dipakai oleh pegawai 3) Alat-alat, mesin yang digunakan oleh pegawai 4) Metode, prosedur yang digunakan dalam melaksanakan pekerjaan 5) Tanggung jawab 6) Besarnya pengawasan yang diterima 7) Ukuran standar hasil kerja

32

c. Kondisi fisik dalam lingkungan kerja 1) Tempat kerja di dalam maupun di luar 2) Kondisi penerangan atau cahaya 3) Kondisi ventilasi 4) Kegadungan suara 5) Kondisi yang tidak sehat d. Hubungan antara pekerjaan yang satu dengan pekerjaan lainnya 1) Pekerja dan asisten 2) Koordinasi tugas-tugas dan jabatan e. Kondisi-kondisi penerimaan pegawai 1) Metode seleksi pegawai 2) Lamanya jam kerja 3) Metode penggajian 4) Pekerja tetap dan temporer 5) Kesempatan promosi jabatan 2.

Mengenai pegawai a. Ciri-ciri jasmaniah pegawai 1) Kesehatan 2) Kekuatan dan daya tahan tubuh 3) Ukuran tubuh 4) Keterampilan 5) Kekurangan jasmaniah b. Ciri-ciri rohaniah pegawai 1) Fungsi alat indra 2) Kecakapan dan kemampuan 3) Sifat kepribadian dan tabiat, seperti kejujuran dan stabilitas emosi c. Latar belakang pegawai 1) Pendidikan umum 2) Pengalaman kerja sebelumnya 3) Inservices training Ada 4 macam informasi yang merupakan dasar bagi semua analisis

jabatan : 1. Analisis jabatan memberikan gambaran umum tentang unsur-unsur jabatan yang dilakukan dalam jabatan. 2. Analisis jabatan mencatat syarat-syarat perseorangan yang penting untuk masing-masing jabatan.

33

3. Analisis jabatan mencatat tanggung jawab pemegang jabatan. 4. Analsisi jabatan mencatat beberapa kondisi kerja yang penting.

8. DESKRIPSI JABATAN Job description

dan job specification

dapat disusun berdasarkan

keterangan yang didapat daripada analisa jabatan. Pada umumnya keteranganketerangan yang tertulis dalam job description meliputi dua hal yaitu : 1. Sifat pekerjaan yang bersangkutan dan 2. Tipe pekerjaan yang cocok untuk jabatan itu. Menurut Manullang (1981:35) mengenai hal yang pertama, maka dalam suatu job description harus termuat antara lain : a. Nama jabatan, b. Jumlah pegawai yang memegang jabatan itu, c. Ringkasan pekerjaan yang menjelaskan dengan singkat tugas-tugas utama alat- alat atau mesin-mesin yang dipergunakan dalam pekerjaan itu, d. Rangkaian pekerjaan, e. Keterangan tentang bahan yang dipakai, f. Hubungan pekerjaan itu dengan pekerjaan yang terdekat, g. Penjelasan tentang jabatan dibawah dan diatasnya yakni jabatan dari mana petugas dipromosikan dan jabatan kemana petugas akan dipromosikan, h. Latihan yang dibutuhkan, i. Besarnya upah, j. Lamanya jam kerja dan k. Keadaan khusus suatu pekerjaan, misalnya mengenai udara, penerangan, ventilasi dan lain sebagainya. Mengenai hal yang kedua yakni tipe pekerja yang cocok menurut Manullang (1981:35) untuk jabatan itu, maka harus dimuat antara lain :

34

a. b. c. d. e. f. g. h.

Jenis kelamin Keadaan fisik Emosi pekerja Mental pekerja Syarat pendidikan Tempramen Karakter Minat pekerja Sedangkan menurut Shartle yang dikutip oleh Moekijat (2010:23)

mencatat 21 hal yang termasuk dalam suatu gambaran jabatan yakni : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21.

Nama jabatan. Nama klasifikasi. Perindustrian, perusahaan dan departemen. Bagian dan seksi. Jumlah pegawai yang dipekerjakan. Penerimaan, pemberhentian, dan absensi pegawai. Pekerjaan yang diselesaikan. Pengawasan yang diterima dan diberikan. Tingkat kesulitan. Jam atau waktu kerja. Standar pembayaran. Standar hasil. Penggabungan jabatan. Hubungan-antar-jabatan. Mesin-mesin, alat-alat, perlengkapan, bahan-bahan yang digunakan. Kondisi kerja. Lingkungan social. Syarat badaniah. Sifat karyawan. Pengalaman sebelumnya yang diperlukan. Pelatihan yang diperlukan dan metode seleksi.

Hasil utama

yang segera diperoleh dari proses analisis jabatan adalah

deskripsi jabatan. Deskripsi jabatan merupakan suatu statement yang teratur, dari berbagai tugas dan kewajiban suatu jabatan tertentu. Penyusunan

35

statement ini hendaknya bisa mudah dipahami. Menurut Heidjrachman dan Suad Husnan (1990:27) cara seperti ini mungkin bisa dipergunakan : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Identifikasi jabatan. Ringkasan jabatan. Tugas yang dilaksakan. Pengawasan yang diberikan dan yang diterima. Hubungan dengan jabatan-jabatan lain. Bahan-bahan, alat-alat, dan mesin-mesin yang dipergunakan Kondisi kerja. Penjelasan istilah-istilah yang tidak lazim. komentar-komentar untuk melengkapi penjelasan tersebut diatas. Di dalam pembuatan deskripsi jabatan bagian yang paling penting

adalah membuat atau menuliskan tugas-tugas yang harus dilaksanakan untuk jabatan tersebut. Untuk itu kita bisa mulai menyusunnya dengan coba menjawab pertanyaan-pertanyaan “apa” dan “mengapa” kita melaksanakan pekerjaan

tersebut

dan “bagaimana”

kita melaksanakannya.

Sewaktu

penyusunan kita lebih baik memulai dengan kata kerja. Deskripsi jabatan (job description) menurut Tohardi (2002:116) : suatu pernyataan tertulis yang menguraikan fungsi, tugas-tugas, tanggung jawab, wewenang, kondisi kerja dan aspek-aspek pekerjaan tertentu lainnya. Di dalam deskripsi jabatan akan ditemukan penjelasan mengenai sifatsifat kewajiban dan tanggung jawab yang berhubungan dengan jabatan secara spesifik, latihan yang dibutuhkan (yang akan berhubungan dengan fungsi pengembangan sumber daya manusia), dan kualifikasi pribadi yang diminta oleh pejabat. Deskripsi jabatan bisa jadi tak berbeda dengan laporan analisis

36

jabatan yang lazimnya hanya mencakup catatan-catatan

yang dibuat

(sekalipun penting) dalam bentuk laporan.

9. SPESIFIKASI JABATAN Seperti apa yang telah dikemukakan, spesifikasi jabatan atau persyaratan jabatan menitikberatkan pada syarat-syarat perseorangan yang diperlukan untuk mencapai hasil kerja yang lebih baik. Persyaratan jabatan terutama dipergunakan sebagai dasar untuk penarikan tenaga kerja, penempatan, pemindahan, dan promosi. Spesifikasi jabatan

merupakan hasil yang

diperoleh dari suatu job description (deskripsi jabatan). Spesifikasi jabatan (yang kadang disebut juga “kualifikasi jabatan” mempunyai fungsi yang sangat penting dalam manajemen sumber daya manusia. Menurut Komaruddin (2002:39) mengemukakan bahwa : Spesifikasi jabatan adalah suatu penjelasan terperinci mengenai kualitas sumber daya manusia yang dapat diterima minimum yang diperlukan untuk melaksanakan jabatan dengan efektif. Jika deskripsi jabatan lebih menekankan pada aspek jabatan, maka spesifikasi jabatan lebih menekankan pada aspek sumber daya manusia. Sekalipun spesifikasi jabatan itu mungkin menjelaskan pula hal-hal yang berkaitan dengan jabatan (seperti kondisi kerja yang tidak biasa dan hubungan promosi), namun data tersebut terutama bertujuan untuk menjelaskan sesuatu agar memudahkan

pemahaman mengenai syarat-syarat (kualifikasi) sumber

daya manusia itu. Jika terjadi kerancuan antara isi deskripsi dan isi spesifikasi

37

jabatan,

maka kerancuan itu disebabkan pada kenyataan bahwa spesifikasi

jabatan berkembang atas dasar deskripsi jabatan. Karena alasan efisiensi, bahkan pengembangan spesifikasi jabatan itu pun dapat pula dipadukan dengan deskripsi jabatan. Akan tetapi jika manajemen sumber daya manusia memutuskan

untuk mamisahkannya, maka spesifikasi jabatan itu akan

menjelaskan tugas, kebutuhan minimum dalam kaitannyadengan kualifikasi dan kemampuan sumber daya manusia, dan kondisi kerja. Manullang (1981 : 34) menjelaskan karakteristik dari pekerja yang dibutuhkan untuk memangku sesuatu jabatan tertentu. Pada umumnya job specification memuat ringkasan pekerjaan yang jelas yang diikuti oleh kualifikasi definitif yang dibutuhkan dari pemangku jabatan. Yang disebut terakhir ini menjelaskan antara lain: a. b. c. d. e. f. g.

Tingkat pendidikan, Keadaan fisik, Pengetahuan dan kecakapan, Nikah atau belum, Jenis kelamin, Batas umur dan Karakter Spesifikasi jabatan

adalah menurut Tohardi (2002:118) adalah suatu

pernyataan tertulis yang menunjukkan siapa yang akan melakukan pekerjaan itu dan persyaratan yang diperlukan. Dengan kata lain spesifikasi jabatan menunjukkan persyaratan yang harus dipenuhi oleh para pelaksana pekerjaan sebagaimana yang diharapkan, agar mereka ini mampu melaksanakan

38

kewajiban, mampu melaksanakan

tanggung jawab, dan mampu bekerja

dengan orang lain. Namun dalam kenyataan di lapangan, pegawai yang diterima justru tidak sesuai dengan spesifikasi yang ada. Hal tersebut tentunya terkait bila sang recruiter melakukan kolusi dan nepotisme. Isi dari spesifikasi jabatan adalah mengenai : a. Fisik b. Perolehan tambahan c. Kecerdasan umum d. Bakat-bakat khusus e. Minat f. Pembawaan g. Keadaan social kehidupannya. Jika dijabarkan maka isi spesifikasi jabatan menurut

Komaruddin

(2002:40) meliputi : 1) 2)

3)

4) 5)

Pendidikan, latihan dan pengalaman yang diperlukan pejabat dalam tugasnya agar ia dapat melaksanakannya dengan efektif. Kondisi psikis termasuk karakter, stabilitas dan kecerdasan mental, daya ingat, kecepatan bereaksi, dan kualifikasi emosional, pejabat yang memangku jabatannya agar ia dapat dengan cepat menyesuaikan diri dalam jabatannya itu. Kondisi jasmaniah, termasuk usia, tinggi badan, kekuatan dan stamina jasmaniah, penacindra (penglihatan, pendengaran, penciuman, pencicipan, san perabaan), dan karakteristik jasmaniah yang tidak lazim. Keterampilan teknis yang diperoleh dan pelatihan sebelumnya, ketelitian dan kecepatan dalam mengoprasikan peralatan mekanis atau elektronis. Rasa tanggung jawab terhadap mesin, perlengkapan, bahan warkat, dan tanggung jawab pribadi.