Analisis Del Departamento De Compras g5g2e

ACTIVIDAD 3: Análisis del departamento de compras Vianey del Carmen Cruz García Estudio de caso: Consultorio de Especialidades FRANCO El departamento de compras El departamento de compras es aquella parte de la organización que se encarga de adquirir y istrar los productos y servicios de los que depende la empresa para su correcto funcionamiento, tanto aquellos que son necesarios para abastecer a los clientes, como de aquellos que permiten el correcto funcionamiento de la empresa. El objetivo principal del departamento de compras consiste en asegurar la continuidad del suministro de los productos y servicios de la mejor calidad posible en el momento adecuado de manera que, la empresa pueda disponer de ello y así no comprometer la relación con los clientes ni con los proveedores. Para poder lograr esto, podemos desglosar el objetivo principal en subobjetivos, que a su vez al cumplirse, permiten alcanzar la eficiencia máxima de esta área de la empresa; estos subobjetivos son:      

Obtener la mejor calidad de los productos y servicios Negociar escenarios justos de entrega y pago, que no perjudiquen ni a la empresa ni a los proveedores. Prever las necesidades de suministro de los almacenes. Trabajar al día con la información financiera y de inventarios que faciliten la toma de decisiones. Agilizar el flujo de materiales y de la producción. Trabajar en conjunto con las demás áreas de la empresa de manera que se pueda plantear un proceso holístico donde todos los objetivos de las diferentes áreas estén encaminados no solamente a optimizar las tareas del área de compras, si no, para lograr los objetivos de la empresa de manera eficaz y eficiente.

En el último punto hablábamos sobre conseguir la máxima integración del departamento de compras con los otros departamentos que conforman a la empresa. Pese a que toda la empresa debe funcionar como uno solo, donde todos los departamentos trabajen en conjunto, hay algunos que tienen mayor interacción con el departamento de compras. Conocer esta relación es imprescindible porque así podemos llegar a identificar fugas de información que estén frenando el

ACTIVIDAD 3: Análisis del departamento de compras Vianey del Carmen Cruz García correcto desempeño del área de compras y ocasionen sesgos dentro del proceso interno de la unidad. Las áreas más importantes que tienen relación con el área de ventas son: Departamento de producción Como lo dice su nombre, el departamento de producción es el encargado de producir los bienes y servicios que la empresa mercantiliza. El área de compras tiene una estrecha relación con este departamento ya que se encarga de abastecer las materias primas necesarias de manera oportuna, con la mejor calidad y al menor precio posible. Sin embargo, esta dependencia es bilateral, ya que compras depende de los registros de producción para poder tener un cálculo de las cantidades necesarias para no sobreabastecer el almacén y que esto pueda causar gastos innecesarios, y que tampoco sea pobre el abasto ocasionando un freno en la producción. Así mismo, serán los reportes del área de producción los que reflejen si realmente es de buena calidad las materias primas que hemos adquirido. Ventas y distribución El departamento de ventas es una fuente importante de información para el departamento de compras, esto debido a que dependemos de las negociaciones que este haya hecho con el cliente para poder tomar decisiones relativas a la cantidad de materia prima que será necesaria, así como los plazos de entrega y las condiciones en las que se darán dichas transacciones. Por otro lado, el área de distribución es la responsable de la entrega de productos terminados y de que las órdenes de compra se concedan en tiempo y forma de acuerdo a las condiciones que fueron pactadas previamente. Inventarios y almacén Habíamos hablado de la interdependencia que existe entre producción y compras. Dentro de esta interdependencia, los departamentos de inventarios y almacén juegan un papel importante, ya que retroalimentan al área de compras respecto a las existencias de materia prima y mercancías y se encarga de solicitar lo que se necesita para estar en posibilidades de abastecer oportunamente al departamento de producción, así como a los demás departamentos que dependen de este tipo de abastecimientos

ACTIVIDAD 3: Análisis del departamento de compras Vianey del Carmen Cruz García Finanzas El área de compras depende en manera importante de mucha de la información a la que únicamente el departamento de finanzas tiene . Información tal como el costo-beneficio que están arrojando las compras y otras operaciones comerciales dentro de la empresa. Es también el departamento de finanzas quien se encargara de otorgar las cantidades con las cuales compras puede disponer de los suministros por parte de los proveedores y, a su vez, compras emite mucha de la información que es vital para que el departamento de finanzas pueda trabajar correctamente sin ningún sesgo de información. Contabilidad La función del departamento de contabilidad y del departamento de finanzas es completamente diferente, pero para fines prácticos y en lo concerniente al área de compras, funcionan como complementos uno del otro. El departamento de finanzas registra los movimientos comerciales, pago a proveedores, así como de la cobranza. Es también un área que influye en la negociación con proveedores pues interviene en la estandarización de procesos comerciales y establecimiento de condiciones comerciales. Mercadotecnia Por último, pero no menos importante, podemos mencionar al departamento de mercadotecnia. Dentro de esta área vamos a encontrar a los encargados de diseñar las estrategias comerciales que ha de seguir toda la empresa, se relaciona con el área de compras en la medida en funge como mediador en relación a las decisiones de que proveedores adoptar de acuerdo a la calidad, costo y posicionamiento deseado. Nos ayuda por medio de las relaciones públicas ética y correctamente adoptables para con los proveedores así como programas de desarrollo que aseguren el mejor bienestar posible tanto para la empresa como para los proveedores y construir así relaciones que generen valor agregado a la empresa.