5.5.1 Ep 4 Bukti Penyimpanan Dan Pengendalian Arsip - Copy 4e3ll

BUKTI PENYIMPANAN DAN PENGENDALIAN ARSIP No. Dokumen : 445/058/SOP/V/P No. Revisi SOP Tgl. Terbitan Halaman

KM-SPRS/2017 : 00 : 08/04/2017 : 1/5

UPT PUSKESMAS SIMPANG RUSA 1. Pengertian

SIS ISKANDAR, SKM NIP. 197602281997031002 Kegiatan pengelolaan dan pengendalian dokumen-dokumen sistem manajemen mutu yang mencakup pembuatan, distribusi, penggunaan, perubahan dengan mengikuti ketentuan/ metode yang diatur dalam

2. Tujuan

prosedur ini. 1. Agar dokumen dapat dikendalikan dengan baik, tertata dan rapi.sesuai prosedur.

3. Kebijakan

2. Memperlancar tugas khususnya berkaitan dengan dokumen Keputusan Kepala UPT Puskesmas Simpang Rusa Nomor: 445/021/SK/II/PKM-SPRS/2017 Tentang Pengendalian dokumen dan

4. Referensi 5. Prosedur

rekaman Panduan Manual Mutu UPT Puskesmas Simpang Rusa Persiapan: 1.

Alat-alat ATK, stempel, map kertas,

6. Langkah-

2. 1.

Form pengendalian dokumen Identifikasi penyusunan dokumen

langkah

Identifikasi kebutuhan dilakukan pada tahap self –assesment yang

Prosedur

digunakan sebagai acuan untuk mengidentifikasi dokumen sesuai standar. 2. Penyusunan dokumem. Penanggung jawab /UKM dan penanggung jawab UKP bertanggung jawab terhadap pelaksanaan identifikasi perubahan serta

penyusunan

dokumen.

Penyusunan

dokumen

secara

keseluruhan di koordinir oleh tim mutu dengan mekanisme sbb: a. Semua dokumen seperti SOP, KAK dan lain-lain yang telah disusun oleh pelaksana disampaikan ke ketua Pokja dan kumpulkan ke tim mutu.

b. Tim mutu mengoreksi dan memperbaiki dokumen yang telah disusun oleh pelaksana dari segi bahasa maupun penulisan. c. Tim mutu mengkoodinir proses pembuatan dokumen agar tidak terjadi duplikasi/tumpang tindih. d. Tim mutu mengecek ulang terhadap dokumen yang akan ditandatangani oleh kepala Puskesmas. 3.

Pengesahan Dokumen. a. WMM bertanggung jawab atas penyusunan dan penerbitan dokumen mutu sebelum diterbitkan asli dan semua salinan dokumen harus diperiksa oleh ketua tim mutu dan disahkan oleh Kepala UPT Puskesmas. Perubahan pada dokumen Mutu harus disetujui oleh Kepala UPT Puskesmas setelah ditinjau oleh ketua tim mutu. b. WMM mengkoordinasi penyusunan Prosedur dan mengesahkan asli dan salinan terkendali. Perubahan Prosedur diusulkan oleh staf atau personal lainnya kepada Tim mutu dan disahkan oleh Kepala Puskesmas.

4. Sosialisasi Dokumen Agar dokumen dapat dikenali oleh seluruh pelaksana maka dokumen harus disosialisasikan. 5.

Pencatatan Dokumen, Distribusi dan Penarikan Dokumen a.

Kepala Puskesmas menunjuk salah satu anggota Tim Mutu / sebagai petugas pengendali dokumen

b.

Penomoran Dokumen. Semua Dokumen harus diberikan penomoran sesuai dengan tata naskah yang dijadikan pedoman yang diatur dalam Pedoman Mutu

c.

Pendistribusian Dokumen. Salinan dokumen yang akan didistribukan harus diberi tanda “TERKENDALI” dengan stempel, dengan huruf berwarna selain hitam, atau pengesahan aslinya dengan tanda-tangan asli. Dokumen induk/asli tidak distempel, tetapi dengan tanda-tangan asli. Distribusi dokumen memakai ekspedisi atau formulir tanda terima.

Contoh Cap / Stempel Pengendalian Dokumen

TERKENDALI d.

Penarikan Dokumen Penarikan dokumen lama apabila dokumen ini adalah dokumen pengganti

6.

Penyimpanan Dokumen a.

Dokumen asli (master dokumen yang sudah dinomori dan sudah ditandatangani agar disimpan sekretariat Tim Akreditasi Puskesmas.

b.

Dokumen fotocopy disimpan di masing-masing unit dimana dokumen tersebut digunakan. Bila dokumen tidak berlaku lagi atau

tidak

dipergunakan

lagi

maka

unit

kerja

wajib

mengembalikan dokumen tersebut ke sekretariat Tim Mutu, dan Tim Mutu dapat memusnahkan fotocopy dokumen yang tidak berlaku tersebut. Dokumen asli tetap disimpan dengan lama penyimpanan sesuai ketentuan berlaku. Dokumen yang tidak berlaku lagi, tetapi perlu disimpan sebagai referensi, harus distempel “KADALUWARSA” dari warna yang bukan hitam. Contoh Cap/ Stempel dokumen kadaluarsa

Kadaluwarsa 7.

Penataan Dokumen Untuk memudahkan didalam pencarian dokumen akreditasi Puskesmas,

dokumen

dikelompokkan

masing-masing

bab/kelompok , UKP dan UKM dengan diurutkan setiap urutan kriteria dan elemen penilaian dan diberikan daftar secara berurutan. 8.

Revisi atau perubahan dokumen Dilakukan setelah proses pengkajian serta mendapat pengesahan dari kepala Puskesmas. Setiap kali revisi seluruh halaman akan mengalami perubahan. Isi revisi atau perbahan harus tercatat pada

riwayat perubahan dokumen. Setiap halaman Pedoman Mutu, Prosedur yang direvisi harus diidentifikasi dengan nomor, revisi, tanggal revisi, nomor dan jumlah halamannya. 9.

Pemusnahan Dokumen Pemusnahan dokumen kadaluwarsa diusulkan oleh unit terkait ke Tim Mutu dan Tim Mutu

melakukan pengecekan terhadap

dokumen yang diusulkan untuk pemusnahan. Proses pemusnahan dokumen kadaluwarsa disaksikan oleh unit terkait, Ketua Tim Mutu dan Kepala Puskesmas, kemudian dibuatkan Berita Acara Pemusnahan Dokumen Kadaluwarsa. 7. Bagan Alir

Identifikasi Dokumen

Penyusunan Dokumen

Pengesahan Dokumen

Sosialisasi Dokumen

Pencatatan, Distribusi dan Penarikan Dokumen

Penyimpanan Dokumen

Penataan Dokumen

Revisi dan Perubahan Dokumen

Pemusnahan Dokumen 8. Hal yang harus diperhatikan 9. Unit Terkait 10. Dokumen

Seluruh Unit Form Pengendalian Dokumen

Terkait 11. Rekaman

No.

Yang Dirubah

Isi Perubahan

historis perubahan

Diberlakukan 1

Hubungan

2

dengan staf Perencanaan

3

dan perubahan Penyampaian informasi

DAFTAR INDUK DOKUMEN BAGIAN

:

Tgl. Mulai

No

Nomor dan Judul Dokumen

Tempat Dokumen

No. Revisi

Tanggal Berlaku

FORMULIR RINCIAN REVISI

Revisi tanggal: …………………………………………………………………………………

Tempat yang direvisi: …………….......…………………………………………………………

Sekarang berbunyi: ……………………………………………………………………………

Semula: ….........…………………………………………………………………………………

Pengendali dokumen:

(………………………)